Strategie e tecniche per condurre un video-colloquio in modo efficace

Strategie e tecniche per condurre un video-colloquio in modo efficace

Se c’è forse una cosa positiva che ricorderemo della pandemia legata al Coronavirus è l’avere capito che non sempre è necessario spostarsi e macinare chilometri per incontrarsi. Né tantomeno che gli incontri – che ovviamente sono sempre auspicabili – devono essere organizzati a tutti i costi in presenza, soprattutto per quanto riguarda il mondo del lavoro. E questo vale anche per il recruiting che, mai come adesso, ha rispolverato lo strumento del video-colloquio.

Da utilizzare non solo in casi estremi come un’emergenza sanitaria ma che può essere, di fatto, un primo modo per conoscere una persona che magari ci ha incuriosito con il suo curriculum vitae, per testare le conoscenze di qualcuno che abbiamo incontrato durante un evento (in fase dunque di pre-screening) o un’ottima alternativa quando, per esempio, un’azienda si trova in una fase delicata come la ristrutturazione degli ambienti e non ha uno spazio ad hoc per un colloquio.

Cos’è un video-colloquio e perché è sempre più importante

strategie e tecniche video colloquio

Come dice la parola stessa, pertanto, è un colloquio che avviene tramite la modalità video, utilizzando una delle tante piattaforme online o avvalendosi di un software ATS (Applicant Tracking System) come In-recruiting che ha sviluppato e integra un sistema per la gestione di video-colloqui live: Meetin. Il colloquio online rappresenta un’ottima alternativa anche all’intervista telefonica perché in fase di pre-screening consente non solo di risparmiare tempo, ma anche di avere maggiori informazioni sui candidati.

Rispetto al telefono, infatti, con una video-intervista si riesce a capire qualcosa in più della persona che si ha davanti, quali sono i suoi lineamenti, come gesticola e se lo fa, si riesce ad associare un’espressione al tono della voce e a capire altri dettagli come il trucco, l’abbigliamento, il modo di prepararsi.

Anche lato candidato, una live interview può essere una buona occasione per farsi conoscere in modo più diretto e immediato rispetto a quanto scritto nel proprio CV così come può essere l’occasione per mostrare la propria capacità di sostenere un dialogo in diretta. Inoltre, saper usare una piattaforma, sapere condividere un video mentre si parla, fa capire subito se il candidato ha dimestichezza o no con alcuni strumenti online.

Il video-colloquio in differita

Quello di cui abbiamo appena parlato è il video colloquio che avviene in diretta, ma un’intervista di questo tipo può essere anche realizzata in differita. Come funziona? Visto che si tratta di un tipo di comunicazione asincrona, si chiede a un candidato di rispondere a delle domande già precompilate, magari facendosi aiutare da un chatbot che le pone al posto nostro.

Questa modalità può essere utilizzata in occasione di una campagna di recruiting online quando si vuole scremare il più possibile le tante candidature ricevute: si può per esempio far compilare un questionario a tutti i candidati -utilizzando per esempio un software ATS – e, combinando le risposte ottenute con le caratteristiche ricercate, chiedere solo a chi effettivamente è in linea di partecipare successivamente a una video-intervista. E di farlo nei momenti per lui più consoni.

Il video-colloquio in differita può essere utilizzato anche in una fase di screening più avanzata, magari chiedendo a una rosa di candidati di rispondere a domande più tecniche per scoprire quali sono le hard skill possedute.

I vantaggi di un video-colloquio

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Detto questo, quali sono i vantaggi di un video-colloquio? Di pro ce ne sono ovviamente tanti, così come c’è qualche contro.

Avvalersi di un video-colloquio vuol dire indubbbiamente ridurre i costi e i problemi connessi alla pianificazione, che sono molto inferiori rispetto a un colloquio organizzato dal vivo e invece che impiegare notevoli risorse economiche nonché umane, in questo modo si evita di prolungare notevolmente l’attività di selezione così come di impiegare più recruiter per trovare il candidato perfetto. Inoltre, il video-colloquio viene molto più incontro anche alle esigenze del candidato perché non è detto che, lato suo, tutto avvenga con l’immediatezza che ci aspetteremmo. Chi, per esempio, sta per lasciare un lavoro, parimenti redditizio, potrebbe avere bisogno di maggior tempo per decidere cosa fare. E se non glielo concediamo, rischiamo di inserire in azienda una persona che non sarà davvero convinta di volerlo fare.

Il video-colloquio consente poi una selezione più standardizzata. Cosa significa? Che con delle risposte preimpostate o in differita, si riesce a rendere più omogeneo il processo di selezione e, tramite un’intervista più strutturata di come potrebbe essere dal vivo, di valutare i vari candidati in modo equo e da più punti di vista, non solo in base al CV ma proprio in base alle loro capacità. Inoltre, i video-colloqui, se fatti come live interview, possono essere registrati – purché chiediate il consenso al candidato – o esserlo già di default se avvengono in differita.

E’ altrettanto efficace per venire incontro alle esigenze di un candidato passivo che, non cercando attivamente lavoro, magari può essere interessato a scoprire sì cosa hai da proporgli, ma non a prendere dei permessi per venire in sede o a bruciarsi l’intera pausa pranzo.

In ottica di talent acquisition, dunque, il video colloquio è uno strumento di selezione del personale molto importante per chi non cerca disperatamente un nuovo lavoro, ma non è del tutto avulso da nuove opportunità di carriera.

Proponendo a un candidato di questo tipo una video-intervista, sarà in grado di organizzare la sua giornata nel modo migliore possibile, ritagliandosi tempo e spazio per una live interview oppure per una registrazione in differita, per la quale molto probabilmente non impiegherà più di 30 minuti.

Tra gli altri vantaggi, offre una candidate experience positiva anche in ottica di employer branding e di talent attraction. Perché? Perché la video intervista mostra a chi è interessato all’azienda che questa è all’avanguardia, che sfrutta tutti i vantaggi che le tecnologie possono offrire e allo stesso tempo cerca di far sentire i candidati il più a loro agio possibile, venendo incontro alle loro esigenze.

7 consigli per condurre un video-colloquio in modo efficace

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Chiariti i vantaggi, come si fa a essere sicuri di utilizzare questo strumento in modo efficace? Ecco 7 consigli da mettere subito in pratica quando scegli la modalità del video-colloquio.

1. Inizia con le giuste domande

Il primo consiglio che ti possiamo dare è di partire con le domande giuste. Definire i quesiti che farai durante il video-colloquio è fondamentale, per questo ti consigliamo di non andare oltre le 10 domande che è il massimo cui dovresti aspirare. Anche perché abbiamo detto che un’intervista del genere serve anche a fare risparmiare tempo, se vai oltre le 10 domande, rischi di non raggiungere l’obiettivo, ma anche di “stressare” troppo i candidati.

Inoltre, se puoi, mutua le tecniche giornalistiche nella conduzione dell’intervista: avviala con una domanda facile che permette ai candidati di sentirsi a loro agio, pian piano entrerai nel dettaglio.

Piccolo tip: se puoi, aggiungi una o due domande che prevedano una risposta scritta in modo da saggiare anche la capacità di scrittura.

2. Progetta il video-colloquio senza lasciare nulla al caso

Sembrerà un consiglio banale specie per chi fa il recruiter da tanto tempo, eppure non lo è, questo perché cambiando la modalità e affidandosi al video, cambia tutto. Il video può aiutare una conversazione, ma può anche “appiattirla”. Tutto quello che viene naturale in un incontro dal vivo, in modalità video va pensato per evitare momenti di imbarazzo, per sopperire a una connessione che non va bene, a un candidato che non sa condividere lo schermo ecc…. Questo per quanto riguarda la modalità di live interview, ma a grandi linee vale anche per il colloquio in differita.

Fai in modo che la video-intervista rispetti tutte le fasi di un colloquio tradizionale a partire dall’accoglienza proseguendo con la conversazione informale cui ti accennavamo prima.

Pertanto, se stai gestendo più colloqui in diretta video nella stessa giornata e non riesci a rispettare i tempi, non lasciare il candidato in sospeso, piuttosto prevedi una waiting room, ossia una sala d’attesa con un messaggio che gli faccia capire quando si inizierà. Non è più né meno, se ci pensi, rispetto a quando accogli il tuo candidato in una stanza ad hoc offrendogli caffè e cioccolatini.

Oltre a questo, assicurati di replicare tutte le fasi di un colloquio dal vivo: presentazioni, domande e risposte, informazioni sulla posizione da ricoprire, prossime tappe.

E questo vale sia in modalità live che in differita, anzi nel secondo caso devi fare ancora più attenzione alle domande che da porre.

3. Tieni d’occhio il tempo

Il video stanca. Se hai fatto tante video-chiamate in questo periodo, tante riunioni online, te ne sarai accorto. Il tempo è lo stesso, ma per certi versi si dilata e sembra che, invece di un’ora, ne siano passate due. Ecco perché devi progettare le tempistiche in base agli obiettivi che vuoi raggiungere.

Se il colloquio è in modalità video live, stabilisci un tempo massimo e dei tempi intermedi per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato. Se il video-colloquio è in modalità asincrona, progetta il tutto in modo che il candidato rispetti tali tempistiche, anzi se è necessario fornisci indicazioni chiare in merito.

Come in un incontro one-to-one, cerca di fare in modo che non duri più di 45 minuti. Anzi l’ideale sarebbe mezz’ora.

4. Scegli una piattaforma ad hoc per il recruitment

Sì, esistono i vari Google Meet, Zoom ecc… ma se stai facendo recruitment e lo fai in modo serio, hai bisogno di una piattaforma ad hoc perché il video-colloquio è solo una parte dell’iter di selezione del personale. Prima di sceglierla fatti delle domande: svolgi per lo più colloqui singoli o di gruppo? Le interviste video preferisci realizzarle live o in differita? Hai bisogno che il candidato compili una scheda prima del video-colloquio?

Insomma, in base alle varie risposte che ti darai, dovrai scegliere la giusta piattaforma o meglio il giusto software per il recruitment. Con un ATS, per esempio, puoi agevolare la video presentazione da parte del candidato, puoi, come dicevamo prima, effettuare una pre-selezione, far compilare un sondaggio ecc… e avere tutto “nello stesso posto”.

Non pensare non sia importante perché la piattaforma è tutto. Anzi, non è niente di meno rispetto a una stanza dove fai un colloquio dal vivo: se è sciatta, disordinata, filtra poca luce, è rumorosa, non metterai certo il candidato a suo agio e gli farai capire che non hai pensato molto alle sue esigenze nel fissare questo appuntamento.

Vale anche per il “posto” dove fai il video-colloquio, ecco perché la piattaforma dev’essere non solo funzionale ma congeniale.

5. Sii chiaro e trasparente con il candidato

Ti sembrerà strano, eppure per un video-colloquio le accortezze non sono mai troppe e devi fornire al candidato delle vere istruzioni per l’uso. Non tutti i candidati hanno esperienza con i video-colloqui pertanto può essere utile allegare nella mail attraverso cui inviamo il link per il video-colloquio un’informativa su come avviene il processo di selezione, le tempistiche previste e qualche consiglio su come gestire al meglio l’intervista (provare audio e microfono, curare cosa c’è dietro le proprie spalle, avere una buona connessione online).

6. Presta attenzione al linguaggio non verbale e al “contorno”

Sì, è un consiglio che vale anche per il colloquio dal vivo, ancora di più in modalità video visto che tante cose, attraverso una videocamera, possono non balzarci subito all’occhio.

Fai attenzione al modo di gesticolare del candidato, se ti guarda negli occhi o volge lo sguardo altrove, se tende ad abbassare lo sguardo e anche a come ha posizionato la webcam. Quest’ultima cosa, insieme all’ambiente di contorno, ossia al posto della casa del candidato dove si svolge il colloquio, dicono tanto. Se l’inquadratura non è il massimo, vuol dire che il candidato non ha fatto le prove giuste, idem se ha uno sfondo inappropriato, significa che non ha preparato il campo visivo.

Inoltre, un candidato può anche collegarsi dal cellulare purché non stia sostenendo il video-colloquio, registrato o live poco importa, mentre cammina, prende i mezzi, sta tornando a casa. Questi, converrai, sono più che dettagli. Sono vere e proprie indicazioni sul suo coinvolgimento e “preparazione”.

7.  Prenditi il tuo tempo e ricavati il tuo spazio per valutare il video-colloquio

Se stai guardando la registrazione di un video-colloquio, anche tu come recruiter devi fare la tua parte. Non guardarlo mentre sei in pausa pranzo o mentre aspetti che il capo ti riceva dopo 15 minuti di attesa. Devi trovarti nelle migliori condizioni per farlo: stanza isolata o quantomeno poco rumorosa, agenda libera da impegni o tempo ricavato ad hoc (e se la tua agenda è visibile a tutto il team, segna espressamente questo impegno in modo che non ti disturbino), massimo comfort.

Anche perché è fondamentale che non ti basi sulle prime risposte che ti danno i candidati, ma che tu vada oltre. Si sa che – specie in un video-colloquio in differita – all’inizio una persona è imbarazzata e magari deve “entrare nel mood”. Esprimi dunque la tua valutazione su tutto il colloquio per intero e non fermarti solo ai primi momenti.

Prendi inoltre degli appunti, utilizzando anche il software all’interno del quale fai il video-colloquio: serviranno a te per ricordare cosa ti ha colpito e potrei condividerli con il tuo team e i manager.

Perché avere l’opzione per i video-colloqui integrata in un ATS

Come abbiamo visto, il video-colloquio è una modalità destinata a crescere anche perché introduce vantaggi non indifferenti. Bisogna però sapere come gestirla al meglio, affidandosi a una tecnologia che sia utile sia per il recruiter ma anche per il candidato.

Ecco perché se la tua azienda usa già un software ATS, può essere importante avvalersi anche dell’opzione video-colloqui che, peraltro, In-recruiting ti offre. Scegliere di effettuare i tuoi colloqui a distanza con Meetin, ti permette di organizzare sessioni live per colloqui individuali o di gruppo. Tale opzione viene incontro a tutte le tue esigenze e migliora, al tempo stesso, l’esperienza del candidato. Puoi pianificare le tue live interview, invitare candidati e colleghi a partecipare alla video-intervista collegandosi ad un semplice link e rendere dinamico l’incontro online sfruttando tutti gli strumenti offerti dal servizio: chat interna, alzata di mano, condivisione dello schermo e di video direttamente da YouTube.

In aggiunta, utilizzare una piattaforma di video-colloqui integrata nel tuo ATS ti permette di sfruttare tutti i vantaggi della gestione centralizzata: puoi gestire sia il video-colloquio che tutte le fasi di pre-selezione in un unico posto, fare il matching dei dati e poi notificare, a quelli che ritieni più interessanti, la possibilità di partecipare a una video-intervista. Si tratta di aspetti che non devi assolutamente trascurare, se opti per le interviste video, sia perché la tecnologia deve funzionare al meglio che per far sì che il candidato viva un’esperienza il più positiva possibile. Che in ottica Employer Branding, lo ribadiamo, conta tantissimo.

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