Onboarding: cos’è, come farlo e perchè è importante
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Onboarding: cos’è, come farlo e perchè è importante

Il processo di selezione è terminato: avete trovato la persona che stavate cercando e siete pronti per farla entrare a tutti gli effetti nel team! A questo punto, il passo successivo da compiere prevede l’avvio del processo di onboarding. Ma cosa significa onboarding aziendale? E come si struttura l’inserimento dei nuovi dipendenti in azienda? Ne parliamo in questo articolo.

SOMMARIO

Onboarding: definizione e significato

Nel mondo delle risorse umane, conosciamo bene i motivi che spingono le aziende ad avviare un processo di ricerca e selezione, quali sono le tappe del candidate journey e come si arriva all’assunzione. Quello su cui regna ancora un po’ di confusione è il momento che segna l’inizio del ciclo di vita del dipendente (employee journey).

Onboarding è il termine che usiamo per riferirci proprio al processo successivo all’assunzione e che comporta l’inserimento del nuovo dipendente all’interno dell’azienda.

In questa fase, che in un certo senso chiude il processo di recruiting, il neoassunto si prepara a entrare a far parte del team, a livello organizzativo e di cultura aziendale (corporate culture), a conoscere le dinamiche interne e acquisire le competenze e le informazioni necessarie perché l’inserimento venga portato a termine con successo.

Negli ultimi tempi, con l’incremento dello smart working e la diffusione di forme di lavoro ibrido, si è iniziato a parlare anche di digital onboarding per riferirsi allo sviluppo di un piano di inserimento dei nuovi dipendenti a distanza: una soluzione che, senza rinunciare alla componente umana e alle interazioni tra le persone, fornisce ai neoassunti gli strumenti necessari per salire a bordo dell’azienda, rendendoli disponibili anche in forma digitale.

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Onboarding, orientamento e formazione

I confini dell’inserimento aziendale non sono sempre facili da individuare. Spesso, infatti, viene considerato un sinonimo di orientamento e formazione in azienda ma, in realtà, è un processo complesso e strutturato volto all’inserimento formale del nuovo dipendente in azienda e che abbraccia più momenti.

Tra questi, l’orientamento accoglie i neoassunti anche e soprattutto dal punto di vista umano – si parla anche di induction aziendale o corporate induction – e prevede la conoscenza e presentazione del team, delle persone, dell’azienda, del suo funzionamento. La formazione, invece, include l’affiancamento dei neoassunti a figure senior del team, lo sviluppo di competenze personali e legate al ruolo lavorativo ecc.

Perchè è importante l’onboarding aziendale?

L’obiettivo strategico di un programma di onboarding è quello di fornire ai nuovi dipendenti tutti gli strumenti per essere completamente operativi, produttivi e integrati con la struttura e la cultura aziendale, così da garantire l’inclusione nel team e buone performance nel tempo.

Il momento dell’onboarding è di fondamentale importanza per un’organizzazione perchè è connesso ai temi della retention (capacità di trattenere in azienda i dipendenti di talento), della fidelizzazione delle persone, dell’employee engagement (coinvolgimento) e delle performance sul lavoro.

Anche per questo, si capisce che la fase di onboarding è molto delicata e determinante per la successiva vita del dipendente nell’azienda. Secondo alcune analisi, infatti, quasi il 34% dei nuovi assunti abbandona il lavoro entro il primo mese. Vediamo come strutturare un piano di inserimento in azienda davvero efficace.

Come fare onboarding di un nuovo dipendente

Prima di decidere come strutturare il processo di onboarding, è bene porsi alcune domande per capire in che direzione muoversi. Ad esempio:

  • Quando dovrà iniziare il processo di onboarding?
  • Quanto durerà?
  • Che impressione dell’azienda si intende lasciare al neoassunto dopo il primo giorno di lavoro?
  • Quali principi della cultura aziendale si vogliono condividere con i nuovi dipendenti?
  • Che ruolo avranno i colleghi nel processo di onboarding?
  • Con quali metriche si misurerà l’efficacia del progetto?

Quesiti simili funzionano come linee guida per pianificare la strategia e mettere a fuoco le azioni e la procedura di onboarding aziendale da adottare.

Fasi e azioni del processo di onboarding dei neoassunti

L’onboarding comprende sia attività di tipo amministrativo che di condivisione delle politiche interne e di benvenuto in azienda. È importante ricordare, infatti, che tutti i colleghi sono coinvolti e responsabili dell’ingresso dei nuovi arrivati, non solo le HR. Sono previsti meeting con il team e il proprio responsabile, formazione, materiale di supporto stampato, e-learning e video, ma non solo.

Tra le azioni pratiche da organizzare in questa fase ci sono:

  • Incontro e benvenuto da parte dei nuovi colleghi
  • Informazioni pratiche, organizzative e burocratiche
  • Tour degli uffici
  • Creazione dell’agenda delle attività per i primi giorni
  • Formazione sulle procedure e sulle policy dell’azienda
  • Formazione tecnologica su piattaforme e strumenti
  • Formazione su aspetti legati al ruolo
  • Meeting con i responsabili e con il tutor aziendale
  • Preparazione della postazione di lavoro
  • Badge e credenziali d’accesso
  • Definizione degli obiettivi per i primi 90 giorni
  • Pianificazione di momenti di confronto

Integrazione tra ATS e software HR per l’onboarding

I progetti e le procedure per dare il benvenuto e formare un nuovo dipendente possono essere notevolmente semplificati grazie all’utilizzo di software HR specifici per l’onboarding. Questi permettono, ad esempio, di definire piani formativi per rinforzare le competenze dei dipendenti appena assunti, anche grazie a modalità interattive e collaborative.

Di fondamentale importanza è l’integrazione di recruiting software e software HR per l’onboarding. È sempre bene verificare che l’ATS utilizzato per gestire il processo di ricerca e selezione si integri facilmente con sistemi di terze parti: questa connessione permette il passaggio automatico dei dati dei candidati (e futuri dipendenti) nella piattaforma per la gestione dell’onboarding e in quelli per la gestione delle risorse umane (HRMS). 

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