Recruiting automation: la chiave per velocizzare i processi di selezione

Recruiting automation: la chiave per velocizzare i processi di selezione

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La ricerca del candidato giusto da assumere può diventare facilmente una lotta contro il tempo. Non solo per la fretta di ricoprire una posizione aperta ma anche per via di altri ostacoli che si possono incontrare lungo il processo. Compiti lunghi e ripetitivi, colli di bottiglia, strategie poco efficaci, strumenti inadeguati o addirittura la mancanza di risorse e la scarsa collaborazione nel team HR: sono tutti fattori che possono bloccare il flusso della selezione.

Un recruiting software automatizza alcune delle attività per aiutarti ad abbattere la routine, velocizzare la selezione e concluderla con successo. Scopri come.

SOMMARIO

Recruiting automation: di cosa si tratta?

Alla pari di quanto avviene in ambito marketing (marketing automation), la recruiting automation ci ricorda che i flussi di lavoro e le attività di recruiting che ogni giorno vengono svolte manualmente, in realtà, possono essere eseguite anche in maniera automatizzata.

Una delle ragioni per cui farlo ha a che fare con il risparmio di tempo. Intervenendo su task di routine, lunghi e noiosi, un sistema automatizzato lascia il recruiter libero di svolgere altre attività più coinvolgenti, strategiche e relazionali.

7 modi per risparmiare tempo con Inrecruiting

Come abbiamo detto, esistono ostacoli che possono impedire la buona riuscita del processo di selezione. Un Applicant Tracking System (ATS) come Inrecruiting ti aiuta a combattere la routine fatta di attività manuali e noiose, a sbloccare il processo nei momenti più ostici e a portare a termine la selezione senza compromettere la qualità dell’assunzione.

Ma come? Quali attività posso essere eseguite in modo automatico? Ecco cosa puoi automatizzare grazie alla recruiting automation.

1. Pubblica e diffondi gli annunci di lavoro con un click

Se chiedessimo a un recruiter di dirci uno dei compiti più frustranti che svolge nel suo lavoro, molto probabilmente ci parlerebbe della pubblicazione degli annunci di lavoro.

Scrivere e pubblicare un annuncio, dover inserire lo stesso job ad su tutti i portali scelti, seguendo ogni volta indicazioni diverse, richiede infatti molto tempo. Senza contare il rischio di non riuscire ad intercettare i candidati attivi o passivi giusti per la propria offerta lavorativa…

Un software ATS ti consente di pubblicare lo stesso annuncio di lavoro contemporaneamente su più portali, siti per il lavoro e Job Board, con un semplice click. Oltre al multiposting che automatizza una delle attività manuali più lunghe e noiose per il selezionatore, anche la possibilità di condividere gli annunci sui social network migliora la diffusione degli annunci e ti consente di entrare in contatto con più candidati.

2. Salva ricerche e annunci per le selezioni future

Parlando di annunci di lavoro e di compiti frustranti, quante volte vi è capitato di ripubblicare un annuncio o rifare una ricerca per ricoprire una posizione lavorativa? Pensiamo, ad esempio, alle aziende che lavorano nell’ambito della ristorazione e nel settore turistico/alberghiero che, periodicamente hanno bisogno di assumere personale e lavoratori stagionali, o in quello della GDO, con l’esigenza di ricoprire la stessa posizione lavorativa in più filiali sparse sul territorio.

Avere la possibilità di salvare gli annunci di lavoro e le ricerca in database da poter richiamare anche in caso di selezioni future, è sempre più indispensabile per risparmiare tempo. Così come effettuare ricerche con filtri specifici all’interno del DB oppure avvalersi di un motore semantico che perfezioni la ricerca del candidato in modo automatico, trovando i profili che meglio si abbinano all’annuncio pubblicato.

3. Raccogli e traccia le candidature in un solo sistema

Un’attività che può sicuramente essere svolta in modo automatico è lo screening delle candidature.

Generalmente, questo compito porta via molto tempo al selezionatore in quanto implica la visione e analisi di tutti i documenti (CV, lettere di presentazione, portfolio, video CV, ecc), di tutti i candidati, per tutti gli annunci ai quali si sono registrati, e per ogni piattaforma e canale utilizzato per pubblicare l’offerta lavorativa. La situazione si complica ancora di più se:

  • il numero di candidature è elevato
  • le candidature ricevute non sono qualificate e in linea con i requisiti dell’annuncio
  • la stessa candidatura viene inviata su tutti i canali utilizzati per pubblicare l’annuncio

Vuoi sapere quali sono le conseguenze di uno screening troppo lento? Leggi l’articolo e scopri quanto costa alle aziende.

Un sistema automatizzato, oltre a centralizzare la raccolta delle candidature ricevute per un annuncio, consente lo screening automatico che riduce il numero dei CV da esaminare e propone al recruiter una lista di potenziali candidati idonei da far avanzare sulla hiring pipeline.

Ma non solo. L’efficacia dello screening può essere perfezionata con un ATS come Inrecruiting che supporta il ranking automatico e il matching intelligente delle candidature (job matching). Grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale, aiuta a riconoscere e trovare subito il candidato che si abbina meglio ai requisiti dell’annuncio di lavoro (e viceversa), dando un valore oggettivo alle skills.

4. Organizza subito i prossimi colloqui

In media, un colloquio di lavoro dura tra i 20 e 45 minuti ma, spesso, passano circa 1-2 settimane prima di essere contattati per fissare una data.

Se la durata del colloquio può variare a seconda della tipologia di intervista (telefonica, online/in presenza, singola/di gruppo) e del momento in cui avviene, i fattori che incidono sul tempo necessario a fissare un colloquio sono più organizzativi e riguardano il coordinamento delle risorse (recruiter, HR manager e candidati), la gestione delle agende e la pianificazione.

Per evitare di rallentare di selezione, è utile disporre di un sistema per la gestione automatica dei colloqui. La condivisione dei calendari di Inrecruiting, ad esempio, rende visibili le agende dei colleghi e aiuta ad incrociare le disponibilità di recruiter ed HR manager coinvolti nella selezione, abbattendo quei tempi di attesa necessari per ottenere una conferma dell’appuntamento, ma che bloccano la pipeline.

Lo stesso obiettivo che può essere raggiunto dallo scheduler automatico con i candidati. Con questo sistema, è il candidato stesso a decidere la data del colloquio (tra le disponibilità prefissate dal recruiter) e la modalità di svolgimento (online/in sede). Così, oltre a coinvolgerlo in prima persona e a dimostrare attenzione alle sue esigenze, si riducono le eventuali attività di riprogrammazione degli appuntamenti.

5. Lavora in sinergia con il team

Quando il team è disorganizzato e non lavora bene, l’azienda ne risente anche in termini di Employer Branding. E’ quello che succede quando non c’è allineamento, le attività non vengono tracciate e aggiornate, non si conoscono quelle svolte dai colleghi (anche di altre filiali), magari perchè non si ha la possibilità di condividere le informazioni nel modo giusto.

Quando la gestione del personale è demandata a più di una persona, a un’Agenzia per il Lavoro o in outsourcing, tracciare, condividere e coordinare è quello che si deve chiedere a un software per il recruiting.

Tenere traccia del lavoro svolto, poter condividere le informazioni con i colleghi (CV, note di colloquio, feedback, appuntamenti) o con i clienti, coordinare i ruoli degli utenti aziendali e gestire gli accessi alla piattaforma in modo facile e sicuro è quello che serve.

6. Pianifica le campagne di comunicazione

Ogni buon recruiter sa quanto sia fondamentale comunicare con i candidati e non solo durante il processo di selezione.

Tra le attività giornaliere che, come abbiamo già visto, reclamano l’attenzione e l’energia del recruiter, non è così scontato riuscire a trovare il tempo necessario per creare messaggi adeguati per dimostrare ai candidati di avere a cuore i loro interessi.
Anzi, il rischio è quello di dimenticare di inviare un feedback e di farli sentire messi da parte.

Un sistema automatico per l’invio delle comunicazioni è esattamente quello che serve ai recruiter per salvare anche la candidate experience. Possono inviare feedback automatici e creare SMS, email e newsletter personalizzate in qualsiasi momento libero e pianificare l’invio della campagna ai candidati (Sendin). Così è più facile segnalare annunci di lavoro a cluster specifici, mandare reminder o notificare l’avanzamento sulla hiring pipeline: il tutto direttamente dall’ATS.

7. Costruisci una strategia basata sui dati

Monitorare i principali KPI e metriche di recruiting in real time è un plus da non sottovalutare perchè i dati sono un perfetto rilevatore di problemi, inefficienze e ostacoli.

Dare importanza agli analytics è essenziale oggi più che mai e gli effetti di una strategia data-driven sono evidenti sulla produttività:

  • delle risorse: risparmiando tempo, le persone hanno modo di concentrarsi su determinati compiti e mettere a fuoco i propri obiettivi;
  • del processo di ricerca e selezione: ottimizzando la gestione delle attività, si limitano gli ostacoli e i colli di bottiglia e si abbassano il time to fill e i costi di selezione, rendendo più efficiente l’intero processo;
  • dell’azienda: rendendo i processi più efficaci, l’organizzazione dimostra di avere una visione strategica chiara e questo la rende più competitiva.

Cosa farne del tempo rimasto?

Gestire le attività di recruiting in modo automatico, come abbiamo visto, ha un impatto considerevole sul tempo a disposizione del selezionatore o del team HR.

Come impiegare, quindi, il tempo recuperato?

I recruiter possono dedicarsi ad attività più strategiche che, grazie anche all’analisi dei dati, consentono di migliorare i processi di selezione, a quelle più creative che puntano a rendere più attrattivo il brand agli occhi dei candidati e a rafforzare la brand identity, e a quelle interpersonali, volte alla costruzione di legami con i candidati, di connessione tra i team e integrazione tra i dipendenti.

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