Définition de l’Onboarding
Souvent la confusion règne entre les recruteurs et les responsables des ressources humaines en ce qui concerne la signification de ce sujet. Cet article a pour but de fournir une définition claire au concept de l’Onboarding, en effet, ce terme anglais est souvent mal compris.
Qu’est-ce que l’Onboarding d’entreprise des nouveaux employés ?
Par Onboarding, nous faisons référence au processus successif à celui du recrutement. Il implique l’intégration du nouvel employé dans l’entreprise.
L’Onboarding est une des phases du processus de recrutement. Idéalement elle succède la phase d’attraction et d’évaluation des candidats. Durant la phase d’Onboarding, la nouvelle recrue doit acquérir toutes les connaissances et compétences nécessaires ainsi qu’apprendre les comportements à adopter pour faire partie intégrante de l’entreprise, aussi bien au niveau organisationnel qu’au niveau culturel (culture d’entreprise). C’est seulement lorsque tous ces éléments sont réunis que l’on peut dire que l’insertion des nouveaux employés a été réussie.
Quel est l’objectif de l’Onboarding des nouveaux employés ?
L’objectif stratégique de cette phase est de fournir au nouvel employé tous les instruments nécessaires pour lui permettre d’être complètement opérationnel, intégré dans l’entreprise et productif, ainsi, cela garantie de bonnes performances à venir.
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Les différences entre l’Onboarding, l’Orientation et la Formation
Souvent, dans les entreprises l’Onboarding est confondu avec l’Orientation. Mais, bien que l’orientation soit nécessaire, le processus d’Onboarding est plus complexe et, à la différence de l’orientation, peut durer beaucoup plus longtemps (jusqu’à 12 mois).
Ce concept est également différent de celui de la « Formation », même si souvent ces termes sont utilisés de manière égale. Cependant la différence est importante, comme le défini le fondateur de Experience Academy, Michel Falcon : « L’Onboarding des nouveaux employés dans l’entreprise construit les fondations de ce que le nouvel employé entendra, verra et écoutera une fois qu’il sera embauché. Souvent les entreprises confondent les concepts d’onboarding et de formation. Bien que la formation ait un rôle dans le processus d’onboarding, elle ne représente qu’une petite portion du processus, visant à construire le lien avec l’entreprise. »
Pourquoi l’Onboarding est-il important ?
L’Onboarding est d’une importance capitale pour l’organisation d’une entreprise et est étroitement lié à la thématique de la fidélisation et rétention des employés (capacité à conserver les employés talentueux dans sa société), mais également à leur engagement et performances.
Pourquoi la phase d’accueil des nouveaux employés dans les entreprises est aussi critique ?
Les données nous fournissent des idées intéressantes : selon une recherche de Wynhurst Group sur l’Onboarding, lorsqu’un employé passe à travers un processus structuré d’Onboarding, il aurait 58% de chances supplémentaires pour rester dans l’entreprise après 3 ans (rétention des employés).
Une autre étude publiée par l’Academy of Management Journal, réalisée sur 264 employés fraichement embauchés, a démontré que les premiers 90 jours sont décisifs pour construire et cimenter le rapport avec l’entreprise, les collègues et le management d’entreprise. Si le pôle directionnel et les collègues apportent leur support dès le début, alors se créera une bonne intention envers le poste et l’employé s’impliquera plus. Cela fonctionne également dans le cas contraire, s’il n’a pas de support, alors il y a plus de chances que le nouvel employé ne devienne pas productif et se démotive après peu de temps. Sur cette page il est possible de lire les résultats de l’étude.
Pour aller plus en détail, nous vous conseillons de lire également cet approfondissement sur l’Onboarding de Harvard Business Review.
Comment réaliser l’onboarding d’entreprise d’un nouvel employé?
Construire un projet d’Onboarding à succès n’est pas simple, et est très souvent sous-évaluée. Il est fondamental de définir la stratégie d’Onboarding (que faire) avant de choisir les actions et tactiques à mettre en place (comment faire).
Comment débuter ? En se posant les bonnes questions. Voici quelques exemples :
- Quand doit commencer le procédé d’Onboarding ?
- Combien de temps dure la phase d’Onboarding ?
- Quelle impression veut donner l’entreprise au nouvel employé à la fin de son premier jour de travail ?
- Que doit savoir le nouvel employé de la culture de l’entreprise ?
- Quel rôle doit avoir le département des ressources humaines dans ce processus ?
- Quel rôle auront les collègues dans ce processus ?
- Quelles métriques doit-on mesurer pour évaluer l’efficacité du projet ?
C’est seulement après avoir trouvé une réponse satisfaisante à toutes ces questions qu’il sera possible de commencer à penser à des actions à mettre en place et aux modalités des procédures pour l’Onboarding d’entreprise.
Les phases et actions du processus d’Onboarding d’entreprise des nouveaux employés
Un processus d’Onboarding peut inclure : des réunions avec l’équipe et le supérieure, formation, e-learning, vidéo. Beaucoup d’Applicant Tracking System ont intégré des fonctionnalités pour la gestion de l’Onboarding.
Il est important de considérer l’Onboarding pas seulement comme une activité de routine ou administrative. Il est important d’être conscient que tout le monde est responsable des résultats des activités de bienvenue pour les nouvelles recrues.
Font partie de cette phase :
- La rencontre et la bienvenue de la part des nouveaux collègues,
- Les informations pratiques et organisationnelles,
- Le tour des bureaux,
- Création du planning d’activités pour les premiers jours,
- Formation sur les procédures et règles de l’entreprise,
- Formation technologique sur les plateformes et instruments,
- Réunion avec les responsables et les tuteurs de l’entreprise,
- La préparation du poste de travail,
- Le badge et les identifiants d’accès,
- La définition des objectifs pour les premiers 90 jours.
Intégration entre ATS et logiciel RH pour l’Onboarding
Les projets et procédures pour donner la bienvenue et former un nouvel employé peuvent être simplifiés grâce à l’utilisation de logiciel RH spécifiques pour l’Onboarding. Ceux-ci permettent par exemple de définir les plans formatifs pour renforcer les compétences des employés fraichement recrutés et également les modalités interactives et collaboratives (réseaux sociaux de l’entreprise, forum, chat…).
L’intégration entre le logiciel de recrutement utilisé pour gérer le processus de recrutement et le logiciel RH sont fondamentaux pour l’Onboarding. L’intégration entre les divers systèmes permet de créer un passage automatique entre les données des candidats qui deviendront les données des employés à l’intérieur de la plateforme pour l’Onboarding et à l’intérieur du logiciel pour la gestion des ressources humaines choisies par l’entreprise.
Livres sur la thématique de l’Onboarding d’entreprise
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