5 motivi perchè Excel NON funziona per il recruiting

Recentemente un recruiter mi ha scritto: “In questo momento sto utilizzando esclusivamente Excel (insieme ad Outlook) per tracciare le informazioni relative ai candidati e i CV. Sto avendo grosse difficoltà a mantenere il tutto ordinato e a trovare le informazioni dei candidati quando mi servono. Il vostro Applicant Tracking System può aiutarmi a tracciare le informazioni dei candidati e ricercarle?”

 Vogliamo cogliere l’occasione per rispondere a questa domanda e spiegare perchè Excel (usato congiuntamente all’e-mail) non sia più uno standard per il recruiting e non sia adeguato alle necessità di un recruiter moderno.

Fare recruiting con Excel (la preistoria del recruiting)

Per lungo tempo i fogli di calcolo (principalmente tramite il software Excel contenuto nella suite Microsoft Office) sono stati lo standard per la gestione dei dati in azienda. Per questo motivo anche i recruiter hanno iniziato ad abbandonare la gestione cartacea dei CV ed hanno iniziato a utilizzare i fogli di calcolo Excel e nel loro lavoro quotidiano di recruiting. Congiuntamente ad Excel venivano utilizzati gli strumenti di posta elettronica (principalmente Outlook), per gestire le comunicazioni interne al team di recruiting e quelle esterne con i candidati.

Le tabelle Excel sono uno strumento fantastico e hanno rappresentato una prima evoluzione rispetto ad una gestione completamente cartacea del recruiting, perchè rispondono abbastanza bene ad alcune esigenze base. Ma è anche giusto dire che fanno parte di un’era oramai passata: la preistoria del recruiting. Negli anni sono emersi prepotentemente i limiti dell’utilizzo di Excel per il recruiting ed è diventato evidente come ad un certo punto questo tipo di gestione crei più problemi che vantaggi, e non sia affidabile.

La nuova era del recruiting (dopo la crisi economica globale)

Ma perchè alcune aziende continuano ad usare Excel per fare recruiting? Il motivo per il quale Excel è stato utilizzato diffusamente nel recruiting è comprensibile: è uno strumento familiare, confortante e (ancora più importante) conosciuto. Il problema sorge quando un’organizzazione inizia a crescere ed il rischio di errore umano aumenta esponenzialmente.
C’è un altro elemento da prendere in considerazione: con la crisi economica mondiale il mondo del business è cambiato profondamente, e con esso anche il recruiting. Lo scenario attuale richiede modi di lavorare più veloci ed efficaci. E chi ha maggiore necessità di velocità ed efficienza rispetto ad un recruiter che lavora in una piccola e media impresa o in una multinazionale?
Possiamo dire che quando c’è stata la svolta economica, l’economia è entrata in una nuova era, e con essa sono entrati in una nuova era tutti i professionisti del recruiting. La crisi ha tagliato milioni posti di lavoro, costringendo le aziende a gestire un maggior numero di compiti con meno persone e risorse economiche a disposizione. Un recente sondaggio ha mostrato come i professionisti HR stiano sperimentando un drammatico aumento dell’80% dei livelli di stress in più (Fonte: Human Resource Executive Survey). Ed è normale: devono portare risultati con molte meno risorse a disposizione.

5 motivi per cui gestire il recruiting con Excel NON funziona

Ecco i 5 motivi principali per cui Excel non è più uno standard e perchè non può rispondere alle necessità di un recruiter moderno.

Tempo perso
Quando un’azienda supera i 10 dipendenti, ha sedi multiple e diverse vacancy aperte contemporaneamente, tracciare e analizzare i dati da fonti multiple (come i CV provenienti da diverse job board) supera le possibilità di gestione tramite Excel.
Il problema diventa ancora più critico quando bisogna cercare il profilo di un candidato tra diversi fogli Excel, tab multiple e decine di e-mail. Semplicemente troppo spesso il candidato non si riesce a trovare, oppure il tempo speso è decisamente eccessivo.
I recruiter finiscono con l’impiegare fino all’80% del loro tempo in lavoro routinario invece che impiegarlo in attività ad alto valore aggiunto. Infatti le ricerche dimostrano che “pochi HR impiegano più del 10% del loro tempo in attività a livello strategico” (Fonte: Gartside & Cutshall, 2010). Quanto può essere frustrante quando si è consapevoli di non riuscire a fare il lavoro che davvero sappiamo essere importante?

Inaccuratezza
Alcuni studi hanno mostrato come utilizzare tabelle Excel può portare a commettere errori nel 91% dei casi. (Fonte: Panko, R. 2006). Anche se per la vostra azienda il numero degli errori è decisamente inferiore, il peso che hanno può essere enorme nel momento in cui le decisioni di recruiting sono basate su questi dati.
E’ importante che i dati relativi alle persone inserite in azienda siano affidabili, altrimenti sono inutili, o peggio dannosi. L’inaccuratezza dei dati può portare ad assunzioni sbagliate, aumentato del livello di turnover, perdite economiche (secondo l’US Department of Labour and Statistics un inserimento sbagliato può costare all’azienda fino al 30% del primo anno di retribuzione).

Reportistica inefficiente
Generare dei report da tabelle Excel può richiedere diverso tempo: spesso ore, e nei peggiori casi giorni interi. E non è detto che le informazioni estrapolate da Excel siano rilevanti per le decisioni di recruiting.
Anche se si decide di investire il tempo necessario per generare un report da un foglio di calcolo Excel spesso è difficile andare oltre le analisi base, senza essere un guru di Excel (soprattutto quando bisogna generare un report in poco tempo).

Mancanza di sicurezza
Il dipartimento HR (e nello specifico quello recruiting) gestiscono un alto numero di dati sensibili. Una tabella Excel non garantisce un livello accettabile di sicurezza perchè aggrega troppi dati sensibili in un solo luogo, e questi dati sono copiabili in pochi secondi. A supporto di questa tesi, la Federal Trade Commission americana stima che il 50% dei furti di identità avvengono perchè i dati relativi ai dipendenti e ai candidati non sono tutelati adeguatamente (il 90% dei dati aziendali proviene dal dipartimento HR).
Ma il rischio va oltre: i moduli cartacei custoditi in scrivanie o i CV in file digitali custoditi in un solo luogo sono suscettibili di essere distrutti per eventi non previsti (incendi, alluvioni o altri disastri naturali).

Mancanza di uno standard
Nel settore del recruiting non esiste uno standard per creare, organizzare e analizzare i dati in fogli di calcolo Excel. Ogni recruiter utilizza le tabelle Excel per il recruiting in modo differente, usando formule, tabelle e file completamente diversi.
Il coordinamento complessivo di un team recruiting che usa Excel può diventare veramente complicato, anche quando le tabelle sono ottimamente organizzate. Per non parlare di quando il responsabile HR che ha progettato tutto il sistema cambia azienda: nel momento in cui un altro professionista lo sostituirà potrebbe comprendere presto che decodificare tutta l’organizzazione dei dati è un compito quasi impossibile.

Quanto ti sta costando usare Excel per il recruiting?

Utilizzare Excel per il recruiting potrebbe farti sprecare tempo prezioso, bruciando soldi e opportunità. Inoltre la perdita di dati sensibili potrebbe costare alla tua azienda diverse migliaia di dollari.
Se sei tra i recruiter che stanno sperimentando qualche difficoltà nell’organizzare al meglio le loro attività di recruiting con Excel e l’e-mail, allora dovresti sapere che esiste una soluzione per aiutarti a gestire al meglio le tue responsabilità. La risposta è utilizzare uno strumento dedicato al recruiting, un recruiting software (tecnicamente un Applicant Tracking System o ATS).
Un’azienda potrebbe risparmiare migliaia di dollari iniziando ad utilizzare un recruiting software, poiché in questo modo ha la possibilità di tagliare diversi costi amministrativi, permettendo ai recruiter di focalizzarsi in attività a reale valore aggiunto: ossia scegliere il candidato migliore nel minor tempo possibile.

Come mandare in pensione Excel ed iniziare ad usare un ATS per il recruiting

In azienda è comune utilizzare dei software dedicati per supportare la forza vendita (CRM), per la collaborazione interna (Slack) e per supportare il reparto marketing (Soluzioni di Marketing Automation), ma ancora troppo spesso il reparto Recruiting gestisce le operazioni quotidiane attraverso l’utilizzo incrociato di tabelle Excel e Outlook. Gli Applicant Tracking System sono utilizzati già a partire dai primi anni ‘90. Inizialmente erano adatti solamente alle grandi multinazionali, ma oggi sono utilizzati sempre più diffusamente anche da PMI interessate ad ottimizzare i loro processi di recruiting.

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IN SINTESI: un Applicant Tracking System mette insieme la pubblicazione e condivisione degli annunci di lavoro (Multiposting) con la possibilità di tracciare le candidature, la possibilità di costruire delle shortlist di candidati, programmare colloqui di selezione e chiudere le ricerche. Un ATS dovrebbe permetterti di navigare tra i profili dei candidati, confrontarli e permetterti di lavorare e collaborare con il tuo recruiting team in una piattaforma che tiene traccia delle tue note, delle comunicazioni, dei feedback, delle programmazioni e delle metriche in un solo luogo. Le informazioni sono inserite direttamente dai candidati, così puoi utilizzare il tuo tempo in modo migliore.

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Di seguito una tabella comparativa che illustra le principali differenze tra le funzionalità di un ATS, confrontato con quelle di Excel e dell’e-mail.

Non è più necessario cercare per ore le informazioni, quando hai bisogno di accedere al profilo di un candidato puoi farlo istantaneamente senza dover lasciare la tua scrivania, e senza dover cercare disperatamente all’interno di file Excel chilometrici. Se lavori in team, tutti i tuoi collaboratori possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno, interagendo con note e liberandosi delle mille comunicazioni via mail.
Utilizzando un Applicant Tracking System di ultima generazione non c’è nessun software o hardware costoso da comprare (il sistema è web based). Non c’è neppure necessità del supporto di un dipartimento IT. E ancora meglio, non è necessario nessun lungo e complicato percorso di formazione per imparare ad utilizzare il recruiting software.
Molti recruiter, dopo aver provato un ATS moderno come In-recruiting per 14 giorni, ci chiamano per dirci “pensavo che usare un recruiting software fosse una buona idea… ora invece sono convinto che sia indispensabile per chiunque faccia recruiting.”

#BuonRecruiting!