Time to hire e time to fill: valorizzare i tempi di recruiting in azienda

Time to hire e time to fill: valorizzare i tempi di recruiting in azienda

Il processo di ricerca e selezione prevede diverse attività, alcune più complesse di altre, che talvolta possono dare origine a tempi di recruiting piuttosto lunghi. Oltre a questo, anche l’intervento di fattori secondari (località, periodo dell’anno, posizione lavorativa offerta, struttura dell’annuncio, canali di pubblicazione, ecc.), può influire sulle tempistiche e la buona riuscita della selezione. Monitorare time to hire e time to fill (tra le principali metriche di recruiting) è fondamentale per capire come migliorare la propria strategia di reclutamento.

Time to fill VS time to hire nel settore HR

Cos’è il time to fill?

Il time to fill fa riferimento al periodo di tempo che va dalla pubblicazione di un annuncio all’accettazione dell’offerta di lavoro da parte del candidato. In teoria, si può già parlare di time to fill quando un’azienda manifesta l’esigenza di assumere nuovo personale e inizia la ricerca ma, per calcolarlo concretamente, bisogna partire dalla vera e propria pubblicazione dell’offerta lavorativa.

Il time to fill ha uno spettro più ampio rispetto al time to hire: include anche il tempo dedicato alle prime fasi della talent attraction, decisivo per una prima interazione del candidato con il recruiter o per la registrazione all’annuncio di lavoro.

Cos’è il time to hire?

Per time to hire, invece, si intende il tempo che intercorre tra la registrazione del candidato a un annuncio e l’effettiva assunzione. Per parlare di time to hire è necessario che il candidato abbia compiuto un’azione concreta: che abbia inoltrato la sua candidatura oppure, se parliamo di candidati passivi, che abbia interagito con un recruiter e che questo contatto abbia influito sulla registrazione all’annuncio.

In questo caso, il time to hire inizia nel momento in cui il candidato fa il suo ingresso nella hiring pipeline (il percorso che tiene traccia dell’avanzamento dello stato di selezione del candidato) e finisce con l’assunzione. Si può dire che il time to hire è il tempo che il candidato impiega per attraversare la hiring pipeline e può coincidere il suo application journey.

time to hire vs time to fill

Tempi di selezione e assunzione nel processo di recruiting

Analizzare questi KPI consente ai recruiter di avere una panoramica sull’efficacia della propria strategia di reclutamento. Non esistono dei parametri di riferimento universali con i quali confrontare i propri tempi di selezione e assunzione, ma è possibile monitorarne l’andamento per valutare quale strategia di recruiting si è rivelata più valida. Ovviamente non bisogna dimenticare che, come dicevamo in apertura, sono tanti gli elementi che possono incidere sulla riuscita e le tempistiche dell’assunzione.

Nel dettaglio, l’analisi del time to fill permette di ottimizzare la durata delle prossime campagne di recruiting o, nel caso di una nuova ricerca di personale, anche solo avere un’indicazione del tempo che dovremmo aspettarci per chiudere una ricerca simile. Monitorando il time to hire, invece, è possibile migliorare la gestione della selezione anche in termini economici. Per evitare di scegliere frettolosamente il candidato sbagliato e di avere spese maggiori del previsto, i tempi di selezione non devono essere infatti né troppo brevi, né troppo lunghi.

Dare valore ai tempi di recruiting con un ATS

Chi si occupa di risorse umane non dovrebbe mai sottovalutare l’importanza dei tempi di recruiting. Per ottimizzare il processo di selezione in azienda, infatti, bisogna analizzare time to hire e time to fill e capire come valorizzarli.

Un primo grande aiuto può venire dall’utilizzo dei recruiting software. Un ATS (Applicant Tracking System) come In-recruiting permette sia di gestire l’intero processo di selezione sia di monitorarne i tempi direttamente all’interno dell’applicativo.

Come sappiamo, per quanto importante, non basta esclusivamente scrivere bene un annuncio per trovare la persona che stiamo cercando! Scegliendo di utilizzare un ATS, è possibile sfruttare una serie di funzionalità a sostegno del lavoro svolto dal recruiter, che possono incidere su una migliore gestione dei tempi. Tra quelli più impattanti, parliamo di:

  • Pubblicazione degli annunci in multiposting su numerose Job Boards gratuite e/o a pagamento e su piattaforme social come LinkedIn o Facebook, per intercettare candidati impegnati (e non) nella ricerca di lavoro
  • Database centralizzato in cui convogliare tutte le candidature ricevute
  • Strumenti come questionari e sistemi per la pianificazione di colloqui e video-colloqui. In quest’ultimo caso, si risolverebbero ritardi e problemi di organizzazione legati al candidato (fuori sede) o al selezionatore stesso

Time to hire, time to fill e intelligenza artificiale

La velocità delle attività è uno dei fattori che influisce maggiormente su time to hire e time to fill. E non parliamo solo di quelle svolte dal recruiter, ma anche dal candidato. Per questo, l’intelligenza artificiale (IA) è sicuramente un elemento che può incidere in maniera determinante sui tempi di recruiting. Una tecnologia di intelligenza artificiale come Inda (Intelligent Data Analysis) permette di automatizzare alcune attività: compilazione automatica dei form di candidatura, screening dei CV, inserimento automatico dei dati, ricerca semantica dei candidati, ecc.

Accelerando i tempi di lavoro, l’IA fornisce al recruiter le tecnologie necessarie perché si metta in moto un processo volto all’identificazione del candidato più giusto e qualificato per un annuncio di lavoro nel minor tempo possibile.