Recruitment Software per PMI: Guida definitiva agli ATS per Piccole e Medie Imprese

Recruitment Software: sono adatti ad una PMI? Come esperti di tecnologie di recruitment ci confrontiamo ogni giorno con recruiter di piccole medie imprese (PMI) per aiutarli a trovare i candidati adatti a lavorare nelle loro aziende. Spesso questi professionisti si trovano costretti a fare ricerca e selezione in tempi limitati e con poche risorse a disposizione. Non sempre è facile e spesso capita che ci chiedano: “…ma un software di recruitment (ATS) è adatto ad una Piccola e Media Impresa?”.

Ci fa molto piacere rispondere a questo tipo di domande perchè per noi rappresenta un’opportunità per raccontare come sia cambiato il settore del recruiting in questi ultimi anni: la recessione mondiale del 2008 ha modificato profondamente tutti i settori e le modalità di lavoro, per sopravvivere nel nuovo scenario è necessario sviluppare in breve tempo modalità di lavoro più veloci, snelle ed efficaci. E chi ha maggiore necessità di efficacia e velocità rispetto ad un recruiter o un responsabile HR di una PMI?
Alcune piccole e medie imprese esitano prima di investire in un nuovo recruitment software perchè spesso hanno delle difficoltà a quantificare da soli i benefici che possono ottenere investendo in un software capace di automatizzare i loro processi di recruitment.
Abbiamo creato questa guida per aiutare quelle Piccole e Medie Imprese (PMI) che riscontrano dei problemi nel trovare candidati validi e nel trattenerli, o che vorrebbero migliorare l’organizzazione dei loro processi di recruiting.
Ecco alcuni dei dubbi più comuni dei molti recruiter che lavorano all’interno di una PMI e si affacciano alle nuove tecnologie per il recruiting.

OBIEZIONE 1: “Usare un recruitment software è una buona idea, ma un ATS è adatto solo a grandi aziende multinazionali con risorse economiche e reparti IT in grado di garantire il supporto necessario, non per piccole medie imprese (PMI) che hanno poco personale e risorse tecniche ed economiche scarse.”
REALTA’: Tradizionalmente si credeva che gli Applicant Tracking Systems (ATS) e le diverse tecnologie HR innovative fossero destinati esclusivamente alle grandi aziende multinazionali. In realtà i cambiamenti tecnologici degli ultimi anni, ed in particolare la rivoluzione del cloud, hanno fatto sì che gli Applicant Tracking System diventassero sistemi flessibili, convenienti e adatti a gestire il recruitment anche nelle piccole e medie imprese.
Nel 2016 usare un recruitment software non è più una scelta esclusiva delle grandi aziende: oggi quasi il 60% delle PMI utilizza un Applicant Tracking System (ATS), un dato non molto lontano dalla percentuale di utilizzo nelle grandi aziende (75%). Anzi, per un recruiter di una piccola media impresa usare una piattaforma di recruitment è ancora più importante rispetto che una multinazionale: secondo i più recenti studi solo il 13% dei recruiter di una PMI valuta positivamente il proprio processo di recruiting. (Fonte: BrandonHall. “Talent Acquisition Benchmark Survey 2014”).
Come scrive l’esperto internazionale di tecnologie per il recruiting Steve Boese:

OBIEZIONE 2: “Faccio parte di una funzione HR composta da una sola persona. Non abbiamo grandi budget o esperti IT per comprare e mantenere costose infrastrutture. E certamente non ho il tempo di imparare complicate applicazioni perchè questo mi rallenterebbe ancora di più. Non sarebbe solo possibile dare in outsourcing la selezione?”
REALTA’: Purtroppo un recente studio (i4cp, 2010) dimostra come solo il 57% delle aziende che scelgono questa soluzione siano soddisfatte. Inoltre dare in outsourcing una funzione come il recruitment è molto costoso ed il ritorno sull’investimento è positivo solo nel caso di ricerche di personale molto complesse. Per una piccola e media impresa italiana è molto più utile gestire il reclutamento di figure medio-basse internamente con un recruitment software, dando eventualmente in outsourcing solo le ricerche di figure particolarmente strategiche per l’azienda e davvero complicate da trovare.

OBIEZIONE 3: “Gestisco da sempre tutto il recruitment con l’email ed Excel, non ho bisogno di un recruitment software.”
REALTA’: Excel non è uno strumento efficace per fare recruitment, anzi: in molti casi accresce enormemente il tempo necessario per chiudere una selezione, e questo può tradursi in una significativa perdita di tempo e quindi di denaro.
Anche solo 5 posizioni aperte possono attrarre più di 1.250 CV, che devono essere letti e analizzati manualmente da un recruiter. Questa è una sfida per qualunque organizzazione, ma lo è ancora di più per una PMI con 1 solo recruiter che gestisce da solo tutto il recruiting in azienda.

Un recruitment software ATS è progettato per automatizzare i processi di recruitment ed è in grado di filtrare le candidature anche del 75% (Fonte: Staff.com). Per un recruiter che lavora in una PMI questo rappresenta un’enorme semplificazione e alleggerimento del proprio lavoro.
Oggi molte Piccole e Medie Imprese utilizzano un recruitment software per velocizzare e rendere affidabili i loro processi di selezione, dal sourcing fino agli ultimi colloqui di assunzione. Anche per una PMI iniziare ad usare un ATS può portare un forte ritorno sull’investimento in breve tempo.

OBIEZIONE 4: “Reclutiamo raramente, non c’è una persona che si occupa di recruiting full time.”
REALTA’: Nonostante le PMI rappresentino l’ossatura della nostra economia generando il 67% del valore aggiunto e siano la principale fonte di occupazione per gli Italiani (occupando l’80% degli italiani) devono fronteggiare molte sfide. E’ un dato assodato che per un’azienda che vuole avere successo, avere a disposizione le migliori risorse umane è un fattore determinante. Il recruitment è importante per qualsiasi organizzazione, ma lo è ancora di più per una Piccola e Media Impresa che è costretta a massimizzare il più possibile il ritorno sui propri investimenti.
Molte aziende (il 73%) concordano nel dire che un inserimento sbagliato può risultare persino più costoso che lasciare un ruolo scoperto. (Fonte: CareerBuilder’s 2015 Candidate Behavior Study). Per le aziende multinazionali che occupano centinaia o migliaia di dipendenti è facile continuare ad avere successo anche integrando qualche dipendente improduttivo. Per le piccole e medie imprese invece la situazione è differente: ogni dipendete è determinante e un inserimento sbagliato può abbassare in maniera significativa la produttività e il fatturato complessivo dell’azienda.
Un’Applicant Tracking Systems permette di analizzare tutte le candidature utilizzando criteri obiettivi, e questo aiuta ad evitare i più comuni errori di valutazione dei recruiter (i cosiddetti “bias cognitivi”). Una volta impostati i criteri il software valuterà tutti i CV con lo stesso criterio restituendo in maniera neutrale i profili più rispondenti alla ricerca.

OBIEZIONE 5: “Non abbiamo bisogno di una pagina Lavora con noi strutturata, reclutiamo con l’email. E poi l’Employer Branding è importante solo per le multinazionali.”
REALTA’: Le statistiche mostrano come la maggioranza dei candidati preferisca inviare la propria candidatura tramite la pagina “Lavora con noi” del sito aziendale (Fonte: Potentialpark). Ed in ogni caso l’80% dei candidati usa attivamente questa sezione per cercare informazioni sull’azienda e successivamente decide se inviare oppure no la propria candidatura basandosi sulle informazioni trovate. Una gestione superficiale della pagina “Lavora con noi” può influire drasticamente sul numero delle candidature che si ricevono (Fonte: “Recruiting marketing: fad or future?”).
Le grandi aziende spesso possiedono già un brand conosciuto e riescono più facilmente ad attrarre i migliori candidati. Invece una piccola e media impresa ha spesso un nome e un brand poco noti, tutto questo rende molto complicato attrarre candidati validi. Le piattaforme di recruitment più avanzate come In-recruiting permettono anche ad una PMI di incrementare la visibilità del proprio brand grazie a diverse funzionalità: pubblicazione automatica degli annunci di lavoro nelle Job board (Multiposting), creazione facilitata di pagine Lavora con noi, integrazioni per il social recruiting e per la gestione dei referral.

OBIEZIONE 6: “Non ho tempo di imparare un altro software.”
REALTA’: A differenza dei vecchi sistemi, i software per il recruitment moderni hanno un’interfaccia intuitiva. Una volta imparati i principali rudimenti del software, in breve tempo i recruiter toccheranno con mano quanto tempo possono risparmiare utilizzando l’ATS. Un Applicant Tracking System automatizza il recruiting e il social recruiting liberando i recruiter dalla gran parte del lavoro routinario. Senza considerare il numero di CV non in linea che non bisognerà neppure leggere grazie alle funzioni di filtro automatico).

OBIEZIONE 7: “Essendo una Piccola e media impresa non abbiamo tante risorse da investire in un recruitment software.”
REALTA’: Come spesso accade la realtà può essere contro-intuitiva: si stima infatti che un recruiter, tra le attività di analisi manuale dei CV, lo screening e i colloqui con i candidati non in linea impieghi almeno 5 ore alla settimana in attività routinarie e di data entry (Icims study). E questo è ancora più vero per una piccola e media azienda: si stima che un’azienda con solo 8 dipendenti possa risparmiare fino a 9.000 euro dopo aver iniziato ad usare un recruiting software (Fonte: recruitingdaily 2014).
Continuare a gestire il reclutamento come si è sempre fatto rischia di tradursi in uno spreco significativo e continuo di risorse, ancora più grave nei casi in cui si ricerchi personale su base continuativa (come nelle ricerche di alcune figure commerciali).
Un’Applicant Tracking System rappresenta una valida soluzione per gestire il recruitment in una piccola media impresa (PMI) permettendo di filtrare i CV e identificare le candidature valide con facilità e in poco tempo. Questo garantisce un grosso risparmio, ma è solo una piccola tessera del puzzle: se si sommano le fee pagate per pubblicare gli annunci di lavoro nelle Job board a pagamento con le fee delle Agenzie di Ricerca e Selezione è facile capire come al confronto il costo di un Applicant Tracking System sia davvero modesto.
Per tutti questi motivi un’Applicant Tracking System si può rivelarsi un’efficace alleato per fare Ricerca e Selezione anche in una piccola media impresa.
In-recruiting è uno delle piattaforme di recruitment più avanzate ed in crescita in Italia. Abbiamo sviluppato un nostro recruitment software con l’obiettivo di offrire alle molte PMI una soluzione tecnologica affidabile per attrarre, selezionare e gestire i candidati in modo semplice, veloce ed economico. La nostra caratteristica distintiva è l’attenzione per tutti i nostri clienti, testimoniata dal fatto che il 95% delle aziende che ha provato In-recruiting continua ancora oggi ad utilizzarlo.
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