Cosa aspettarsi (e non) dalla free trial di un software ATS

Cosa aspettarsi (e non) dalla free trial di un software ATS

La tua azienda sta pensando di adottare un software ATS (Applicant Tracking System) per migliorare la gestione del processo di ricerca e selezione o ha intenzione di sostituirlo con un nuovo recruiting software? Se stai per richiedere una demo o stai già testando le potenzialità di un recruiting software nel periodo di prova gratuita, questo articolo può aiutarti a fare luce su alcuni aspetti importanti che ti permetteranno di comprendere meglio come valutare queste tecnologie e di scegliere di adottare l’ATS con maggiore consapevolezza dei benefici che ti può portare.

Perché le aziende scelgono di adottare un software ATS?

Dal punto di vista della gestione del personale, si potrebbe dire che le aziende sono le persone che assumono (e assumeranno). I dipendenti, infatti, sono il cuore pulsante di un’azienda, la rappresentano e si fanno suoi brand ambassador. Questo dimostra ancora di più quanto sia importante gestire attentamente il processo di recruiting.

I recruiter devono potersi dedicare tranquillamente alla ricerca di candidati qualificati da accogliere in azienda, piuttosto che a procedure lunghe o operazioni macchinose che, oltre fargli perdere molto tempo, possono avere effetti negativi sull’esperienza del candidato, inducendolo ad interrompere la candidatura.

Un software ATS è un sistema di gestione dell’intero processo di Talent Acquisition che consente di risparmiare tempo semplificando notevolmente il lavoro del recruiter. Un Applicant Tracking System come In-recruiting, quindi, permette di gestire tutto il processo di ricerca e selezione, dalla fase di attraction a quella di assunzione e onboarding con l’effetto di:

  • Velocizzare tutte le attività di recruiting
  • Gestire al meglio il traffico delle candidature
  • Trovare e attrarre candidati qualificati in poco tempo
  • Pianificare strategie di Talent Acquisition
  • Monitorare i risultati

È ormai impossibile pensare di potersi occupare di Talent Acquisition in maniera efficiente e nel rispetto degli obblighi di legge (es. GDPR) utilizzando Excel, caselle di posta, software obsoleti e non in cloud. Questo vale per qualsiasi organizzazione, dalla piccola impresa alla multinazionale.

L’importanza della free trial nella scelta di un software ATS

Stando a quanto abbiamo appena detto, e dato che si tratta di un vero e proprio investimento da parte delle Aziende o delle Agenzie per il Lavoro, la scelta dell’ATS non può avvenire con leggerezza. Allora come scegliere quello giusto?

Dal punto di vista pratico, per scegliere un recruiting software bisogna cercare, se così si può dire, di “non giudicare il libro dalla copertina”. Cosa significa? Andando oltre il puro senso letterale di quest’espressione, non bisogna fermarsi all’apparenza, ad una conoscenza superficiale del software, ma andare a fondo e sforzarsi di comprenderne tutte le sfaccettature possibili. E’ proprio quello che i software provider consentono di fare con demo e free trial: mettere in luce le tue necessità e farti provare in prima persona tutte le potenzialità, applicazioni e funzionalità del software per scoprire se è davvero quello adatto alle tue esigenze.

E’ però importante “sporcarsi” le mani durante la free trial, ovvero provare a simulare un reale processo di selezione e non limitarsi a pubblicare un annuncio di lavoro e aspettare di ricevere candidature. Come vedremo nella seconda parte di questo articolo, la qualità e il numero di candidature non dipendono dall’ATS. Quest’ultimo aiuta ad amplificare la visibilità delle ricerche di personale, raccogliere i CV, gestire lo screening, etc. Allo stesso modo, prendendo come esempio un’altra tipologia di software utilizzato in ambito commerciale, se si attiva la prova gratuita di un CRM (Customer Relationship Management) non ci si può aspettare di ricevere in automatico delle lead e chiudere dei contratti. Prova quindi a comprendere la facilità d’uso dell’ATS e soprattutto quanto sia flessibile, ovvero ti permetta di configurarlo in autonomia in base alle tue esigenze.

Per scegliere l’ATS giusto, quindi, è innanzitutto necessario riconoscere le reali esigenze di recruiting dell’azienda e del team HR, definire quali processi hanno bisogno di essere trasformati e quali velocizzati o migliorati, quali funzionalità sarebbero più utili al recruiter (es. multiposting, campagne di sponsorizzazione annunci, video-colloquio, integrazione intelligenza artificiale) e quali potrebbero anche aumentare l’esperienza del candidato (es. feedback e comunicazioni automatiche, candidatura con un click, ecc.). Una volta identificati questi aspetti, sarà più facile valutare il recruiting software.

Come funziona la free trial di un software ATS

Demo e free trial sono gli strumenti ideali per capire se l’ATS può realmente andare incontro alle necessità del tuo team HR. La possibilità di confrontarsi con un consulente esperto in maniera approfondita e diretta, durante la demo, e a seconda delle necessità, in prova gratuita, consente di illustrare e definire i principali bisogni dell’azienda e di testare tutte le possibili applicazioni del software.

In-recruiting permette di provare gratuitamente tutte le sue funzionalità core senza limiti di accesso; di conoscere i moduli tarati per Agenzie per il Lavoro (clienti e commesse, CRM) oppure funzionalità specifiche (ADD-ON) per ulteriori esigenze manifestate durante il contatto con i nostri esperti. Grazie alla guida online e alla disponibilità del nostro team di supporto, è possibile sperimentare e mettere alla prova in prima persona il software per un periodo di 14 giorni.

I risultati ottenuti provando un software ATS non devono però essere considerati come assoluti! E’ importante tenere in considerazione questo aspetto per non compromettere il giudizio che si attribuisce ad un ATS e alle sue performance. Oltre al fattore tempo, ci sono diversi elementi che, come vedremo nel corso dell’articolo, possono incidere sul funzionamento di questa tecnologia.

Cosa può davvero fare un software ATS per migliorare il processo di recruiting

Come abbiamo già detto, ci sono motivi ben precisi che spingono le aziende ad adottare un ATS. Un software come In-recruiting aiuta a

  • gestire in maniera più organizzata, digitalizzata e centralizzata tutte le attività di recruiting;
  • individuare candidati qualificati per i propri annunci e convogliare il traffico delle candidature;
  • risparmiare tempo da dedicare alla pianificazione di strategie a lungo termine e ad altre attività che richiedono un contatto più umano;
  • supportare i recruiter e gli HR manager nel lavoro di ricerca e selezione, nella coordinazione del lavoro del team e di varie sedi/filiali o nella gestione di selezioni in outsorcing (nel caso di Agenzie per il lavoro e società di Ricerca e Selezione);
  • ottimizzare la pubblicazione di annunci di lavoro;
  • gestire la pianificazione dei colloqui, anche online;
  • gestire i dati dei candidati in sicurezza (nel rispetto della normativa GDPR);
  • migliorare la comunicazione con i candidati e quella tra i sistemi in uso dall’azienda (con integrazioni software e API).

Se stai provando un ATS, è probabile che tu ti stia domandando perché non ricevi abbastanza candidature, perché i CV in entrata non sono pertinenti con il tuo annuncio o anche perché non disponi di ulteriori funzionalità. Tutto questo NON dipende dal software ATS anche perchè, ad esempio, la visibilità degli annunci può dipendere da altri fattori come l’integrazione delle Job Board o il budget investito in campagne di sponsorizzazione. Ecco quindi perchè non dovresti valutare la free trial dal numero di CV.

7 fattori che impattano sulla qualità delle performance dell’ATS

1. TEMPO

Quando diciamo che il tempo incide sulle performance dell’ATS, intendiamo sia “per quanto” tempo lo usiamo, sia “quando”. Nel primo caso, non si può pregiudicare la bontà e l’efficacia di un software dopo appena poche settimane di utilizzo. Questo non perché esista un periodo universalmente valido allo scadere del quale siamo autorizzati ad esprimere la nostra opinione, positiva o negativa che sia, ma perché è necessario avere tempo sufficiente per conoscerlo, prendere dimestichezza con l’interfaccia, renderlo familiare, capirne il funzionamento e le potenzialità. Nel secondo caso, le performance di un recruiting software cambiano a seconda del periodo dell’anno in cui viene utilizzato. Ne abbiamo già parlato in un nostro articolo: esistono periodi migliori di altri per avviare un processo di selezione e, di conseguenza, periodi migliori di altri per testare l’efficacia del software o riscontrare performance migliori.  

2. BRAND

Il modo in cui le persone percepiscono la tua azienda, in cui promuovi il tuo Employer Branding o anche quello in cui comunichi con i candidati o con i clienti, sono tutti fattori che possono influire – anche indirettamente – sulle performance dell’ATS. Un software non può indurre i candidati a registrarsi ad un annuncio di lavoro o a cambiare l’opinione che hanno sull’azienda. Un ATS come In-recruiting, però, può offrirti funzionalità utili per rendere più piacevole la Candidate Experience e servizi di Recruiting Marketing ideali per le aziende che lavorano nel mondo HR e hanno bisogno di comunicare al meglio il proprio Brand.

3. FORM DI CANDIDATURA

Bisogna abbandonare i form di candidatura lunghi e articolati e sfruttare tutte le potenzialità dei software ATS, e anche di più. Creare form di registrazione strutturati e personalizzati, diversificarli utilizzando i campi condizionati segmentando i candidati sin dall’inizio, fare le domande giuste e, se possibile, integrare l’intelligenza artificiale per consentire ai candidati di compilare il form con un semplice click. Configura quindi attentamente il form e mettiti nei panni dei candidati, simulando una candidatura: avrai così modo di valutare il tempo medio di candidatura e verificare che tutte le domande siano chiare e utili ai fini della selezione.

4. SCRITTURA DELL’ANNUNCIO

La scrittura dell’annuncio può compromettere la buona riuscita della selezione? Sì.
Non basta scrivere un annuncio e pubblicarlo utilizzando un ATS per ottenere tante candidature o addirittura perché siano tutte pertinenti con l’annuncio. Durante la scrittura dell’annuncio di lavoro, che sia organico o sponsorizzato, l’errore è dietro l’angolo. Bisogna curarne la struttura, la chiarezza dei contenuti e la scelta dei canali. Leggi questo articolo per scoprire come scrivere l’annuncio di lavoro perfetto!

5. CONTRATTO

Anche il tipo di contratto offerto ai candidati influirà sul numero di candidature che riceverai per le tue selezioni. È importante inserire sempre queste informazioni all’interno della descrizione dell’annuncio.

6. LOCALITA’

Abbiamo parlato dell’importanza del tempo, del periodo in cui si apre una selezione, e della possibilità che questo alteri le performance dell’ATS. Lo stesso discorso vale per la località. Per quanto possa sembrare scontato dirlo, aprire una selezione in una grande città non avrà gli stessi effetti (in termini di candidature raccolte) di uno stesso annuncio pubblicato per un piccolo paese o in un’area in cui ci sono pochi candidati con le caratteristiche che stai cercando.

7. CONCORRENZA

La concorrenza può diventare un vero e proprio ostacolo per una selezione in corso. Si tratta di un fattore che può rendere vani gli sforzi del recruiter e che non può essere combattuto nell’immediato. Puoi cercare però di limitarne l’impatto sui tuoi risultati, lavorando sull’ottimizzazione dei processi di recruiting, sulle attività e sul corretto utilizzo delle funzionalità del software a tua disposizione.

Ecco cosa aspettarsi e non da un software ATS, sin dalla free trial. Ti senti pronto a provarlo? Richiedi una demo di In-recruiting.  

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