10 KPI e metriche di recruiting che ogni recruiter dovrebbe tenere d’occhio
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10 KPI e metriche di recruiting che ogni recruiter dovrebbe tenere d’occhio

Quanto contano i numeri quando si apre la ricerca per una nuova posizione? Tanto, tantissimo, anche di più di quanto si è soliti pensare. Ma spesso, con la fretta che si ha nel trovare la persona giusta in tempi ragionevoli, i numeri, o meglio i KPI (Key Performance Indicator), per il recruiting vengono tralasciati.
E invece gli indicatori chiave di perfomance sono un alleato indispensabile per chi si occupa di HR per capire cosa sta funzionando davvero e cosa, invece, non funziona.  

Ma quali sono dei KPI davvero utili e come si fa a valutarli nel modo corretto? In questo articolo vediamo 10 indicatori di perfomance e metriche di recruiting da monitorare regolarmente, con esempi pratici e suggerimenti su come misurarli in modo semplice grazie ad ATS come Inrecruiting e agli strumenti di Intelligenza Artificiale.

KPI e metriche di recruiting: cosa sono e a cosa servono

KPI (Key Performance Indicators) e metriche di recruiting sono gli strumenti che permettono a HR e Talent Acquisition manager di capire se la strategia di ricerca e selezione sta funzionando davvero.
Attraverso tali indicatori, potrai infatti misurare i punti di forza e di debolezza del tuo processo di recruitment, monitorare i risultati delle diverse fasi (dalla pubblicazione dell’annuncio all’assunzione) e individuare dove intervenire per migliorare.

Tenere sotto controllo i principali KPI di recruiting significa governare l’andamento del processo di selezione e allinearlo in modo costante a quelli che sono gli obiettivi di talent acquisition della tua azienda.

10 KPI e metriche per un recruiting più efficace

Nella lista dei principali KPI e metriche di recruiting che ogni recruiter e team HR dovrebbe monitorare per aumentare il ROI e l’efficacia dell’attività di recruiting, abbiamo incluso dei parametri che sono rilevanti prima, durante e dopo il processo di selezione.

tabella kpi

Molti di questi possono essere facilmente analizzati se si gestisce il processo di ricerca e selezione con un Applicant Tracking System (ATS) come Inrecruiting. Un’apposita sezione del software è dedicata a report e statistiche per fornire un’analisi completa dell’andamento delle principali attività e metriche di recruiting.

1. Click sul sito aziendale e career page

Il primo KPI non può che riguardare il sito aziendale. Se è vero che social come LinkedIn aiutano tantissimo a fare talent acquistion, è anche vero che il sito è la “casa” di un’azienda e, come tale, permette tantissime misurazioni e personalizzazioni in più.

Misurare il numero di visite al sito aziendale e, in particolare, alla career page (pagina “Lavora con noi”) è il primo passo per capire quante persone stanno davvero entrando nel tuo raggio d’azione.

Ma non solo! Conoscere il numero di visualizzazioni dei tuoi annunci di lavoro, il numero di candidature in un certo periodo di tempo e la media delle conversioni è molto importante. Questo ti segnala che titolo, contenuti e canali di pubblicazione sono in linea con le aspettative del tuo target. In caso di valori bassi, può significare che l’annuncio non è abbastanza chiaro, non è competitivo o non è posizionato sui canali giusti.
Con un ATS come Inrecruiting puoi raccogliere questi dati in un’unica dashboard e confrontare facilmente le performance dei diversi annunci.

Senza dimenticare un ulteriore aspetto legato alla presenza online che riguarda i nuovi punti di accesso alle informazioni per i candidati. Sempre più persone, prima di candidarsi, cercano informazioni sull’azienda non solo su Google, ma anche tramite tool come ChatGPT, Gemini e altri LLM. Per questo è importante verificare come viene raccontata la tua azienda dal punto di vista dell’employer branding quando un candidato fa domande dirette del tipo “Com’è lavorare in [nome azienda]?” o “Quali sono le migliori aziende per [ruolo] a [città]?”.

Lo stesso vale per AI Overview di Google, che sintetizza tramite l’Intelligenza Artificiale i contenuti presenti online: se la tua presenza digitale è scarsa o incoerente, anche questi strumenti restituiranno un’immagine debole o incompleta del tuo brand come datore di lavoro. Conta quindi molto l’employer branding, ma non solo.

2. Reach of hire e analisi del database CV

La “reach of hire” è il secondo KPI che prendiamo in considerazione – ricorda che, però, l’ordine è puramente casuale – che riguarda la portata del tuo database CV. Quante persone potenzialmente adatte ai tuoi ruoli stai raggiungendo e trattenendo nel tempo? Non conta solo il numero totale di CV, ma anche la loro qualità e la loro copertura rispetto ai profili che cerchi (ruolo, sede, seniority, competenze chiave).

Alcune metriche utili in tal senso:

  • numero totale di CV nel database e variazione nel tempo;
  • distribuzione per ruolo, area geografica, seniority;
  • percentuale di candidati già presenti in database che vengono riattivati o riutilizzati per nuove ricerche.

Con Inrecruiting, per esempio, è possibile centralizzare tutti i CV provenienti da job board, career site, campagne social, referral e agenzie, evitando duplicazioni e mantenendo lo storico delle interazioni.

3. Conversione delle candidature

Un tasso di conversione (Conversion rate) delle candidature molto basso non è un buon segnale! Questo significa che solo alcuni candidati terminano il processo di application inoltrando la loro candidatura.

Pertanto questo KPI è molto importante perché aiuta a capire quanto l’annuncio di lavoro che hai scritto è efficace.

Quando le candidature sono poche, è bene interrogarsi sulle cause. Quali possono essere? Tra quelle più note, un form di candidatura lungo e complicato potrebbe sicuramente indurre i candidati ad abbandonare la compilazione prima di aver terminato. Con l’ingresso dell’Intelligenza Artificiale nel settore HR, si può migliorare la Conversione rate delle candidature grazie a sistemi come Inda (Intelligent Data Analysis) che consentono la compilazione automatica dei form di candidatura, ma anche grazie al parsing automatico del CV.

L’uso di soluzioni simili può ridurre drasticamente l’abbandono e rendere la candidatura più rapida, soprattutto da smartphone.

4. Metriche specifiche sull’annuncio

Per capire se un annuncio di lavoro sta performando bene, però, non basta guardare quante candidature arrivano. È utile seguire il comportamento dell’annuncio lungo tutto il funnel, monitorando per esempio:

  • visualizzazioni dell’annuncio
  • tempo di lettura dell’annuncio
  • candidature ricevute e candidature considerate in linea
  • numero di colloqui fissati a partire da quell’annuncio
  • numero di offerte e assunzioni generate

Queste metriche aiutano a distinguere tra annunci che fanno “tanto rumore” (molte candidature, ma pochi profili in target) e annunci che portano poche candidature, ma molto qualificate.
Solo analizzando i dati per canale (job board specifiche, social, career site, referral) si può capire dove ha senso investire del budget e dove, invece, ha senso rivedere titoli, descrizioni e requisiti richiesti.

5. Source of applicant e source of hire

A volte si tende a confondere source of applicance e source of hire che non sono affatto la stessa cosa. Vediamo le differenze.
La source of applicant indica da dove arrivano le candidature (job board, sito aziendale, social, referral, agenzie, talent pool interna).
La source of hire, invece, si concentra sul canale che ha portato alla persona effettivamente assunta.

Perché bisogna monitorare entrambi questi KPI? Per svariati motivi, tra questi il fatto che permettono di capire:

  • quali sono i canali che portano più candidature;
  • quali sono quelli che portano in effetti persone davvero in linea che poi vengono assunte;
  • calcolare il costo per assunzione di ogni singolo canale.

L’analisi di questi dati consente al recruiter di valutare come gestire il budget aziendale, su quali canali puntare e se investire nell’acquisto di un software che consenta il multiposting.

6. Time to hire e time to fill

Time to fill e time to hire sono due KPI che misurano la velocità del processo di recruiting, ma da due angolature diverse:

  • il time to fill indica i giorni che passano dall’apertura della posizione (o dalla approvazione della job requisition) all’accettazione dell’offerta da parte del candidato scelto;
  • il time to hire misura il tempo che il candidato assunto trascorre nel processo, dalla candidatura (o dal primo contatto) fino all’accettazione dell’offerta.

Analizzare queste tempistiche per ruolo, sede e seniority aiuta a individuare i cosiddetti “colli di bottiglia”: raccolta candidature, screening, colloqui, approvazione dell’offerta. Inoltre consente di capire quanto il candidato resta all’interno della Hiring Pipeline.
Tempi troppo lunghi, infatti, aumentano il rischio di perdere le persone più adatte per il ruolo vacante e hanno un impatto negativo anche sulla candidate experience.
Se invece i tempi sono troppo ridotti, si rischia di sortire l’effetto contrario: chi è dall’altra parte potrebbe pensare che il processo di selezione è troppo veloce e qualitativamente poco attento alle persone.

7. Cost per hire

Il cost per hire (costo per assunzione) misura quanto costa, in media, portare una persona da “posizione aperta” a essere “assunta”. È un KPI economico fondamentale perché permette di valutare l’efficienza degli investimenti in recruiting e di pianificare il budget futuro.

Nel calcolo pertanto bisognerebbe includere:

  • costi esterni: job board a pagamento, campagne adv, fee di agenzie o head hunter, eventi di recruiting, software;
  • costi interni: tempo dedicato da recruiter, hiring manager e hr, costi di onboarding, eventuali strumenti di assessment.

Monitorare il cost per hire, anche per singolo canale, aiuta a capire su quali strumenti e canali stai spendendo troppo e dove invece ha senso aumentare l’investimento perché il ritorno in termini di qualità e velocità di assunzione è maggiore.

8. Candidate Experience

Candidati che vivono la selezione in modo positivo possono solo fare del bene all’azienda. Innanzitutto una candidate experience positiva influisce sulla reputation e credibilità dell’azienda, in secondo luogo i candidati si sentono valorizzati e questo non fa altro che alimentare l’engagement. Per contro, processi lenti e macchinosi, scarsa attenzione per il candidato, feedback inesistenti, distacco e disinteresse, sono tutti fattori che penalizzano il coinvolgimento del candidato.

La candidate experience, quindi, è il modo in cui i candidati percepiscono il tuo processo di selezione: tempi di risposta, chiarezza delle comunicazioni, qualità dei colloqui, feedback ricevuti. È un indicatore trasversale che impatta sia sull’employer branding sia sull’efficacia del recruiting.

Ma come si può misurare e capire se è positiva o negativa? Per esempio con:

  • survey a fine processo (anche per chi non viene assunto);
  • candidate satisfaction score o candidate NPS (Net Promoter Score);
  • tasso di abbandono del form di candidatura;
  • tempi medi di risposta e di feedback.

9. Quality of hire, retention e turnover

La quality of hire (qualità delle assunzioni) misura l’impatto delle persone assunte sulle performance dell’azienda ed è, quindi, strettamente legata alla candidate experience e alla vita del candidato in azienda dopo l’assunzione. Non si tratta di una singola metrica, ma di un indicatore composito che può pertanto includere: risultati della valutazione delle performance, tempo necessario per raggiungere la piena produttività, ambientazione nei confronti della cultura aziendal, feedback del manager, engagement.

Per avere un quadro completo, è utile collegare la quality of hire a retention e turnover dei neoassunti, soprattutto nei primi 6-12 mesi dall’assunzione.

Un turnover elevato nei primi mesi può, infatti, indicare problemi di selezione, di onboarding o di allineamento tra promesse fatte in fase di recruiting e realtà organizzativa.
Analizzare congiuntamente quality of hire, retention e turnover è essenziale per capire se stai davvero assumendo le persone giuste, non solo “coprendo” le posizioni.

10. Valutazione delle performance

La valutazione delle performance dei neoassunti chiude il cerchio dei 10 KPI di recruiting: serve infatti a capire se le persone che hai scelto stanno effettivamente portando valore all’azienda. È un’area in cui recruiting e people management devono lavorare insieme.

Tra le metriche che devono monitorare ci sono:

  • raggiungimento degli obiettivi individuali entro i primi 6-12 mesi;
  • valutazioni di performance dei responsabili (esempio: punteggio medio in una scheda di valutazione);
  • partecipazione a progetti chiave o assunzione di maggiori responsabilità in tempi brevi;
  • passaggi di ruolo o promozioni interne legate a persone assunte da poco.

Integrare i dati di performance con quelli del processo di selezione (canale di provenienza, tipo di annuncio, tempi del processo, feedback raccolti durante i colloqui) è il modo giusto per affinare la tua strategia di recruiting e capire quali scelte in fase di selezione si traducono in migliori risultati di business.

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