L’evoluzione dei software ATS per il recruiting

Acquisire candidati di talento significa portare in azienda nuove competenze. Dal momento che questo è uno dei principali fattori che contribuisce a rendere competitiva un’azienda sul mercato, la gestione del processo di recruiting e di Talent Acquisition merita un’attenzione particolare! Per farlo non basta conoscere le esigenze delle aziende e dei candidati, ma è necessario avere a disposizione gli strumenti giusti per poterle soddisfare. Tra questi, i software ATS sono diventati indispensabili: supportano il selezionatore adattandosi a tutte le esigenze di recruiting. Ma come si sono evoluti nel tempo questi recruiting software? Scopriamolo in questo articolo.  

Gestire le risorse umane: prima e dopo gli ATS 

La comparsa dei software ATS (acronimo di Applicant Tracking System) ha rappresentato un punto di svolta per il mondo HR e per la gestione delle risorse umane. Aprendo definitivamente le porte alla digitalizzazione dei processi di ricerca e selezione, gli ATS hanno fornito ai recruiter le risorse necessarie per condurre, organizzare e monitorare le attività di recruiting in modo strutturato. Negli ultimi tempi, inoltre, è stato possibile affinare queste capacità con il contributo di innovative tecnologie di intelligenza artificiale. 

In un certo senso, potremmo distinguere una gestione dei processi di recruiting PRIMA e DOPO gli ATS. 

Prima dell’introduzione dei recruiting software, le attività di ricerca e selezione dei candidati erano svolte manualmente con annunci di lavoro pubblicati prevalentemente sui giornali e candidature cartacee, con tutta una serie di ostacoli e limiti per gli addetti alle risorse umane. 

Con il tempo, andando verso una gestione più digitalizzata dei processi, si è diffuso l’uso di strumenti quali email, file excel e semplici form di candidatura sui siti web per inoltrare le proprie candidature.

I software ATS hanno cercato di abbattere alcuni tra i limiti più evidenti – di tempo e spazio – della gestione manuale del processi. Gli ATS hanno guidato i recruiter verso una gestione dei processi di recruiting davvero digitalizzata e centralizzata, più veloce e meno dispendiosa (non solo in termini economici).  

Come funziona davvero un software ATS

Come abbiamo già detto in questo ed altri articoli, e come è ormai noto a tutti quelli che si occupano di HR, l’ATS è un Applicant Tracking System, un software per il recruiting utilizzato per gestire e organizzare tutte le fasi del processo di ricerca e selezione di candidati. 

A dispetto di quanto ci suggerisce il suo nome, l’ATS non è utilizzato solo per tenere traccia delle candidature ricevute! Un ATS come In-recruiting aiuta il recruiter a:

• svolgere tutte le attività di ricerca e selezione con un unico strumento, in modo centralizzato e digitalizzato; 
• velocizzare lo screening delle candidature; 
• facilitare la ricerca dei CV dei candidati raccolti all’interno del database;
• ottimizzare tempi e risorse
• monitorare i dati per costruire strategie di Talent Acquisition più efficaci.  

Superando i limiti imposti dalla gestione manuale, un software ATS amplifica la diffusione degli annunci di lavoro: grazie al multiposting, gli annunci vengono pubblicati contemporaneamente su più canali (Job Board, siti per il lavoro e portali gratuiti e/o a pagamento) e questo li rende visibili ai candidati in qualsiasi momento, da qualsiasi posto e attraverso qualsiasi device utilizzato per visualizzarli. 

Oltre i software ATS: il ruolo dell’intelligenza artificiale 

Sebbene alcune caratteristiche generali siano condivise da molti recruiting software, altre sono nate in risposta a specifiche esigenze sorte nel corso del tempo. 

Pensiamo, infatti, alle soluzioni di video-colloqui sincroni o asincroni, agli strumenti per la collaborazione interna o per l’organizzazione del lavoro da remoto, sviluppati durante questo periodo di emergenza sanitaria. Ne sono un esempio Meetin (la piattaforma di video colloqui live) e il modulo per la gestione degli eventi online realizzati da In-recruiting nel corso del 2020.  

In modo analogo, la crescita di dati e informazioni disponibili raccolte durante il processo di selezione ha spinto i recruiter a cercare sistemi più innovativi, smart, capaci di automatizzare e ottimizzare le attività di selezione. Il tutto senza compromettere la qualità dei risultati ma anzi facendo leva su tecniche e algoritmi in grado di migliorare continuamente i processi (auto-apprendimento). 

L’applicazione dell’intelligenza artificiale al processo di recruiting ha rappresentato un ulteriore punto di svolta per il mondo HR. Al normale funzionamento degli ATS, si aggiungono tecnologie che sfruttano algoritmi di Machine Learning, Deep Learning e Natural Language Processing (NLP). Rendendo più “intelligenti” gli strumenti utilizzati, si aumentano le prestazioni della tecnologia per acquisire i candidati migliori in modo più efficiente. 

Come funziona un software ATS intelligente 

Un software ATS intelligente è senza dubbio un Applicant Tracking System che sfrutta l’intelligenza artificiale.

Attraverso algoritmi come quelli sopra citati, l’intelligenza artificiale è in grado di amplificare il funzionamento di alcune funzionalità tipiche degli ATS. Integrando una tecnologia di intelligenza proprietaria come Inda (INtelligent Data Analysis) al proprio ATS, ad esempio, è possibile:

• potenziare la ricerca dei candidati con il motore semantico;
• ottenere una shortlist ordinata di candidati idonei per un annuncio sulla base di uno scoring semantico, anche in caso di numeri di CV molto elevati;
• individuare il match migliore tra un annuncio di lavoro e un candidato. 

Ma l’intelligenza artificiale offre anche nuove funzionalità: migliora nettamente il processo di application dei candidati con l’autocompletamento dei form di candidatura; agevola l’estrazione delle informazioni con il CV/Resume Parsing; contribuisce a raccogliere dati sui candidati con tecniche di sentiment analysis. Inoltre, agevola la generazione e condivisione di CV anonimi tra colleghi/aziende/clienti andando incontro a processi di selezione più oggettivi e politiche aziendali più inclusive. E tanto altro. 

Nonostante la loro continua evoluzione, o forse anche a causa di questa, i software ATS continuano ad essere oggetto di critiche e scetticismo (talvolta amplificato dai timori legati all’utilizzo dell’intelligenza artificiale). Conoscere questi strumenti e comprenderne le applicazioni, il funzionamento e le potenzialità, però, è essenziale per un uso consapevole, corretto e utile della tecnologia che, lo ricordiamo, non può e non deve prescindere dal contributo dell’uomo (in questo caso, del recruiter). 

Elena Licchelli

Digital Marketing presso Inrecruiting