Smart working e recruiting: come fare selezione a distanza anche grazie a un ATS
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Smart working e recruiting: come fare selezione a distanza anche grazie a un ATS

Che lo smart working, a volte confuso con il remote working, sia ormai la condizione preponderante per lavoratori e aziende è un dato di fatto.

Ma se spesso si parla dei lavoratori, cosa cambia invece per chi fa ricerca e selezione del personale? Come si fa recruiting in smart working? Quali sono gli aspetti cui prestare attenzione, quali risorse bisogna mettere in campo, di quali strumenti avvalersi? E come un ATS può aiutare a fare selezione a distanza? Sono tutte domande in cui proviamo a rispondere in questo articolo dedicato appunto allo smart working recruiting.

Come sta cambiando il mondo del lavoro

Prima di entrare in dettaglio, è bene fare una premessa su cosa voglia dire fare ricerca e selezione lontani dall’ufficio e in un mondo del lavoro che è profondamente cambiato.

Partiamo proprio da quest’ultimo e dalle sfide che sta affrontando e che, a cascata, ricadono su tutte le aziende.

In primis quella del coinvolgimento e della motivazione dei singoli dipendenti da remoto. Non basta infatti il lavoro a ingaggiare le persone, non bastano i compiti da portare a termine, le riunioni da fare, ma tutta quella componente sociale del pranzare insieme, incontrarsi per un caffè, fare due chiacchiere durante una pausa, andare a curiosare cosa fanno gli altri è sicuramente una grossa mancanza. Questo può incidere sul coinvolgimento dei dipendenti e sulla loro partecipazione.

Non lavorare più in maniera sincrona ma soprattutto nello stesso posto, non vedere un cenno di assenso del proprio collega, non potersi confrontare semplicemente alzandosi dalla sedia ma dover fissare per forza una riunione su Google Meet o Microsoft Teams, ad esempio, ovviamente ha il suo peso.

smart working e recruiting

Così come tra le sfide che contano in questa nuova modalità di lavorare c’è sicuramente il riuscire a fare team building anche a distanza. Pensa a tutte le attività che venivano fatte nell’epoca pre-Covid, tra gite fuori porta, attività fisiche ma anche le classiche cene o feste: sono tutte cose che servivano a conoscersi tra colleghi, a vedersi se magari si era in sedi diverse, a creare relazioni.

Ecco perché con quello che sta succedendo, è sempre più necessario focalizzarsi sulle persone, sia quelle che sono già dentro l’azienda che chi deve entrarne a far parte. Non bisogna solo chiedere a un dipendente/collaboratore di fare il suo lavoro, ma è sempre più necessario chiedersi il perché lo fa.

Tutto ciò è ovviamente importante per chi fa ricerca e selezione del personale: fare recruiting in smart working infatti non vuol dire solamente scegliere le tecnologie giuste ma anche pensare a come garantire una candidate experience che sia di forte impatto, a quali tattiche utilizzare per testare la vera motivazione del candidato, capire come fare per conoscerlo meglio e come gestire l’onboarding.

Consigli e strumenti per fare selezione a distanza

Le sfide, come vedi, non sono solo nel mondo del lavoro tout court, ma anche per chi si occupa di selezionare il personale.
Ecco dunque alcune tecniche per affrontarle al meglio insieme agli strumenti più adatti.

Sii chiaro e trasparente fin dai job posting

Non c’è cosa peggiore di pensare che, visto che il periodo è particolarmente critico, basti pubblicare un annuncio di lavoro per ricevere subito candidature immediate da parte di talenti.

Tutt’altro: proprio perché siamo in un momento di continua emergenza, in cui si mettono spesso in discussione certezze date per assodate fino al giorno prima, è bene essere chiari e trasparenti. Ossia far capire subito al candidato cosa e chi stiamo cercando.

Bisogna rendere la customer experience lineare fin dall’inizio e fare in modo che si capisca fin da subito quali potranno essere le varie mansioni, il tipo di lavoro, come sarà svolto e tutto il resto. Non dare nulla per scontato.

Per esempio, se per ora ci sono limitazioni per gli spostamenti non pensare che sia in automatico così anche per chi ti legge. Magari potrà pensare che si lavora in modalità ibrida, un po’ in ufficio o un po’ a casa.

Certo, sono tutti dettagli che possono essere chiariti in sede di colloquio, ma potrebbe essere una buona idea, già nel job posting, far capire come si svolgerà il lavoro.

Pertanto sii preciso per iniziare subito una relazione con il passo giusto.

Punta sui video job posting

Puoi inoltre considerare di utilizzare i video per le prime fasi di selezione a distanza. Prevedi, cioè, di realizzare annunci tramite questa modalità. Bisogna coinvolgere un manager, ma anche persone che in azienda fanno già quel lavoro e che non si limitino solo a raccontare cosa fanno – per quello basterebbe il classico job posting – ma come quello che fanno rende la loro vita professionale migliore.

Certo, se si lavora tutti da remoto, la sola possibilità è di fare dei videoclip tramite lo smartphone, quel che conta è che insieme a un esperto di video, diate qualche dritta per farlo al meglio.

Il video crea un rapporto più immediato e personale. E, secondo CareerBuilder, le offerte di lavoro con video ottengono il 12% di visualizzazioni in più e ricevono il 34% in più di candidature rispetto agli annunci solo testo e foto.

Crea questionari per testare le soft skill

Il remote recruiting, così viene definito nel mondo anglosassone, richiede ai recruiter uno sforzo maggiore e il guardare al di là delle competenze puramente tecniche.
Sì, è vero, c’è il video-colloquio che è la modalità perfetta per testare le soft skills, ma non è male pensare, prima di arrivare a quel punto – e ovviamente dopo che il candidato ha superato la prima fase di screening del curriculum – a dei questionari a risposta aperta.

Tra l’altro, il questionario è un doppio test: richiedendo al candidato di impiegare del tempo per scrivere le sue risposte, si capisce quanto è davvero intenzionato al lavoro. Inoltre, potrai già saggiare se ha quella che è una competenza base quasi in tutte le professioni: la capacità di scrivere in modo corretto.

Tra le altre domande, potresti domandare come sta reagendo in questa situazione stressante generata dalla pandemia. Per esempio, chiedi di descrivere una sua giornata tipo in modo da capire se trova spazio per sé e capire come si organizza.
Puoi ancora chiedergli di elencare 3 cose che ha capito in questi ultimi 7 mesi, com’è cambiato il suo lavoro, come si comporta quando il manager è assente e deve prendere una decisione. O, ancora, come si rapporta a distanza con i suoi colleghi, quali sono gli strumenti che usa per comunicare con loro e così via. Una volta che avrai queste risposte, potrai valutare se il candidato ha tutti i requisiti fondamentali per lavorare a distanza nella tua azienda.

Usa il social recruiting per farti un’idea del candidato

Il social recruiting è sempre stato importante nel mondo del recruiting. Nel remote hiring ha un ruolo ancora più cruciale specie perché in questo momento, a volte, i social media non vengono utilizzati al meglio dalle persone. I numerosi post che hanno per oggetto la pandemia e la sua gestione – sui quali non entriamo nel merito – sono un esempio di come le persone reagiscono a quello che stanno vivendo e come comunicano con il mondo. Ma non solo. Dai social emerge la resilienza delle persone, le cose che stanno imparando, le critiche costruttive, la capacità di reazione.

Oltre a LinkedIn, il consiglio è di dare un’occhiata a come si comporta il candidato su social come Facebook, Instagram e Twitter in modo da farsi un’idea anche su come sta conducendo il suo lavoro in questo momento.

Controlla la strumentazione tecnica dei candidati prima del colloquio

strumenti selezione a distanza

Mai dare per scontato che tutti abbiano attrezzature tecnologiche adeguate o che abbiano un computer con una fotocamera inclusa, per intenderci. Così come una connessione Internet stabile. Anche questi sono aspetti che devi considerare nel tuo processo di selezione e prima di organizzare il video-colloquio.

L’ideale sarebbe fare un test prima dell’incontro conoscitivo vero e proprio in modo da non generare ulteriore stress nel candidato nel momento in cui si confronta con te. In questo modo, potrai prepararti un piano B nel caso non ci dovessero essere i presupposti o far scaricare al candidato un’app per fare tutto dallo smartphone.

Utilizza al meglio i video-colloqui

Il primo consiglio è quello di non limitarti a inviare l’appuntamento sul calendario, ma di aggiungere tutti i dettagli necessari. In questo sicuramente può esserti molto utile un software ATS come In-recruiting che agevola tantissimo la selezione a distanza integrando al suo interno anche un sistema di video-colloqui live: Meetin.
In fase di pianificazione, assicurati che il candidato sia disponibile nell’orario che hai proposto. Se così non fosse, puoi intervenire di conseguenza. Prima di iniziare il video-colloquio, stabilisci tutte le tappe, comunicale al candidato e assicurati di rispettarle.

Usa la modalità video anche per chi è in azienda

Sì, sappiamo che i vari team si organizzano da sé, ma il team recruiting deve sempre fare un passo in più e proporre degli incontri virtuali che coinvolgano tutte le persone dell’azienda. L’ideale sarebbe una volta a settimana e, se un’azienda è piccola, è molto più facile organizzarlo anche dal punto di vista tecnologico.

In ogni caso, proporre un incontro una volta ogni due settimane, magari il venerdì alle 17 con un aperitivo virtuale, può essere un ulteriore modo per vedersi e avere un momento un po’ più ludico. E’ molto importante svolgere insieme tutte le attività, anche quelle non lavorative, e che sia presente anche il manager del proprio team.

Come usare l’ATS per fare recruiting a distanza

ats per selezione a distanza

Lo abbiamo accennato: un Applicant Tracking System può essere la soluzione ideale per gestire in modo più strutturato e organizzato la selezione a distanza. Ma non solo: anche per mantenere una relazione costante con i candidati e non “perderli” nel processo di selezione. Vediamo ogni aspetto in dettaglio.

Organizzazione del processo di selezione

Grazie a un software ATS come In-recruiting puoi gestire il multiposting e il fatto che un annuncio venga pubblicato su più canali.

Così come analizzare quali di questi sono più efficaci e che tipo di candidati arrivano da questo o da quel canale. In questo senso, un grande contributo viene dalla hiring pipeline che permette, in modo semplice e intuitivo, di avere un’idea chiara di come sta andando ogni fase del processo.

Grazie a essa puoi avere visione della registrazione del candidato all’annuncio, del fatto che sia stato associato all’annuncio del recruiter, che ci sia stato lo screen del suo CV per vedere se c’è effettiva corrispondenza tra le competenze che ha e quelle richieste. Inoltre tiene traccia dei candidati invitati a colloquio con degli appuntamenti che saranno programmati e visibili sul calendario dell’ATS.

Puoi ancora verificare a che punto del processo si trova il candidato, se ha ricevuto offerte per un altro lavoro, se è stato assunto o se non è risultato idoneo o ha rifiutato.
Tutto ciò è fondamentale quando si fa remote recruiting perché altrimenti il rischio è di perdere alcuni passaggi fondamentali.
Inoltre, grazie a un ATS, puoi integrare tutte le fasi del processo con le tue note, quando appunto fai social recruiting o stai cercando candidati passivi.

Comunicazione

Spesso i candidati si sentono abbandonati: hanno fatto un colloquio e non sanno com’è andata a finire. E questo in ottica di employer branding non è sicuramente un bene, anzi. Inoltre, può minare il processo di selezione qualora si voglia riconsiderare quel professionista per un altro impiego. Un ATS permette di mandare dei messaggi personalizzati in automatico, dare dei feedback e verificare che siano effettivamente arrivati.

Di recente In-recruiting ha introdotto nel software anche un sistema per la realizzazione di videoCV. Si tratta di un breve video curriculum che può essere associato al profilo del candidato e consente una valutazione più diretta e immediata della persona (proprio come succede con i video-colloqui live o in differita).

Collaborazione

Che si tratti un video-colloquio live, in differita o di un video-curriculum, è sempre bene potersi confrontare con le altre persone che fanno parte del team, ma farlo distanza è davvero difficile. Non si può vedere il video insieme, bisogna prevedere un “posto” dove commentarlo e tenere traccia di quanto si dice. Un software ATS quindi darà una forte mano al tuo lavoro di squadra, specie per la selezione a distanza. Il suo contributo è evidente anche nella gestione delle commesse, della parte della selezione affidata in outsourcing e così via.

Innovazione

Con In-recruiting e in particolare con Inda, che è una tecnologia proprietaria di Intelligenza Artificiale per l’analisi e interpretazione dei dati nata per il mondo HR, avrai una migliore gestione di tutto il processo e individuerai i migliori talenti grazie ad algoritmi di Deep Learning e Natural Language Processing (NLP).

L’Intelligenza Artificiale, lo ricordiamo, non si sostituisce al recruiter, men che meno da remoto, ma aiuta ad automatizzare processi ripetitivi, anche grazie alla sua capacità di auto-apprendere, e fa sì che il recruiter si dedichi maggiormente alla relazione, al coinvolgimento, allo scegliere in poche parole la persona giusta in base alla propria sensibilità, intuito e alla propria esperienza.