Hiring pipeline: il sistema per guidare i tuoi candidati nel processo di selezione

Oggi il lavoro di selezione, così come quello di ricerca da parte dei candidati, si svolge prevalentemente online e in forma digitale. E’ più facile interagire con i candidati, la comunicazione è più chiara e i tempi di recruiting si riducono notevolmente. Tutti fattori che danno un’immagine positiva dell’azienda e contribuiscono a fidelizzare i candidati per le future ricerche di personale, ma che risultano irrilevanti senza una corretta gestione della Hiring Pipeline!

Disorganizzazione, mancata analisi dei dati e un controllo approssimativo dei processi possono compromettere la buona riuscita della selezione, creando confusione nel team HR e condizionando negativamente l’esperienza dei candidati. Per questo motivo è fondamentale avere a disposizione uno strumento che permetta ai recruiter di non perdere di vista i propri candidati lungo il processo di selezione. E’ il caso della nuova hiring pipeline sviluppata da In-recruiting, e integrata nell’ATS, che consente di tracciare, gestire e monitorare – anche a livello visivo – l’avanzamento dei candidati fino all’assunzione.

Hiring Pipeline: di cosa si tratta

Nell’ambito delle risorse umane, sentiamo spesso parlare di recruiting funnel per riferirsi al processo che trasforma un candidato in un nuovo membro del team. Analogamente, anche la hiring pipeline accompagna il candidato verso l’assunzione, monitorandone l’avanzamento in varie fasi/step che compongono il processo di selezione. A differenza del classico funnel che ha uno spettro d’analisi più ampio e generico, la hiring pipeline permette di concentrarsi maggiormente sui candidati per trovare quello che meglio risponde ad un annuncio e alle specifiche esigenze dell’azienda.

Si tratta di un sistema che consente di tracciare e gestire, anche a livello visivo, l’avanzamento delle candidature nel processo di selezione direttamente dall’ATS. Questo significa che il recruiter potrà sia vedere e monitorare l’andamento del processo e di ogni candidato, grazie alla moderna interfaccia grafica, sia gestirne l’avanzamento con un sistema dinamico di spostamento del candidato tra vari step della selezione.

Come funziona la Hiring Pipeline di In-recruiting?

Il funzionamento della hiring pipeline è molto semplice ed intuitivo e aiuta il recruiter ad avere un’idea chiara della selezione in corso. Il processo comprende 8 step/categorie che corrispondono a precisi momenti del processo di selezione:

1. Applied: il candidato si è registrato all’annuncio
2. Sourced: il candidato è stato associato all’annuncio dal recruiter
3. Screen: il profilo viene analizzato e si verifica la corrispondenza delle competenze con i requisiti dell’annuncio
4. Interview: il candidato viene invitato a colloquio (in presenza o a distanza)
5. Evaluation: il profilo viene valutato nella fase finale del processo
6. Offer: si propone un’offerta di lavoro al candidato
7. Hired: il candidato viene assunto
8. Disqualified: il candidato è ritenuto non idoneo o ha rifiutato l’offerta

I primi due step (applied e sourced) costituiscono, insieme, una prima fase preparatoria essenziale per dare inizio al processo di selezione vero e proprio (screen). Ogni categoria, riconoscibile e personalizzabile a livello grafico con colori differenti, è propedeutica per quella successiva e quindi per l’avanzamento del candidato verso l’assunzione finale (hired). Il recruiter può gestire in ogni momento e in modo facile i progressi dei candidati: quelli idonei possono essere “trascinati” nella categoria successiva per proseguire il processo, al contrario di quelli ritenuti non idonei (disqualified) la cui avanzata sarà interrotta.

L’importanza dei KPI nelle fasi del processo di selezione

La hiring pipeline offre una panoramica completa sullo stato della selezione di ogni annuncio, evitando quei famosi “colli di bottiglia” che ostacolano il processo. L’analisi dei dati e di alcuni fondamentali KPI e metriche di recruiting agevola la buona riuscita della strategia di selezione che, in caso contrario, può essere adeguatamente corretta. Tra i principali parametri da monitorare in ogni fase/categoria: il numero di candidati presenti, la percentuale di candidati in avanzamento e quella di candidati esclusi dal processo, il tempo medio stimato, oltre che tassi di conversione, visualizzazioni dell’annuncio, provenienza delle candidature, tempi e costi di recruiting, tasso di accettazione e rifiuto delle offerte, ecc.

Facciamo un esempio pratico per comprendere l’importanza di questi indicatori per una corretta lettura del processo di selezione. Supponiamo, quindi, di pubblicare un annuncio per un cercare un nuovo Programmatore Back-end.

Dopo 2 giorni dalla pubblicazione, 100 persone hanno risposto all’annuncio inviando il proprio CV. Le prime fasi preparatorie del processo serviranno per qualificare le candidature prima dell’avvio della selezione. È possibile, infatti, che con la pubblicazione e diffusione dell’annuncio su varie piattaforme, siti dedicati al lavoro, condivisioni social, si collezionino anche CV non idonei con la Job Position e che, per questo, non potranno essere ammessi alla fase successiva.

Dei 100 CV, solo 80 passeranno alla fase di screen durante la quale occorre verificare che i profili siano in possesso dei requisiti richiesti nell’annuncio. Questa fase consente inoltre di individuare i candidati più qualificati e che incontrano maggiormente le esigenze dell’azienda per invitarli a colloquio. Per questo motivo, può richiedere tempi di svolgimento più lunghi.

Una parte dei candidati (50) è ancora attiva nella pipeline ed effettuerà un colloquio nei successivi 5 giorni. Il tempo medio della fase di intervista si riduce notevolmente ricorrendo a sistemi di video-colloquio live – come Meetin –  o video presentazione.

I candidati rimasti (20) saranno accuratamente valutati e, sempre in via ipotetica, solo 2 di questi riceveranno una proposta di lavoro. Questo perché può capitare che gli interessi dell’azienda e del candidato non corrispondano e che quest’ultimo decida di rifiutare l’offerta. Alla fine, il candidato accetta la proposta e viene assunto lasciando la hiring pipeline.

I vantaggi della Hiring Pipeline

La hiring pipeline è quindi uno strumento molto utile ai recruiter. Oltre a rendere più fluido e dinamico il processo di selezione, permette di verificare che il rapporto tra tempi e costi di selezione sia adeguato. Tra i principali vantaggi:

• ottimizzare time to hire e time to fill
• riconoscere i punti deboli del processo di selezione e correggerli
• concentrarsi sulla valorizzazione dei candidati
• rendere positiva l’esperienza del candidato nella pipeline
• migliorare la qualità del lavoro del recruiter
• organizzare, controllare, monitorare i processi di recruiting
• incrementare i dati e le statistiche a disposizione sugli annunci
• fornire feedback ai candidati sull’avanzamento del processo

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Elena Licchelli

Digital Marketing presso Inrecruiting