Software HR: tutto quello che devi sapere prima di sceglierne uno

Software HR: tutto quello che devi sapere prima di sceglierne uno

I dipartimenti HR puntano sempre più sull’attrazione di candidati, la valorizzazione delle risorse umane e l’acquisizione di profili qualificati per coprire le posizioni vacanti delle aziende. Si tratta di un lavoro che richiede tempo oltre che energie, e che oggi può essere ottimizzato grazie ad appositi strumenti tecnologici come i software HR.

Prima di sceglierne uno, è importante conoscere questi software per il recruiting, testarli in modo pratico approfittando dei periodi di prova gratuita e valutarli attentamente per trovare quello più giusto per le esigenze della propria azienda.

Vediamo in questo articolo cosa rende importanti i software HR per Aziende e Agenzie per il Lavoro (APL), perché adottarne uno, quali requisiti essenziali deve soddisfare un buon recruiting software e cosa non deve mai mancare per migliorare davvero la gestione dei processi di ricerca e selezione.

Software HR per Aziende e Agenzie per il Lavoro

Adottare un Applicant Tracking System (ATS) o recruiting software non significa solo digitalizzare il processo di ricerca e selezione ma anche trovare una soluzione in grado di risolvere i problemi e soddisfare le necessità espresse dai team HR e dagli addetti alla gestione del personale durante il processo di recruiting.

Aziende e Agenzie per il Lavoro (APL) possono decidere di adottare un software HR per soddisfare esigenze diverse. Dal bisogno di gestire in maniera centralizzata il processo di selezione, di automatizzare la pubblicazione degli annunci, di pianificare colloqui e monitorare l’avanzamento dei candidati nella pipeline, a quello di gestire un numero elevato di candidature, di accelerare lo screening, di organizzare i rapporti con i clienti e il lavoro dei team HR delle varie sedi aziendali.

In alcuni casi, queste esigenze sono condivise da aziende di diverso settore e dimensione, Agenzie per il Lavoro, società di Ricerca e Selezione e multinazionali e spesso sono proprio queste a spingerle verso l’adozione di un software HR. Ma non solo.

3 buone ragioni per cui scegliere un software HR per il recruiting

Cosa può fare un software HR per migliorare i tuoi processi di recruiting? Ecco 3 buone ragioni da tenere in considerazione quando si sceglie un software HR.

1. Ottimizza la gestione dell’intero processo

I software HR aiutano a gestire in maniera più efficace l’intero processo di ricerca e selezione. Oltre a permettere di organizzare meglio le attività, ad avere maggiore controllo sui processi e anche sul lavoro svolto dai membri del team, i software per il recruiting consentono di centralizzare, digitalizzare e accelerare tutte quelle attività che altrimenti verrebbero svolte manualmente come la pubblicazione degli annunci o lo screening dei CV.

2. Promuove il brand e migliora l’esperienza del candidato

Una migliore gestione del processo di recruiting non può non avere effetti sull’esperienza del candidato e sulla sua percezione dell’azienda. Alcuni ATS sono dotati di funzionalità utili in tal senso: In-recruiting, ad esempio, ti permette di creare una Career Page personalizzata per promuovere l’Employer Branding, di comunicare facilmente con i candidati, di inviare feedback automatici e consentire la candidatura con un semplice click. Inoltre, utilizzando un software HR, un’azienda dimostra di essere al passo con i tempi e aperta alla sperimentazione e questo ha un impatto positivo sulla Talent Attraction.

3. Affianca il recruiter e supporta il team

Un’azienda che investe nella tecnologia può sicuramente misurarne gli effetti analizzando il ROI, ma non solo. Al ritorno dell’investimento e al risparmio economico si affianca, in primis, la capacità del software di supportare il recruiter nello svolgimento pratico delle attività di ricerca e selezione e, in secondo luogo, di coordinare il lavoro di tutto il team HR. Un ATS aiuta a gestire le candidature, ad identificare i profili più qualificati per gli annunci, a monitorare l’andamento delle selezioni, a consultare i dati necessari per pianificare strategie di Talent Acquisition davvero efficaci, con l’effetto di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività a maggiore valore aggiunto.

Cosa chiedere ad un software HR

Quando si valuta un ATS Provider, bisogna andare alla ricerca di alcune caratteristiche generali essenziali all’interno di un recruiting software. Vediamole di seguito.

Usabilità

Una delle prime cose che notiamo quando si valuta un software HR è sicuramente la grafica dell’interfaccia e l’usabilità del sistema.
Disporre di un’interfaccia grafica fresca e moderna è importante quanto potersi muovere facilmente all’interno del software, utilizzarlo in maniera intuitiva e poter svolgere le varie attività in modo fluido: tutto questo contribuisce a rendere piacevole l’esperienza di utilizzo dell’utente aziendale. Ma non è tutto.
Quando valutiamo l’usabilità di un software dobbiamo considerare anche l’importanza di avere un sistema responsive, ottimizzato per diversi dispositivi (desktop, tablet, smarthphone) e browser (Chrome, Firefox, Edge) e multilingua.

Disponibilità all’integrazione

La disponibilità ad integrarsi ad altri sistemi preesistenti o software di terze parti è sicuramente uno degli aspetti che più contano nella scelta di un software HR.
La motivazione è semplice: un’azienda potrebbe già utilizzare software HCM o di altro tipo, per cui deve essere in grado di integrarsi ad essi e comunicare con loro. I sistemi devono “parlarsi” per “lavorare bene insieme”. Interagendo con il fornitore del software, è bene approfondire questo aspetto, saperne di più sulle modalità di integrazione del software, sulla configurazione, sull’eventuale compatibilità con altri software o sistemi di intelligenza artificiale (come nel caso di In-recruiting con Inda) e sulla possibilità di integrazione via API.

Sicurezza

Un buon recruiting software garantisce il corretto trattamento dei dati personali in maniera conforme alla normativa GDPR, aiuta a gestire i dati sensibili nel rispetto della privacy degli utenti. Avere a che fare con un software in cloud che consente di migrare facilmente i dati (import/export) tra i sistemi aziendali, di gestire gli accessi degli utenti aziendali in base a specifici permessi o limitare lo svolgimento di determinate operazioni sono ulteriori punti di forza in termini di sicurezza.

Adattabilità e completezza dell’offerta

Un software HR deve essere valutato sia per le funzionalità incluse nella sua suite sia per la sua capacità di adattarsi e far fronte a nuove esigenze del cliente e all’evoluzione del mondo del recruiting. In questo senso, quando scegliamo un software HR non dobbiamo solo cercare le funzionalità che potrebbero soddisfare necessità momentanee (ad esempio un sistema di multiposting per pubblicare contemporaneamente un annuncio di lavoro su più canali), ma anche assicurarci che il sistema venga costantemente aggiornato, che rilasci nuove funzionalità e che sia disponibile alla personalizzazione e ad andare incontro a future esigenze.

Supporto e assistenza

Nella scelta del software per gestire il processo di recruiting è bene prestare attenzione anche ai servizi di assistenza e supporto offerti dal fornitore: contatto diretto con un consulente esperto, assistenza al cliente, formazione, guida online, webinar, approfondimenti e news di aggiornamento, ecc.

Cosa non deve mancare in un software per il recruiting

Una volta individuati quelli che possono essere i requisiti fondamentali di un software HR, si possono analizzare più a fondo le sue funzionalità. Durante il periodo di prova gratuita, il recruiter ha la possibilità di testare lo strumento, metterlo alla prova, verificare l’efficacia delle varie funzionalità e sperimentarne le varie applicazioni “mettendo le mani in pasta”. Ne abbiamo parlato nell’articolo dedicato alle free trial e a cosa aspettarsi e non dalla prova gratuita di un software.

Quindi, cosa non può assolutamente mancare nel tuo software HR se intendi migliorare la gestione del processo di recruiting? Oltre alle caratteristiche generali di cui abbiamo parlato prima, ti potrà essere utile:

  • Creare e personalizzare la tua pagina Lavora con noi e integrarla al tuo sito aziendale
  • Costruire form di candidatura personalizzati per i tuoi annunci di lavoro
  • Pubblicare contemporaneamente annunci di lavoro in multiposting su Job Board, siti e portali dedicati al mondo del lavoro
  • Cercare candidati all’interno del database CV (centralizzato) utilizzando filtri e sistemi di ricerca avanzata, booleana e semantica
  • Pianificare colloqui e video colloqui live per gestire le selezioni a distanza
  • Seguire l’avanzamento dei candidati sulla hiring pipeline e monitorare l’andamento dei processi di selezione con statistiche adeguate

Queste ed altre funzionalità sono offerte da un Applicant Tracking System come In-recruiting. Ti piacerebbe provarlo? Richiedi una demo di prodotto e i nostri consulenti ti illustreranno tutto quello che c’è da sapere per valutare In-recruiting come tuo prossimo ATS Provider.  

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