Video-colloquio: vantaggi e opportunità per gestire il recruiting online

Video-colloquio: vantaggi e opportunità per gestire il recruiting online

Se fino a qualche mese fa era una seconda opportunità da tenere in considerazione in caso di mancanza di tempo o se il candidato si trovava troppo distante per raggiungere l’azienda, ai tempi del Covid-19 (o Coronavirus), è diventato quasi essenziale.

Parliamo del video-colloquio che permette alle Risorse Umane, in tempi di emergenza sanitaria, ma anche in situazioni meno critiche, di portare avanti le attività di recruiting senza incontrare le persone dal vivo, ma avvalendosi di strumenti e piattaforme ad hoc.

Chi lavora nel mondo HR da tempo sicuramente conosce bene questa modalità, a volte utilizzata durante la cosiddetta fase di preselezione, quando, anziché contattare il candidato per telefono, per il primo “incontro” si preferisce puntare sull’interazione tramite video. Soluzione comoda sia per l’HR che magari deve incontrare tante persone durante la stessa giornata e che così riesce a gestire meglio i tempi, sia per il candidato che, non solo si sente più a suo agio perché si collega da casa sua o da un ambiente a lui familiare, ma evita di spostarsi se si trova a diversi chilometri di distanza dalla sede principale dell’azienda.

A ogni modo, il video colloquio non è la soluzione ideale solo in fase di preselezione, ma come dicevamo, lo è anche nelle fasi più avanzate della ricerca e selezione del personale. E sta anche diventando sempre più un recruiting trend.

In questo articolo cerchiamo di capire cosa si intende, come gestirlo al meglio, quali sono le differenze rispetto agli incontri dal vivo, i vantaggi e gli svantaggi.

Cosa si intende per video-colloquio

Che sia un colloquio che avviene utilizzando la modalità video è una cosa abbastanza scontata. Non lo è, forse, sapere che può avvenire in modalità e con tempi molto differenti. Nonché avvalendosi di svariati strumenti.

Partendo proprio da questi ultimi, per quanto riguarda le aziende, c’è chi si affida a Skype, chi a piattaforme come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, chi ad un ATS come In-recruiting  che, oltre ad integrare player di video-interviste, ha sviluppato Meetin, la nuova piattaforma di video-colloqui live per gestire le selezioni a distanza. Integrato all’interno dell’ATS, Meetin sfrutta tutti i vantaggi della gestione centralizzata: permette di creare sessioni one-to-one, pianificare e personalizzare gli appuntamenti, invitare candidati e colleghi alla video-intervista, rendere interattivo il video-colloquio con strumenti di interazione e comunicazione e gestire i dati raccolti e tutto quello che riguarda il recruitment all’interno di un’unica piattaforma.

video colloquio vantaggi

Oltre agli strumenti, altra cosa importante è considerare i tempi. Erroneamente si pensa che il video-colloquio debba prevedere la presenza in real time di selezionatore e candidato. Questo vale per i video-colloqui che avvengono in modalità sincrona, ossia quando l’HR fissa un appuntamento con il candidato e svolge tutto come fosse una vera e propria intervista con domande e risposte.

Il video-colloquio in differita

Esistono invece i video-colloqui in differita, che possiamo definire anche in modalità asincrona, ossia HR e candidato hanno delle tempistiche differenti e chi si è proposto per una determinata job position, magari viene invitato a rispondere in video a un questionario precedentemente compilato, a farlo nel momento a lui più congeniale e usando il mezzo che preferisce: computer, tablet, smartphone. Si può prevedere che questo questionario sia stato inviato via e-mail e che il candidato risponda via video alle domande oppure programmare una video-intervista automatizzata, in cui il candidato risponde a domande che gli vengono poste dalla piattaforma.

La video-intervista non dovrebbe sostituire il colloquio faccia a faccia, ma essere considerata come uno strumento che consente a te, HR, di concentrarti sui candidati che rispondono ai requisiti maggiormente richiesti e di contattare le persone ritenute più adatte successivamente e dedicare loro il tempo che meritano.

A tal proposito, infatti, i video-colloqui vengono utilizzati in particolare dalle grandi aziende che ricevono continuamente candidature, e questo proprio per cercare di gestire al meglio la mole di dati e fare la scelta più giusta. Visto che, come sappiamo, il recruiting è sempre più cruciale per il successo aziendale nonché un importante strumento di marketing.

Colloquio online vs colloquio in presenza

Prima di vedere quali sono i vantaggi di un video-colloquio, è giusto fare le opportune differenze tra questo strumento e gli incontri dal vivo. Come abbiamo già detto, optare per il video-colloquio non esclude di poter fissare un appuntamento dal vivo, così come l’avere già incontrato un candidato non significa che non si possa fissare un video-colloquio qualora lo si ritenesse necessario. I due strumenti infatti hanno delle caratteristiche così differenti che possono essere anche complementari l’uno all’altro.

recruiting online

Un colloquio di presenza sicuramente ha meno bisogno di preparazione di quanto ne possa richiedere uno online. E questo perché, durante un’intervista dal vivo, eventuali imprevisti possono essere gestiti con più facilità così come si possono gestire al meglio incertezze e pause del candidato ed evitare quell’effetto di imbarazzo per il quale il video sicuramente non aiuta.

Inoltre, ci si può avvalere del fatto che le persone che si incontrano dal vivo si trovano nello stesso spazio e hanno lo stesso campo visivo, questo può aiutare nel caso in cui, come HR, vuoi fare una domanda che non avevi previsto. Per esempio sfruttando qualcosa che c’è sulla tua scrivania, un articolo di giornale che stavi leggendo, un particolare riconoscimento ottenuto dall’azienda o altri elementi che ti potrebbero aiutare a raccontare meglio il lavoro per il quale è stato avviato l’iter di selezione.

Diversamente, in un video-colloquio, specie se avviene in modalità sincrona, tutto quello che un selezionatore vuole mostrare o condividere con il candidato, deve essere già preparato: non si può perdere tempo a trovare quella determinata presentazione, quel determinato file, quel Power Point: deve essere tutto a portata di mano

Un colloquio in presenza inoltre, permette, di notare dettagli che il video in un certo senso “appiattisce”: un guizzo negli occhi, un’incertezza, il contorcersi delle mani del candidato sotto il tavolo, il giocherellare con il piede o l’accavallare di continuo le gambe: insomma tutto quello che tradisce nervosismo o emozione. Così come si può notare la persona nell’insieme e non solo parte del suo abbigliamento: in una video-intervista vediamo solo la parte superiore del corpo del candidato quindi abbiamo una visione parziale. Così come non riusciamo a cogliere altri dettagli che magari possono essere significativi come il colore della borsa, gli accessori e tanto altro. Che ovviamente non influiscono o meglio non devono influire sulla valutazione del candidato, ma che ci aiutano a capire meglio quanta corrispondenza ci sia tra quello che dice di essere e quello che in realtà è.

Detto questo, i vantaggi del video-colloquio sono diversi e c’è ben più di un motivo per sceglierlo per la propria attività di recruiting.

10 vantaggi del video-colloquio

I vantaggi di una video-intervista sono davvero diversi, ne abbiamo individuati ben 10. Vediamoli in elenco per poi analizzarli punto per punto.

Un video-colloquio:

  1. fa risparmiare tempo e accelera l’iter di selezione
  2. aiuta a scegliere i candidati migliori
  3. permette di intervistare chi vive all’estero o a distanza
  4. permette di monitorare meglio le prestazioni e di raccogliere dati più “facilmente”
  5. rende le interviste più “coerenti” tra di loro
  6. rende più attraente l’azienda per i candidati passivi
  7. permette di vedere la dimestichezza che il candidato ha con la tecnologia
  8. mostra che l’azienda è all’avanguardia
  9. mette i candidati più a loro agio
  10. evita al candidato di arrivare in ritardo o di stressarsi

1. Fa risparmiare tempo e accelera l’iter di selezione

Con i video-colloqui si evita di perdere tempo perché si riesce a … stare nei tempi. Cosa significa? Che se hai pianificato una video-intervista in real time di 30 minuti, difficilmente andrai oltre quel tempo. E questo per due motivi: la piattaforma ti consentirà di monitorare quanto tempo è trascorso da quando ti sei collegato così come noterai che andare oltre la mezz’ora durante una chiacchierata in video è controproducente. Sì, l’intervista può anche durare di più, ma con il video, dopo un po’, si avverte una sorta di “stanchezza” dovuta alla mancanza del contatto fisico, al fatto che per lo più si sta nella stessa posizione e che si è davanti a un monitor. Per tutte queste cose, si tende a sfruttare al massimo il tempo che si ha e a non andare oltre. Questo, va da sé, accelera l’iter di selezione e permette di impiegare meno tempo in convenevoli e di andare subito alle domande importanti e cruciali.

2. Aiuta a scegliere i candidati migliori

Collegato con quanto detto sopra, ridurre il time-to-hire significa anche contenere i costi legati al processo di selezione ma anche scegliere i candidati migliori e realmente interessati. Capita spesso, infatti, di impiegare tanto tempo per fissare un colloquio dal vivo e di dovere per questo “inseguire” i candidati. Con il video-colloquio, dunque,  si fa già una scrematura tra i potenziali interessati e pertanto più adatti al ruolo che si cerca di ricoprire.

3. Permette di intervistare chi vive all’estero o a distanza

La video-intervista si rivela, poi, uno strumento fondamentale quando il candidato vive a distanza dalla sede principale dell’azienda e dovrebbe impiegare più di un’ora per raggiungerla, per non parlare di chi vive all’estero. Anziché scartare persone con un curriculum interessante perché impossibilitate a raggiungere la sede, grazie al video-colloquio si può organizzare un primo incontro conoscitivo per capire davvero le skills di quella persona e intanto andare avanti con l’iter di selezione.

4. Permette di monitorare meglio le prestazioni e di raccogliere dati più “facilmente”

In caso di video-interviste automatizzate o in differita, gli HR possono confrontare le differenti risposte che i vari candidati hanno dato alle stesse domande e vedere cosa hanno in comune. Possono inoltre monitorare la prestazione, analizzando al meglio ogni risposta rispetto a dei paramenti prestabiliti così come possono vagliare altri aspetti come le diverse argomentazioni, il modo di esprimersi, il linguaggio del corpo, l’eventuale eccessiva sinteticità o prolissità, dove hanno scelto di registrare la loro intervista, l’abbigliamento, l’inquadratura ecc…

Questo consente di avere diversi elementi paragonabili tra loro e di orientare maggiormente la scelta.

5. Rende le interviste più “coerenti” tra di loro

Cosa significa? Sostanzialmente che grazie alla video-intervista si può cercare di uniformare le domande che vengono fatte e di seguire una determinata direzione. E questo, in particolare, è possibile con il video-colloquio in differita nel quale, grazie all’intervista a senso unico con domande preimpostate e automatizzate, i candidati non subiscono differenziazioni tra di loro.

Tutti hanno la stessa candidate experience e tutti sono coinvolti allo stesso modo. Questo non è importante solo lato candidato, ma aiuta il responsabile della selezione a prendere una decisione più consapevole e il più “oggettiva” possibile.

6. Rende più attraente l’azienda per i candidati passivi

Pensa a tutte quelle volte che, grazie a strumenti di recruiting vari, hai trovato e contattato candidati passivi che a tuo avviso erano perfetti per una vacancy. Così come a tutte le volte in cui queste persone, soddisfatte del loro lavoro e con una giornata molto piena, non hanno preso in considerazione la tua offerta di fissare un colloquio perché troppo impegnate, perché uscivano tardi dall’ufficio o si trovavano dall’altra parte della città. Motivazioni valide, è vero, che vengono però a cadere grazie al video-colloquio.

Se un dipendente impiegato full time, difficilmente riesce a ritagliarsi quelle 2 ore (tra spostamento, durata del colloquio, rientro in ufficio) per scambiare quattro chiacchiere con te, è invece più facile che trovi 15-20 minuti in pausa pranzo o anche la sera per affrontare un video-colloquio sia in tempo reale che in differita. Questa modalità ti permette di fare davvero recruiting online e di attrarre candidati che difficilmente accetterebbero di farsi “intervistare”. Questo, ovviamente, vale anche per i candidati attivi che magari si stanno guardando intorno: hanno così più possibilità di prendere parte a colloqui anche in orari non di lavoro.

videocolloquio vantaggi

7. Permette di vedere la dimestichezza che il candidato ha con la tecnologia

C’è un altro aspetto che non ti consigliamo di trascurare: il colloquio online o e-recruiting permette anche di testare la dimestichezza che un candidato ha con la tecnologia. Usare una piattaforma, anche se semplificata, può essere complesso per chi conosce poco gli strumenti, è restio nei confronti delle tecnologie o non ha voglia di mettersi in gioco né di imparare.

Si può anche non conoscere una piattaforma, ma si capisce subito se un candidato ha una predisposizione o no verso le novità, aspetto che, al giorno d’oggi, diventa importante, indipendentemente dalla posizione per cui si sta proponendo. Se un candidato non riesce a trovare la webcam, a gestire l’audio, se impiega troppo tempo per digitare in chat, be’, sono dettagli che, a nostro avviso, vanno considerati.

8. Mostra che l’azienda è all’avanguardia

Di contro, un’azienda che usa nuove tecnologie, gestisce facilmente un colloquio a distanza, si avvale di piattaforme che funzionano, è un’azienda sicuramente all’avanguardia. Ciò non vale solo in teoria per attrarre i candidati, ma anche nella pratica del processo di ricerca e selezione del personale. Di conseguenza, chi decide di candidarsi sa che avrà a che fare con una società che investe, innova e non ha paura di affrontare nuove sfide e trovare gli strumenti più adatti per “superarle”.

9. Mette i candidati più a loro agio

Un aspetto non trascurabile è la parte “umana” della tecnologia. Poter dare la possibilità ai candidati di collegarsi da qualunque posto vogliano, di scegliere – specie nel colloquio in differita – il momento in cui rispondere alle domande, l’ambiente e tutto il resto, li mette a loro agio. E questo fa superare quella tensione che normalmente accompagna il colloquio. Inoltre, un video-colloquio consente loro di fare anche delle “prove”, ossia di testare prima l’inquadratura migliore, la luce più adatta, il set, tutte cose che fanno sentire ogni persona ancor più nei “suoi panni” di quanto possa essere di una stanza all’interno di un’azienda dove si entra per la prima volta.

10. Evita al candidato di arrivare in ritardo o di stressarsi

Invece di guidare attraversando tutta la città e girare un’ora per un parcheggio, prendere un treno o una metro affollata, il candidato può arrivare al colloquio senza nessuno stress. Non solo decidere di registrarlo quando è più opportuno, ma nel caso in cui sia in real-time, può arrivare sereno, senza dovere pensare a quanto detto sopra, senza deconcentrarsi o perdere tempo in cose che contano meno o possono innervosire. Né c’è il timore di arrivare in ritardo o non trovare l’ufficio. Insomma, il video-colloquio garantisce una situazione di rilassatezza tutt’altro che trascurabile.

E diciamolo, questo vale, anche per l’HR che magari proprio il giorno del colloquio ha i figli che stanno poco bene, aspetta l’idraulico o ha qualsiasi altro contrattempo che il restare a casa eviterebbe di trasformare in un problema insormontabile.

Insomma, un sistema che incontra le esigenze di tutti!

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