Que faut-il attendre (et ne pas attendre) de l’essai gratuit d’un ATS ?

Votre entreprise envisage de mettre en place un ATS ou de remplacer son logiciel actuel pour améliorer la gestion de ses recrutements ? Si vous êtes sur le point de faire une demande d’essai gratuit ou si vous démarrer un test gratuit, cet article vous aidera à savoir comment réussir votre essai gratuit afin de faire le bon choix.

Pourquoi mettre en place un ATS? 

Les entreprises ressemblent aux personnes qu’elles embauchent (ou embaucherons). En effet, les employées représentent le cœur de l’entreprise, ils la représentent et en deviennent les ambassadeurs. C’est pour cela qu’il est important de bien gérer le processus de recrutement afin de recruter les bonnes personnes.

Les recruteurs devraient se concentrer sur l’analyse des profils reçus et l’expérience candidat qu’ils proposent plutôt que de perdre du temps avec des tâches répétitives, fastidieuses et à faible valeur ajoutée, qui alourdissent le processus et peuvent nuire à l’expérience du candidat jusqu’à le dissuader de rejoindre l’entreprise.

Un ATS est un logiciel qui digitalise l’ensemble du processus de recrutement et qui permet de faire gagner du temps au recruteur en simplifiant considérablement son travail quotidien. Un logiciel de gestion des recrutements comme In-recruting vous permet donc de gérer simplement l’ensemble du processus de recrutement, de la création de l’offre et de sa multidiffusion, à la centralisation des candidatures, jusqu’à l’embauche et l’intégration du candidat dans l’entreprise avec pour objectif:

• La diminution des délais de recrutement
• Une gestion des différentes étapes du processus de recrutement plus efficace grâce à une totale personnalisation
• La possibilité de trouver des candidats en un rien de temps grâce à une CVthèque dynamique
• Une amélioration de votre marque employeur grâce à la construction de votre page carrière afin d’attirer plus de candidats
• L’organisation de vos stratégies de recrutement
• L’analyse de vos résultats

Il est désormais impossible d’imaginer un(e) recruteur(se) travailler de manière efficace et conforme aux obligations légales (RGPD), en utilisant seulement Excel, des boites mails ou des logiciels obsolètes. Cela est valable pour tous les recruteurs, peu importe l’entreprise pour laquelle ils travaillent: PME, multinationale ou bien cabinet de recrutement/d’intérim.

Tester gratuitement un ATS : Quels avantages ?

La mise en place d’un logiciel de recrutement est un réel investissement pour les entreprises ou les cabinets de recrutement, ce n’est donc pas un choix à prendre à la légère. Alors comment choisir le bon?

D’un point de vue pratique, lorsque vous choisissez un logiciel de recrutement, il ne faut pas s’arrêter à son apparence ou a une connaissance superficielle du logiciel, mais aller en profondeur et s’efforcer de comprendre l’ensemble des fonctionnalités disponibles. C’est l’objectif premier lors d’une démonstration ou d’un essai gratuit : connaître vos besoins et découvrir les fonctionnalités du logiciel correspondantes, afin de savoir s’il est celui qui vous convient le mieux.

Aussi, il est important de tester toutes les fonctionnalités du logiciel, c’est à dire de simuler un véritable processus de recrutement et de ne pas se contenter de publier une offre d’emploi et d’attendre de recevoir des candidatures. Comme nous le verrons dans la deuxième partie de l’article la qualité et le nombre de candidatures reçues ne dépendent pas de l’ATS.

Un ATS permet d’augmenter la visibilité de vos offres d’emploi, de centraliser les CV ou encore de gérer la pré-selection des candidats, mais pas de recevoir plus de CV ou des CV plus qualifiés. De la même manière, en prenant l’exemple d’un autre type de logiciel, si vous démarrez l’essai gratuit d’un CRM, vous ne pouvez pas vous attendre à recevoir automatiquement des leads et à conclure des contrats

Essayez donc de percevoir en priorité la facilité d’utilisation de l’ATS et surtout sa flexibilité, c’est-à-dire la possibilité de le configurer selon vos besoins. Pour choisir le bon ATS, il faut tout d’abord connaitre les besoins réels de l’entreprise et de l’équipe RH en matière de recrutement, définir quels processus doivent être optimisés, quelles fonctionnalités seraient les plus utiles (multi-diffusion, sms, entretien vidéo, Intelligence artificielle) et lesquelles pourraient également améliorer l’expérience du candidat (page carrière personnalisable, partage avec les managers, candidatures en un clic). Une fois, ces aspects identifiés, il sera plus facile d’évaluer quel logiciel de recrutement est fait pour vous.

Comment fonctionne l’essai gratuit d’un ATS?  

Effectuer un essai gratuit est un bon moyen de comprendre si l’ATS peut réellement répondre aux besoins de votre équipe RH. La possibilité d’interagir avec un consultant de manière directe, lors de la démonstration ou lors d’un essai gratuit, peut vous aider à définir vos principaux besoins puis à tester les fonctionnalités souhaitées.

In-recruiting vous permet d’essayer gratuitement et sans limites toutes ses fonctionnalités de base, les modules adaptés aux cabinet de recrutement ou d’intérim (Commande, CRM) ou encore des fonctionnalités répondant à des besoins plus spécifiques tel que la mobilité interne, les entretiens vidéos, les emails marketing par exemple. Grâce à l’aide en ligne et à la disponibilité de notre équipe support, vous pouvez exploiter pleinement ce test gratuit de 14 jours.

Cependant, les résultats obtenus en testant un logiciel ATS ne doivent pas être considérés comme définitifs ! Il est important de prendre cet aspect en considération afin de ne pas compromettre le jugement que l’on porte sur un ATS et ses performances. Outre le facteur temps, il existe plusieurs éléments qui, comme nous le verrons au cours de l’article, peuvent affecter la performance d’un ATS.

Comment un ATS peut optimiser votre processus de recrutement

Comme nous l’avons vu précédemment, il existe des raisons diverses qui poussent les entreprises à mettre en place un ATS. Un logiciel comme In-recruting permet par exemple de:

• Gérer toutes les activités de recrutement d’une manière plus organisée et centralisée ;
• Identifier rapidement les meilleurs candidats et piloter le processus de recrutement avec des actions personnalisées;
• Gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée pour le consacrer à la planification de la stratégie à long terme et a d’autres activités qui nécessitent davantage de contact humain ;
• Soutenir les recruteurs au cours de l’ensemble du processus, concernant la coordination du travail en équipe entre différents bureaux ou encore dans la gestion du recrutement externalisé (dans le cas d’agence de d’intérim ou des cabinets de recrutement);
• Optimiser la publication des offres d’emploi;
• Gérer la planification des entretiens, y compris en visio;
• Gérer les données des candidats en toute sécurité (respect de la législation RGPD);
• Améliorer la communication avec les candidats et celle entre les logiciels utilisés par l’entreprise (avec les intégrations de logiciels et d’API).

Si vous êtes en train de tester un ATS, vous vous demandez probablement pourquoi vous recevez peu de candidatures, pourquoi les CV entrants ne sont pas pertinents par rapport à votre annonce, ou même pourquoi vous n’avez pas de fonctionnalités à la carte. Tout cela ne dépend PAS non plus de l’ATS car, par exemple, la visibilité des annonces dépend d’autres facteurs tels que la qualité de votre titre de poste, la pertinence des jobboards choisis, ou encore la saturation du marché de l’emploi. C’est pourquoi, il ne faut pas juger l’essai gratuit d’un ATS en fonction du nombre de CV reçu.

7 facteurs qui ont un impact sur les performances d’un ATS

1.     Le temps  

Lorsque nous évoquons le fait que le temps affecte les performances de l’ATS, nous entendons à la fois, “depuis combien de temps nous l’utilisons “ et “depuis quand“. Dans le premier cas, l’efficacité d’un logiciel ne peut être remise en question après seulement quelques semaines d’utilisation. En effet, il est nécessaire de disposer d’une période suffisante pour maîtriser un nouveau logiciel, se familiariser avec l’interface, se l’approprier, comprendre son fonctionnement et son potentiel. Dans le second cas, les performances du logiciel de recrutement changent en fonction de la période de l’année durant laquelle il est utilisé. Nous en avons déjà parlé dans notre article: il y a des périodes plus propices que d’autres pour lancer un processus de recrutement et, par conséquent, des périodes plus propices que d’autres pour tester l’efficacité du logiciel ou obtenir de meilleurs résultats.

2.    La marque employeur  

La façon dont les gens perçoivent votre entreprise, la façon dont vous communiquez sur votre marque en termes de recrutement ou même la façon dont vous communiquez avec les candidats ou vos clients, sont autant de facteurs qui peuvent affecter, même indirectement, la performance de l’ATS. Un logiciel ne peut pas inciter les candidats à postuler à une offre d’emploi ou à changer l’opinion qu’ils ont de votre entreprise. Un ATS comme celui de In-recruting peut toutefois vous offrir des fonctionnalités utiles pour rendre l’expérience du candidat plus agréable ou améliorer votre marque employeur.

3. Le formulaire de candidature   

Il faut abandonner les formulaires de candidatures longs et complexes. Afin de recevoir plus de candidatures qualifiés, créez des formulaires de candidatures structurés et personnalisés afin de sélectionner le formulaire le plus adapté à un poste et, si possible, intégrez notre solution d’intelligence artificielle pour avoir un remplissage automatique du formulaire en question. Une fois le formulaire de candidature configuré, mettez-vous à la place d’un candidat, en simulant une candidature : vous aurez ainsi l’occasion d’évaluer le temps moyen pour postuler et de vérifier que toutes les questions soient claires et utiles.

4. La rédaction de l’annonce  

La rédaction de l’annonce peut-elle compromettre le succès du recrutement? Oui ! Il ne suffit pas de rédiger une annonce et de la publier à l’aide d’un ATS pour obtenir de nombreuses candidatures ou même pour qu’elles soient toutes en rapport avec l’annonce. Lors de la mise en ligne de l’offre d’emploi, une erreur est vite arrivée. Il est donc nécessaire de soigner la structure, la clarté du contenu et le choix des jobboards.

5. Le Contrat  

Le type de contrat proposé aux candidats aura également une incidence sur le nombre de candidatures que vous recevrez pour vos offres. Il est important de toujours inclure cette information dans la description de l’annonce.

6. Le lieu  

Nous avons parlé de l’importance du temps, de la période à laquelle vous recrutez, et de la possibilité que cela impact les performances de l’ATS. Il en va de même pour le lieu. Bien que cela puisse sembler évident, la création d’une annonce dans une grande ville n’aura pas les mêmes effets (en termes de candidatures reçues) que la même annonce publiée pour une petite ville ou il y’a peu de candidats ayant les compétences que vous recherchez.

7. La concurrence  

La concurrence peut devenir un véritable obstacle à un processus de recrutement en cours. C’est un facteur qui peut rendre vains les efforts du recruteur et qui ne peut pas être résolu immédiatement. Cependant, vous pouvez essayer d’en limiter l’impact en travaillant sur l’optimisation de votre processus de recrutement et sur l’utilisation à bon escient des fonctionnalités à votre disposition.

Voici à quoi s’attendre lors d’un essai gratuit d’un logiciel ATS. Seriez-vous prêt à l’essayer? Demandez un essai gratuit a notre équipe.

Elena Licchelli

Digital Marketing presso Inrecruiting