Come costruire una talent pool efficace per non perdersi i migliori talenti

Fare recruitment al giorno d’oggi, come sappiamo, è una sfida sempre più complessa: le persone sono più esigenti nonché più attive nella ricerca di lavoro. Inoltre, rispetto al passato, non è solo l’azienda a scegliere i candidati, ma anche viceversa: le persone scelgono un posto di lavoro non solo per stipendio e benefit ma anche perché ne condividono i valori e la sua value proposition, da qui la necessità di puntare sempre più sull’employer branding.

In questo scenario, un ruolo sempre più centrale è ricoperto dalla talent pool che forse richiama alla mente la più nota swimming pool ma che con una classica piscina in realtà ha poco a che vedere.

La talent pool, detta anche candidate pool, è infatti molto efficace per non perdersi quei candidati interessanti e adatti alla tua azienda che magari, in questo momento, per i motivi più svariati, hanno tutti i numeri per essere definiti dei talenti, ma non possono ricoprire un ruolo in azienda.

Talent pool: la chiave per trovare i migliori talenti

Proviamo a dare una definizione di talent pool: è quel “luogo” o database in cui vengono “conservati” i CV dei migliori candidati che vogliono lavorare con la nostra organizzazione.

È dunque costituita da un mix di persone dalle ottime referenze, in possesso di valide soft e hard skills, ma che magari non erano la scelta giusta in quel momento, o erano quasi perfette perchè non avevano quella caratteristica che un altro candidato aveva. Ma possono farne parte anche candidati passivi ed ex dipendenti (su questo torneremo nel prossimo paragrafo).

Come si può vedere, è un “luogo” molto variegato e un vero e proprio “bacino” di candidati cui fare riferimento nel momento in cui si apre una nuova vacancy.

Perché è una chiave di volta nel mondo del recruitment? Innanzitutto perché avere un database CV simile vuol dire renderti la vita più facile. E questo perché se il cost per hire e il time to hire tendono spesso ad aumentare, va da sé che avere questo “luogo” da cui attingere prima di lanciare qualsiasi campagna di recruiting, consente di avviare l’iter di ricerca e selezione del personale in modo più agevole.

Inoltre, quanto spesso capita che un dipendente se ne vada all’improvviso? Sì, è vero c’è sempre un tempo di preavviso, ma a volte non viene rispettato o a volte non copre il tempo necessario per avviare una selezione e portarla a termine nel modo più efficace. Diciamo che in questo caso, una talent pool è una sorta di rete di sicurezza, un valido sostegno nel momento di maggiore necessità.

Chi trovare all’interno della talent pool?

All’interno della talent pool ci sono dunque candidati altamente qualificati che hanno in precedenza espresso interesse nell’entrare a far parte della tua azienda e che non hanno concluso o superato il processo di selezione. Restare in contatto con loro, mantenere un buon ricordo in modo che sia facile contattarli è possibile, però, solo se la candidate experience è stata ottima, se è stata curata in ogni dettaglio in modo che il candidato si ricordi dell’azienda e di chi ha condotto l’iter di ricerca e selezione.

Come si può dunque intuire, si trovano quelle persone che magari erano idonee per una posizione ma che poi alla fine non sono state selezionate. O perché non hanno esattamente “brillato” durante il colloquio conclusivo o perchè non è stato possibile accordarsi sullo stipendio e i tempi di inizio. Queste persone vengono chiamate negli Stati Uniti medaglie d’argento, in riferimento ai cosiddetti “secondi” che a volte perdono la loro opportunità, se così si può dire, per un soffio.

Sono poi presenti persone dal CV valido, incontrate durante eventi di recruitment come per esempio i career day universitari o fiere del lavoro oppure ex dipendenti con cui si è rimasti in rapporti piacevoli e che si “tengono d’occhio” in caso si dovesse ri-presentare l’occasione per coinvolgerli in un determinato progetto.

Ma non solo. Possiamo trovare anche tutti quei candidati passivi individuati facendo social recruiting o conosciuti in vari momenti della vita aziendale e che, come dice l’aggettivo stesso “passivo”, non stanno cercando attivamente lavoro. Ma questo non significa che non lo faranno in futuro o che non siano propensi a valutare nuove opportunità (candidati che, come sappiamo, proprio perché già impegnati e non attivi, è meglio contattare sui social e incontrare tramite un video-colloquio anziché dal vivo).

Infine, possono rientrare in una talent pool anche dei collaboratori dell’azienda da anni che, al momento di una vacancy adatta alle loro skills, potrebbero prendere in considerazione una proposta di assunzione.

L’importanza della talent pool per il recruiting

Va da sé, dunque, che costruire un pool di talenti è molto importante per chi fa recruitment, in particolare in ottica di una talent acquisition che sia attiva e proattiva. Ma è anche il modo ideale per anticipare le esigenze di un’azienda che punta a espandersi in un nuovo mercato e che, quanto prima, dovrà cercare nuovo personale che parli determinate lingue o che sia in possesso di determinate competenze. O ancora per un’azienda che sta dando vita a nuovi prodotti o nuovi servizi e che può, per questo, avere bisogno di figure differenti (che magari sono già presenti nella talent pool).

Una talent pool rientra a pieno titolo in quel recruitment che possiamo definire a lungo termine e che più che di tattica vive di strategia.

Inoltre, come dicevamo, puntare su una talent pool porta diversi vantaggi, tra questi:

• in termini di tempo: si riduce il time to hire sì, ma si risparmia anche sulla pubblicazione di annunci, sul trovare un head hunter che porti avanti la selezione e di conseguenza su tutti gli incontri, dal vivo oppure online, che tutto questo comporta.
• in termini di costi: legato direttamente al tempo c’è il cost per hire, ossia il costo per ogni selezione che, ovviamente, se prevede meno fasi e meno tempo impiegato ha un costo inferiore.
• in termini di qualità: persone che si sono già incontrate per altre posizioni, sono persone che si conoscono già, di cui si sa che tipo di percorsi hanno fatto, quali sono i loro interessi e anche come si comportano in un determinato ambito. Insomma, qualitativamente una ricerca simile parte con diversi vantaggi.

Come si costruisce una talent pool: l’approccio strategico

Ma come costruire una buona talent pool? Cosa bisogna fare? Prima di iniziare a crearla è doveroso fare un ragionamento in termini strategici, innanzitutto coinvolgendo tutto il team di recruiting. Costruire una talent pool infatti non è così facile ed è necessario che il tutto si svolga tenendo ben presenti i valori che guidano l’azienda e che devono guidare anche il meccanismo di questo tipo di talent acquisition.

La costruzione di una candidate pool, infatti, deve mettere in atto dei meccanismi di feedback che siano uguali per tutti gli HR in modo da rendere omogeneo il processo di “raccolta” dei CV dei candidati interessanti. In questo, per esempio, un ruolo importante lo gioca un software ATS, come è In-recruiting, che permette di raccogliere i dati al meglio e conservare nel modo più adatto, e più facilmente reperibile in caso di necessità, i feedback che si sono dati ai vari candidati.

I campi di azione per una talent pool efficace

Detto questo, vediamo i campi di azione e gli strumenti che ti permetteranno di creare una talent pool efficace.
Il primo passo è quello di avere degli strumenti di sourcing efficaci. Anziché puntare le tue azioni di recruitment essenzialmente sulle richieste che arrivano da parte dei candidati una volta che è stato pubblicato un job posting, punta anche su talenti che possano essere adatti per ruoli futuri.

Il sourcing è importante: se ti limiti a vedere se una persona si combina alla perfezione con quella vacancy, rischi di perderti altre qualità che questa ha da offrire. In ottica strategica, invece, questo può pagare e molto.

Ingaggia nuovamente i candidati

Chi ha già mostrato interesse per la tua azienda, sia stato un mese fa o 6 mesi fa, è una risorsa che non dovrebbe mai essere lasciata andare del tutto perché, come dicevamo sopra, è una persona che conosci già e soprattutto conosce anche te. Per questo, i feedback sul suo andamento sono molto importanti così come è altrettanto importante usare un software ATS che permetta di tenerne traccia ma anche di “ripristinarli” al momento opportuno.

Ma oltre a questo, se possibile, cerca di curare la relazione con queste risorse. Puoi interagire con quelli che ti sono rimasti impressi tramite i social, magari commentando ogni tanto i loro post su LinkedIn o su Facebook o anche mettendo un semplice like.
Le tue “attenzioni social” lusingheranno il candidato e, nel momento in cui dovessi contattarlo, potrebbe essere molto più predisposto nei tuoi confronti.

Crea una landing page ad hoc

Collegato a quanto detto sopra, cerca di tenere queste persone aggiornate sui contenuti che riguardano la tua azienda. Magari al momento del colloquio o quando devi dare un riscontro su com’è andato il processo, puoi chiedere espressamente se vogliono saperne di più sulle varie opportunità che si potrebbero aprire in futuro nella tua azienda. Oppure crea un sondaggio ad hoc per testare, a posteriori, se il loro interesse nei confronti della tua organizzazione è ancora vivo o meno.

Fatto questo, puoi creare una landing page, pagina di atterraggio, dove questi candidati possono reperire informazioni sull’andamento dell’azienda e altro ancora.

Coinvolgi studenti e neolaureati

Che tu li abbia incontrati in un career day o meno, questo può essere un buon modo per giocare d’anticipo anche se gli studenti e chi si sta per laureare di fatto non stanno cercando attivamente lavoro o, se lo fanno, cercano spesso un impiego part-time. Ragionare su queste persone ti permette di mettere in atto una strategia a lungo termine che punta sul coinvolgimento di studenti e neolaureati magari con dei post sui social media in cui si mostra com’è lavorare per la tua azienda e cosa questa può avere in serbo per loro.

Offerte di stage, contratti part-time appunto, apprendistato ma anche incontri con il CEO sono tutti modo di attrarli e portarli verso la tua talent pool.
Altrettanto importante in quest’ottica può essere un blog collegato alla career page aziendale in cui sono i dipendenti interni a raccontare cosa significa lavorare per l’azienda ma anche come questo aiuti a mantenere vive le loro passioni.

Non tralasciare gli ex dipendenti

Sì, proprio loro: gli ex dipendenti hanno un ruolo importante nella costruzione di una talent pool efficace. E questo perché anche se se ne sono andati, i vecchi dipendenti non è detto che non possano tornare indietro sui loro passi, a fronte magari di una posizione più soddisfacente rispetto a quella che hanno lasciato. Se infatti il loro allontanamento non è legato alla cultura aziendale o all’ambiente di lavoro, ma solo al ruolo che ricoprivano, può esserci l’effetto boomerang.

Puoi scoprire questo solo se gestisci al meglio le dimissioni. Cosa intendiamo?

Quando un dipendente ti comunica che vuole lasciare l’azienda, è necessario che tu ti prenda il tempo per fargli alcune domande come per esempio se prenderebbe in considerazione l’idea di tornare se ci fosse l’occasione o quale potrebbe essere proprio questa occasione giusta.

In base alle risposte che ti avrà dato, potrai inserire l’ex dipendente in un’area specifica della tua talent pool ed essere pronto a contattarlo al momento opportuno.

Punta su contenuti personalizzati

Tenere viva una talent pool vuol dire lavorare sui contenuti e sull’intento di ricerca che può animare ogni persona che si trova ad arrivare sul tuo sito, blog, social media che siano. Tutte le persone che fanno parte della talent pool hanno obiettivi e aspettative diverse e, se vuoi ingaggiarli davvero, devi personalizzare i contenuti.

Come? Magari creando tipologie di candidate persona a cui destinare determinati argomenti o, meglio ancora, lavorando con il team di comunicazione per fare un piano editoriale e un calendario editoriale che risponda alle esigenze di tutti.

Non dimenticare i dipendenti interni

Un imperativo quasi categorico che quando si parla di recruiting è necessario. I dipendenti interni sono infatti cruciali per una talent pool. Per due motivi, tra tutti.

Il primo è che anche loro potrebbero entrare in una talent pool ed essere riconsiderati per una nuova posizione che si apre, per la quale già in passato avevano manifestato interesse. Ma anche per un ruolo del tutto nuovo in cui sono richieste competenze che tu, come HR, sai che il dipendente interno possiede già.
Sono poi cruciali in ottica di referral recruiting ossia per suggerire dei candidati che possono rientrare nella talent pool. Questo perché conoscono bene l’azienda e, almeno in teoria, dovrebbero conoscere bene anche le persone che segnalano e capire fin da subito se possono adattarsi al contesto dell’organizzazione.

Social recruiting per i candidati passivi

Un altro modo di costruire una talent pool efficace è puntare sul social recruiting in particolare per scovare i cosiddetti candidati passivi da tenere all’interno di questo database speciale di CV. Sì, il social recruiting è utile anche per quelli attivi, ovviamente, ma ti consigliamo di fare attività di sourcing in particolare per questa tipologia di candidati perché è tramite la loro presenza sui social, quello che postano, condividono e il come lo fanno, che puoi capire quanto potrebbero essere predisposti a valutare altre possibilità o anche quali sono i “temi” che gli stanno più a cuore.

Usa davvero la tua talent pool

Last but not least, il consiglio più importante di tutti: non limitarti a costruire la tua talent pool, ma usala davvero. Sembra un suggerimento superfluo, ma devi far sì che una candidate pool sia il primo posto dove andare a cercare prima di avviare a tutti gli effetti il tuo iter di ricerca e selezione del personale.

Deve quasi diventare un’abitudine quella di consultarla regolarmente perché questo ti aiuterà a familiarizzare con i vari talenti presenti e a conoscerli meglio, in modo da creare una rosa di candidati valida per coprire quel posto vacante.

Come un ATS può aiutarti a costruire una talent pool

In tutto questo un software ATS ha un ruolo importante per qualsiasi tipologia di candidato tu voglia inserire all’interno della tua talent pool. È infatti grazie ad un Applicant Tracking System (ATS) come In-recruiting che puoi davvero analizzare i candidati che hai profilato in passato e inserirli in un database apposito, quel famoso bacino di persone valide di cui abbiamo già parlato.

È sempre grazie a un ATS che puoi individuarne determinate caratteristiche, raggruppare i candidati sulla base delle skills che hanno in comune, e dare dei feedback validi al momento del colloquio che potrai riprendere per costruire e valorizzare la tua talent pool.

Inoltre, potrai fare ricerche per keyword che ti aiuteranno a organizzare meglio il tuo lavoro di costruzione e utilizzo della talent pool, e inserire i profili segnalati dai dipendenti in modo veloce e organizzato.
Un software ATS ti aiuta dunque a gestire una candidate pool in modo efficace, senza perdere troppo tempo e soprattutto ti permette di valutare al meglio tutti i candidati che sono presenti per capire quanto e in che modo sono in linea con la posizione ricercata.
Senza questa gestione dei dati e un sistema che ti aiuta a organizzarli e interrogarli al meglio, la creazione e l’uso di una talent pool rischia di rimanere fine a se stesso.

Cristina Maccarrone

Giornalista, content strategist e formatrice

Siciliana trapiantata a Milano, città che ama molto come la sua terra. Giornalista, SEO copywriter, formatrice e amante del live tweeting, scrive per varie testate e blog aziendali di lavoro, risorse umane e tanto altro.
Ha scritto nel 2020 il suo primo libro “Scrivere per informare” insieme a Riccardo Esposito, edito da Flacowski e nel 2021 altri due: “L’impresa come media” e “Content marketing per eventi“.

Ama il mare, la bici, la pizza, i libri, le chiacchiere all’aperto.