RPO in HR: come farlo al meglio con un ATS

RPO in HR: come farlo al meglio con un ATS

Per il recruiter, fare ricerca e selezione è una passione e un lavoro, ma anche una sfida. Assumere il candidato giusto per una posizione lavorativa è infatti essenziale per la crescita del team, delle competenze interne e del business aziendale più in generale. Capita però spesso che aziende, soprattutto di piccola o media dimensione, non abbiano al proprio interno dei recruiter oppure che grandi aziende abbiano, in determinate fasi di crescita, troppe selezioni da gestire contemporaneamente. In questi casi, si può decidere di gestire le selezioni – o solo alcune fasi – affidandosi ad un fornitore/professionista esterno. Si parla quindi di Recruitment Process Outsourcing (RPO).

Scopriamo in questo articolo di cosa si tratta, chi sono i protagonisti coinvolti e perché un ATS come In-recruiting può aiutarti a fare RPO in modo davvero efficace.

Cosa significa RPO?

RPO è l’acronimo con cui comunemente si fa riferimento a Recruitment Process Outsourcing.
Ma cosa significa nel concreto?
Nel mondo delle risorse umane, si parla di RPO quando un’azienda affida la gestione di una parte o dell’intero processo di ricerca e selezione a un fornitore esterno che potrà svolgerlo in sede o da remoto.

In linea di massima, vuol dire che un’azienda incarica un’agenzia per il lavoro, una società specializzata, un professionista del settore o un altro RPO Provider, di svolgere per suo conto tutte le attività di ricerca e selezione, dalla profilazione del candidato ricercato all’onboarding, o solo alcuni step.

I protagonisti dell’RPO in HR

Stando a quanto abbiamo appena detto, ecco quali attori sono coinvolti nell’RPO.

L’azienda che esternalizza il recruiting

I motivi che spingono un’organizzazione ad esternalizzare il processo di recruiting sono diversi, così come lo sono le dimensioni e il settore delle aziende che possono averne bisogno.

L’RPO può essere considerato un trend per le grandi aziende che hanno a che fare con numerose offerte di lavoro e con un alto volume di candidature. Questo a volte si traduce nella necessità di trasferire ad altri la gestione costante (o a progetto) delle selezioni. Pensiamo ad esempio alla GDO (o alla ricerca di agenti) e al continuo bisogno di assumere personale per le numerose sedi, attività che talvolta può essere gestita quindi in outsourcing per non impegnare risorse interne.

Anche le PMI possono richiedere un servizio di RPO, che spesso non hanno all’interno alcuna figura HR. Piccole e medie imprese, infatti, potrebbero esternalizzare la selezione del personale per affidarsi a consulenti esperti per assumere figure specializzate (es. posizioni manageriali). In questo caso, le aziende potrebbero decidere di avvalersi della competenza degli esperti HR e di farlo in outsourcing.

Il fornitore del servizio RPO

Parliamo di RPO Provider, società specializzate, Agenzie per il Lavoro (APL), professionisti del settore ed esperti HR, consulenti nelle risorse umane, head hunter, ecc.

Il caso più comune vede coinvolte le Agenzie per il Lavoro. L’APL mette a disposizione i suoi consulenti – scelti sulla base delle esigenze dell’azienda, del livello di esperienza e la specializzazione richiesta – e le sue tecnologie per fare RPO al meglio. Chi prende in carica le selezioni del cliente può svolgere il proprio lavoro da remoto o in sede, stabilendosi a tutti gli effetti negli uffici dell’azienda (recruitment off site/on site).

L’ATS: l’asso nella manica per fare RPO in HR

Chi fa RPO sa bene quanto sia importante avere a disposizione le tecnologie giuste. Infatti l’RPO provider lavora mettendosi il “cappello” dell’azienda e tutte le informazioni e dati che raccoglie sono di proprietà dell’azienda committente. Per questo motivo nel servizio di RPO viene inclusa anche la fornitura di tecnologie di recruiting. Un Applicant Tracking System (ATS) che si adatta al modello RPO, proprio come In-recruiting, rappresenta quindi un vero e proprio asso nella manica per le agenzie e i professionisti che fanno RPO in HR.
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7 ragioni per cui utilizzare un ATS per fare RPO al meglio

Se cerchi un motivo valido per cui fare RPO con un ATS come In-recruiting, noi te ne diamo 7!

1. Rende più fluida e strutturata la collaborazione tra azienda cliente e fornitore

Se gestisci i processi di ricerca e selezione dei clienti con un ATS, sei già a metà dell’opera!
Puoi ridurre l’uso di telefonate ed email per interagire con i clienti e iniziare a gestire le attività in maniera automatizzata e strutturare al meglio i processi. Un software come In-recruiting ti consente soprattutto di creare la giusta sinergia azienda-fornitore e di collaborare agilmente con i clienti, condividendo profili di candidati, valutazioni, etc. in un sistema sicuro e GDPR compliant.

2. Più canali per il recruiting e la talent acquisition

Spesso le aziende non riescono a trovare candidati per coprire una posizione aperta perché non utilizzano i canali giusti. Con un software RPO come In-recruiting, i professionisti HR sfruttano tutte le funzionalità dell’ATS legate alla diffusione delle offerte di lavoro. Dal multiposting e la pubblicazione su tantissimi siti di lavoro, portali e Job Board, alla condivisione degli annunci sui social network, alla possibilità di creare una Career Page personalizzata per il cliente, sulla quale mettere in evidenza le posizioni aperte. Oltre ad avere a disposizione tutti questi canali per il recruiting, In-recruiting ha il vantaggio di raccogliere tutte le candidature in un unico database. Sarà più facile in questo modo effettuare ricerche specifiche e sottoporre candidati qualificati ai clienti.

3. È predisposto alla gestione delle selezioni da remoto

Abbiamo già detto che l’RPO è un servizio che può essere svolto nella sede dell’azienda cliente o da remoto. Utilizzando un software come In-recruiting, hai tutti gli strumenti necessari per gestire a distanza non solo il rapporto con l’azienda cliente ma anche le selezioni stesse. Dai moduli per la gestione di clienti e commesse, alla pianificazione di colloqui, la possibilità di fare video colloqui grazie al sistema di video colloqui live Meetin, di comunicare con campagne newsletter ed SMS grazie a Sendin (il tool per la creazione e l’invio di comunicazioni massive) o di consentire ai candidati la registrazione di un video curriculum di presentazione in fase di application. 

4. Mette in evidenza KPI e metriche di recruiting

Tenere traccia delle attività svolte, poter monitorare i dati, le statistiche, i KPI e le metriche di recruiting è essenziale per migliorare le strategie di selezione anche quando si lavora ad un progetto RPO, a tutto vantaggio del cliente. L’impatto dell’analisi dei KPI si riflette su: costi, time to hire e time to fill, Employer Branding, ottimizzazione del lavoro, ecc.

5. Condivisione di candidati e liste di candidati con i clienti

Quando si gestiscono le selezioni per conto di un’altra azienda, è importante interagire con il cliente e trovare la chiave giusta per una collaborazione efficace. In-recruiting consente di condividere facilmente candidati o liste di candidati registrati ad un annuncio con il cliente, il tutto in maniera strutturata ed organizzata, senza ricorrere a scambi di email e telefonate e senza correre il rischio di perdere profili qualificati.

6. Genera CV anonimi per selezioni a prova di bias

Per ridurre l’impatto dei bias sul processo di selezione e assumere persone basandosi davvero sulle loro competenze, può essere utile avvalersi di un ATS che integra le funzionalità dell’intelligenza artificiale. È il caso di In-recruiting che integra l’intelligenza artificiale di Inda (Intelligent Data Analysis) e, tra le altre funzionalità, quella di generare in tempo reale copie anonimizzate dei CV dei candidati. I recruiter che usano In-recruiting possono quindi condividere CV anonimi anche con i clienti.

7. Note di colloquio

Legata all’esigenza dei consulenti di condividere i profili dei candidati con i clienti, un altro aspetto da tenere in considerazione è quello dei feedback. Utilizzando In-recruiting, è possibile condividere con i clienti le proprie impressioni relative a un candidato: in fase di colloquio, il selezionatore può compilare infatti le note di colloquio. A sua volta anche il cliente, se viene invitato a partecipare al colloquio come utente esterno, può compilare le sue note di colloquio e dare il proprio giudizio per valutare il candidato. 

Per conoscere tutti i vantaggi di In-recruiting per gestire l’RPO, richiedi subito una demo. I nostri consulenti ti illustreranno tutti i benefici dell’ATS.

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