Onboarding: definizione e significato

Che cosa è l’Onboarding aziendale dei nuovi dipendenti? Spesso tra i Recruiter e i Responsabili delle Risorse umane c’è confusione sul reale significato di questo termine. Con quest’articolo vogliamo fornire una definizione chiara in merito a cosa si intende per Onboarding, termine inglese che necessita di una traduzione.

Onboarding: definizione e significato 

Per Onboarding ci si riferisce al processo successivo all’assunzione che comporta l’inserimento del nuovo dipendente all’interno dell’azienda.

L’Onboarding rappresenta una delle fasi del processo di recruitment (l’ultima) e segue idealmente la fase di Attraction e Valutazione dei candidati. Nella fase dell’Onboarding il nuovo dipendente neoassunto dovrebbe acquisire tutte le conoscenze, le competenze e apprendere i comportamenti per diventare parte integrante dell’azienda, sia a livello organizzativo che di cultura aziendale (Corporate culture). Solo in presenza di tutti questi elementi si può dire che l’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda è stato portato a termine con successo.

Qual è l’obiettivo dell’Onboarding dei nuovi arrivati in azienda? L’obiettivo strategico di questa fase è fornire al nuovo dipendente tutti gli strumenti per essere completamente operativo, integrato con la struttura aziendale e produttivo, così da garantire buone performance nel tempo.

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Differenze tra Onboarding, Orientamento e Formazione

In alcune aziende spesso l’Onboarding è confuso con l’Orientamento. Ma – sebbene l’orientamento sia sicuramente necessario – il processo di Onboarding è più complesso e, a differenza del primo, può durare molto di più (anche 12 mesi).

Il concetto è differente anche da quello di “Formazione”, anche se spesso i termini sono utilizzati in maniera intercambiabile. La differenza però è importante, come chiarisce Michel Falcon il fondatore di Experience Academy: “L’Onboarding dei nuovi dipendenti in azienda è la strutturazione di cosa il dipendente sentirà, vedrà ed ascolterà una volta che sarà assunto. Spesso le aziende confondono i progetti di l’onboardong con la formazione. Sebbene la formazione ha un ruolo nel processo di Onboarding, non rappresenta che una piccola parte di un processo più ampio, volto a costruire il legame con l’azienda“.

Perchè l’Onboarding è importante?

L’Onboarding è di fondamentale importanza per un’organizzazione ed è strettamente legato alla tematica della fidelizzazione e retention dei dipendenti (capacità di trattenere in azienda i dipendenti di talento), ma anche al loro engagement (coinvolgimento) e performance.

Perchè la fase del benvenuto in azienda dei nuovi arrivati è così critica? I dati ci forniscono degli insight interessanti: secondo una ricerca di Wynhurst Group sull’Onboarding, quando un dipendente passa attraverso un processo strutturato di Onboarding, avrà il 58% di possibilità in più di rimanere con l’organizzazione dopo 3 anni (retention dei dipendenti).

Un altro studio pubblicato dall’Academy of Management Journal, fatto su 264 neoassunti, ha evidenziato come i primi 90 giorni di lavoro del nuovo dipendente siano fondamentali per costruire e cementare il rapporto con l’azienda, i colleghi e il management aziendale. Quando i leaders e i colleghi forniscono supporto fin dal primo momento, allora si costruirà una buona attitudine verso il nuovo lavoro e il dipendente lavorerà con più impegno. Viceversa, se il supporto e la guida latiteranno, allora sarà facile che il neoassunto diventi improduttivo e demotivato in breve tempo. In questa pagina è possibile leggere i risultati dello studio.

Per approfondire consigliamo di leggere anche quest’approfondimento sull’Onboarding di Harvard Business Review.

Come fare Onboarding aziendale di un nuovo dipendente

Costruire un progetto di Onboarding di successo non è facile, e troppo spesso l’importanza viene sottovalutata. Innanzitutto è fondamentale definire la strategia di Onboarding (cosa fare) ancora prima della scelta delle azioni e tattiche (come farlo).

Come iniziare? Ponendosi le domande corrette. Ecco alcuni esempi:

• Quando dovrà iniziare  precisamente il processo di Onboarding?
• Quanto durerà la fase di Onboarding?
• Che impressione vuole lasciare l’azienda al neoassunto alla fine del primo giorno di lavoro?
• Cosa dovrà sapere il nuovo dipendente della cultura dell’azienda (corporate culture)?
• Che ruolo dovrà ricoprire il dipartimento delle Risorse Umane (HR) nel processo?
• Che ruolo avranno i colleghi nel processo di Onboarding?
• Quali metriche si misureranno per valutare l’efficacia del progetto?

Solo quando si avrà una risposta soddisfacente a queste domande, allora sarà possibile iniziare a pensare alle azioni e modalità delle procedure di Onboarding aziendale.

Fasi e azioni del processo di l’Onboarding aziendale dei neoassunti

Un processo di Onboarding può includere: meeting con il team e il diretto superiore, formazione, materiale stampato, e-learning, video. Molti Applicant Tracking System hanno integrato delle funzionalità per la gestione dell’Onboarding.

Ma è importante considerare l’Onboarding non solamente un’attività routinaria o amministrativa. E’ importante che si sia consapevoli del fatto che tutti (HR, Management, Colleghi) sono responsabili dei risultati delle attività di benvenuto ai nuovi arrivati in azienda.

Fanno parte di questa fase:

• Incontro e benvenuto da parte dei nuovi colleghi
• Informazioni pratiche ed organizzative
• Tour degli uffici
• Creazione dell’agenda delle attività per i primi giorni
• Formazione sulle procedure e sulle policy dell’azienda
• Formazione tecnologica su piattaforme e strumenti
• Meeeting con i responsabili e con il tutor aziendale
• Preparazione della postazione di lavoro
• Badge e credenziali d’accesso
• Definizione degli obiettivi per i primi 90 giorni

Integrazione tra ATS e Software HR per per l’Onboarding 

I progetti e le procedure per dare il benvenuto e formare un nuovo dipendente in azienda possono essere notevolmente semplificati grazie all’utilizzo di software HR specifici per l’Onboarding. Questi permettono, ad esempio, di impostare piani formativi per rinforzare le competenze dei dipendenti appena assunti, anche grazie a modalità interattive e collaborative (social network aziendali, forum, chat).

Di fondamentale importanza è l’integrazione tra il Recruitment software utilizzato per la gestione del processo di recruitment e il Software HR per L’Onboarding. L’integrazione tra i diversi sistemi permette di avere un passaggio automatico tra i dati dei candidati che diventeranno dati del dipendente all’interno della piattaforma per l’Onboarding e all’interno del Software per la Gestione delle Risorse Umane scelto dall’azienda (HRMS).

Libri sul tema dell’Onboarding aziendale

Sei un professionista delle Risorse Umane (HR) e vorresti approfondire questa tematica? Ti consigliamo 2 letture (in lingua inglese).

– Successful Onboarding: Strategies to Unlock Hidden Value Within Your Organization.

– Creative Onboarding Programs: Tools for Energizing Your Orientation Program