Kanban: come cambia il modo di vedere i candidati

Sono tanti i fattori che possono ostacolare lo svolgimento del processo di ricerca e selezione. Alcuni sono facilmente individuabili e legati a fattori esterni (pochi CV ricevuti, candidature non in linea con l’annuncio, ecc.), altri sono relativi all’organizzazione del lavoro di recruiting. Legato ad una gestione più agile del processo di selezione, il metodo Kanban cambia il modo di vedere i candidati anche all’interno di In-recruiting. Cerchiamo di capire, quindi, cos’è il metodo Kanban, come si applica al processo di ricerca e selezione e come funziona la Kanban Board di In-recruiting.

Origine, definizione e applicazioni del metodo Kanban

Come molti sapranno, il metodo Kanban ha origini giapponesi. Il termine, composto dalle sillabe kan e ban che letteralmente significa “carta segnale” ovvero “cartellino” o “scheda”, compare in Giappone intorno agli anni ’40 in un contesto industriale, più precisamente dedicato alla produzione automotive. Il concetto è, da allora, legato alla famosa casa automobilistica Toyota che mise a punto questo metodo per migliorare l’efficienza del proprio modello di produzione aziendale.

Originariamente utilizzato per gestire la portata e disponibilità dei materiali di produzione, questo sistema ha trovato una più ampia applicazione anche in altri settori. Facendo leva sul concetto di ottimizzazione del lavoro, il sistema Kanban è stato introdotto nel mondo informatico e dello sviluppo dei software per favorire una gestione più agile e flessibile dei processi di lavoro. Per questo, il metodo Kanban è oggi uno dei sistemi portanti della filosofia ‘Agile’ e tra i più conosciuti del Project Management.

Come è fatto e come funziona un sistema a Kanban?

Si tratta di un sistema attualmente molto utilizzato per gestire i flussi di lavoro. Il suo elemento distintivo è la Kanban Board, una bacheca (lavagna) generalmente divisa in colonne, ognuna delle quali è dedicata ad uno specifico processo o momento dell’iter lavorativo. L’intera lavagna, che può essere fisica o digitale, viene condivisa con tutto il team di lavoro e mette in luce i task da svolgere, quelli in fase di esecuzione e infine quelli risolti, dando una panoramica completa “a colpo d’occhio” e sempre aggiornata dello stato del lavoro. Ad ogni task viene dedicata una scheda (card) che viene fatta avanzare all’interno della Kanban Board fino a quando il compito non risulta effettivamente completato.

Il metodo Kanban nel processo di ricerca e selezione

L’idea di poter organizzare in maniera strutturata un processo o le diverse fasi di lavorazione di un progetto ha fatto sì che questo metodo si potesse applicare anche ad altri ambiti come, ad esempio, quello della gestione del personale. Quello Kanban rientra, quindi, a pieno titolo tra i metodi tipici di una forma di gestione del recruiting definita Agile Recruitment.

Una panoramica del lavoro di ricerca e selezione più completa, chiara e strutturata consente ai team HR di non perdere di vista gli obiettivi, individuare i colli di bottiglia del processo di recruiting e aumentare l’efficienza e produttività del proprio team.

La visualizzazione Kanban nell’ATS In-recruiting

Il recente rilascio della nuova Hiring Pipeline di In-recruiting, il sistema per tracciare l’avanzamento del candidato lungo il processo di selezione direttamente dall’ATS, ha offerto ai recruiter la possibilità di monitorare anche a livello visivo l’andamento e lo stato della selezione. L’introduzione di questa nuova funzionalità si accompagna alla nuova vista Kanban (Kanban Board) che ha contribuito a rendere più moderna l’interfaccia grafica e usabile il servizio.

Oltre a facilitare l’analisi e la gestione del processo di selezione, la nuova modalità di visualizzazione Kanban dei candidati registrati ad un annuncio può essere adottata in ogni momento e in alternativa a quella precedente. Sarà sufficiente effettuare uno switch per abilitare l’una o l’altra, a seconda che si voglia porre il focus sul candidato o sullo stato annuncio.

A differenza della vista standard tabellare che mette in evidenza i candidati registrati ad un annuncio sottoforma di elenco (lista), la nuova Kanban Board permette ai recruiter di strutturare l’intera pipeline delle candidature e visualizzare le schede dei candidati sotto la loro specifica categoria. Se nella vista classica, quindi, ad ogni candidato era associata un’etichetta “stato annuncio” che poteva essere impostata o modificata da un menù a tendina, adesso le schede dei candidati possono essere trascinate all’interno della Hiring Pipeline e spostate facilmente tra le varie categorie (stati annuncio).

I vantaggi del Kanban per il recruiter

Come abbiamo visto, applicare il metodo Kanban al processo di ricerca e selezione è molto utile perché consente ai recruiter di gestire in modo più efficace il processo di ricerca. Il metodo Kanban consente agli HR Manager di avere una panoramica completa sia del processo di selezione che del lavoro svolto dal team HR. Non sarà necessario andare alla ricerca di aggiornamenti tra le varie pagine e schede di lavoro, bensì sarà sufficiente monitorare l’andamento della pipeline condivisa.

Oltre a questo, vediamo nel dettaglio i principali vantaggi:

• Avere una visuale completa dell’intero processo di selezione
• Monitorare progressi, quantificare risultativi, intercettare colli di bottiglia
• Non perdere di vista i traguardi da raggiungere
• Adottare un modello di lavoro più organizzato
• Lavorare per obiettivi
• Verificare gli aggiornamenti continui
• Rendere il processo più strutturato ma anche più fluido
• Semplificare lo svolgimento di alcune attività
• Risparmiare tempo

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Elena Licchelli

Digital Marketing presso Inrecruiting