Hiring manager: chi è, cosa fa e che ruolo ha in azienda
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Hiring manager: chi è, cosa fa e che ruolo ha in azienda

Nel mondo della ricerca e selezione del personale gravitano diverse figure. Tra queste, una di particolare rilievo, sebbene poco conosciuta, è quella dell’hiring manager, ovvero il/la responsabile delle assunzioni.

In pratica, non un semplice selezionatore, ma una figura che ha tantissimi “cappelli” e che, come tale, non può mancare in un processo di assunzione. Cerchiamo di capire meglio chi è, cosa fa, quali competenze deve avere, la differenza con il recruiter, quali strumenti usa nel suo lavoro.

SOMMARIO

Chi è l’hiring manager e il significato di questo ruolo

L’hiring manager, o responsabile delle assunzioni, è la persona che risponde dell’andamento di un’assunzione. Si tratta quindi di un professionista cui spetta l’ultima parola all’interno di un processo di recruiting e selezione del personale.

L’hiring manager collabora a stretto contatto con i recruiter e i dipartimenti HR per definire i requisiti della posizione ricercata, condurre i colloqui e prendere la decisione finale di assunzione. Il suo ruolo non si esaurisce con l’inserimento della persona assunta, ma prosegue nel verificare l’andamento del processo di onboarding. Possiamo dire che un hiring manager è quindi supervisore e mentore di chi è appena stato assunto. 

Questo significa che, se un’assunzione non va come previsto, è l’hiring manager a doverne rispondere direttamente e deve indagare per capire cosa non è andato come ci si aspettava. Quando si parla di responsabilità nelle assunzioni, infatti, bisogna ricordare che si fa riferimento al risultato (la persona che viene assunta), non al processo (il percorso fino all’assunzione).

Vediamo ancora più in dettaglio cosa fa l’hiring manager e quali sono le sue responsabilità.

Cosa fa l’hiring manager

L’hiring manager svolge diverse funzioni:

  • identifica le esigenze di personale per una posizione nuova o esistente e attua, quindi, un monitoraggio continuo delle necessità delle aziende;
  • chiede e ottiene le approvazioni necessarie dai responsabili del reparto e dell’azienda per aprire una richiesta di lavoro;
  • crea una job description accurata e dettagliata per attirare i candidati migliori. Descrizione che sarà utilizzata dai selezionatori come modello per valutare le competenze e le qualifiche dei potenziali candidati;
  • definisce i ruoli e le responsabilità del team di assunzione e coordina il team;
  • collabora con il team di employer branding, vale a dire con HR e marketing, per svolgere un ruolo attivo nel migliorare il brand aziendale e attivare determinate strategie;
  • definisce le aspettative per il processo di colloquio;
  • si pone come punto di riferimento del processo e assume il ruolo di “intervistatore principale” nei colloqui successivi (o di valutazione finale). L’hiring manager spesso conduce il colloquio dopo che il candidato ha superato lo screening iniziale;
  • diffonde internamente le nuove opportunità di lavoro e cerca di capire se ci sono segnalazioni da parte dei dipendenti e/o dei colleghi;
  • esamina i risultati dei colloqui con il team di recruiting per garantire, così, una valutazione completa;
  • contribuisce alla decisione finale di assunzione;
  • comunica al selezionatore se la posizione verrà ritirata;
  • collabora con le risorse umane per determinare la retribuzione della persona che si vuole assumere e prevedere eventuali benefit. 

Quali competenze deve avere un hiring manager?

Un ruolo così trasversale richiede competenze altrettanto trasversali. Ecco le principali.

Capacità di comunicare: saper comunicare con gli altri, sia dal vivo che per iscritto è fondamentale per un hiring manager. Tale skill può servire sia quando bisogna mandare un’email dopo il colloquio e formalizzare un’offerta ma, ancor prima, quando si fa il primo colloquio. Pertanto sono necessarie capacità di buona scrittura e di comunicazione orale chiara, precisa e puntuale. Altrettanto importante è saper essere empatici.

Capacità di giudizio: gli hiring manager prendono, come abbiamo visto, delle decisioni importanti durante il processo di assunzione. Una buona capacità di giudizio implica il saper valutare in modo accurato e sostanziale i potenziali candidati in modo da poter scegliere quello che meglio si adatta alle esigenze della posizione.

Gestione del tempo: nel caso di posizioni particolarmente ambite, l’hiring manager può avere bisogno di incontrare molti candidati, attività che, tra le altre, richiede tanta accuratezza. Ecco perché è importante sapere gestire il proprio tempo, sia per completare il processo di selezione in modo efficace che per evitare di finire in burnout.

Capacità di lavorare in squadra: spesso il processo di assunzione prevede la consulenza di più membri dell’azienda e il supporto di un team di recruiting interno o di consulenti esterni. Spetta all’hiring manager facilitare una comunicazione aperta ed efficace tra i membri del team e tutte le persone coinvolte per valutare i candidati e trovare quelli migliori.

Negoziazione: dopo aver scelto la persona per la posizione da ricoprire, l’hiring manager partecipa o guida le trattative commerciali. Ciò si traduce nella necessità di avere grandi doti di negoziazione per riuscire a fare il bene dell’azienda e rendere soddisfatta la persona da assumere. Sottovalutare quest’ultimo punto potrebbe portare delusione e frustrazione nella persona assunta e quindi la possibilità che lasci il lavoro.

Capacità di adattamento: in ambienti di lavoro in continua evoluzione, un hiring manager deve essere in grado di gestire priorità, tecnologie e dinamiche di squadra in continuo cambiamento. Ciò include l’adattamento alle evoluzioni del mercato del lavoro, ai cambiamenti organizzativi e dei ruoli lavorativi. Per esempio, deve tenersi informato sulle tendenze emergenti del settore e incorporare queste conoscenze nelle descrizioni delle mansioni e nelle strategie di assunzione.

Problem solving: l’hiring manager deve avere una forte capacità di risoluzione dei problemi per affrontare questioni come difficoltà nella comunicazione, la coesione del team e la collaborazione e, ad esempio, le differenze di fuso orario. Il pensiero critico e la capacità di ragionare in modo autonomo possono consentire di trovare rapidamente soluzioni efficaci. L’impegno in regolari sessioni di brainstorming di gruppo o in workshop di problem solving può affinare queste capacità.

Esperienza nel settore: per sostenere dei colloqui adeguati con i candidati e valutare le loro competenze al meglio, un hiring manager deve conoscere bene il settore in cui opera l’azienda. Una panoramica dell’area, delle figure professionali e delle competenze principali è quindi fondamentale per svolgere il proprio lavoro e coordinare il team.

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Differenza tra hiring manager e recruiter

Nei contesti aziendali più grandi, con team HR più strutturati, è più facile imbattersi nella figura del recruiter e dell’hiring manager. Spesso si tende a confonderli, ma i due ruoli sono molto diversi e nessuno dei due sostituisce l’altro. Si tratta infatti di figure complementari.

I recruiter si occupano di creare un pool di candidati qualificati per una determinata posizione, gli hiring manager hanno il compito di individuare e assumere la persona più qualificata tra quelle coinvolte. In caso ciò non avvenisse, l’hiring manager ha il compito di informare il recruiter affinchè possa riavviare la ricerca e trovare una nuova rosa di candidati.
Oltre a individuare i candidati, gli hiring manager rappresentano un punto di contatto tra i candidati e l’organizzazione, soprattutto durante le trattative contrattuali.

Vediamo in sintesi le principali differenze.

Recruiter

  • lavora su più posizioni aperte in diversi dipartimenti;
  • ricerca candidati per ruoli aperti e distribuisce le offerte di lavoro;
  • seleziona i candidati migliori;
  • conduce colloqui di pre-selezione;
  • valuta i candidati principalmente per competenze generali e affinità culturale;
  • comunica la decisione finale sull’assunzione.

Hiring Manager

  • determina le esigenze di assunzione e crea una descrizione del lavoro;
  • esamina i candidati preselezionati;
  • conduce i colloqui finali;
  • si concentra maggiormente sull’idoneità del candidato per il ruolo specifico e il team;
  • prende la decisione finale sull’assunzione;
  • ha un ruolo attivo nella definizione di RAL e benefit.

Perché l’azienda ha bisogno sia del recruiter che dell’hiring manager?

Una solida relazione tra recruiter e hiring manager è essenziale per garantire che ognuno conosca le proprie responsabilità, che il processo di selezione sia fluido per tutti i soggetti coinvolti e che la persona giusta venga assunta per il ruolo giusto.

Di seguito alcuni vantaggi che comporta questa relazione quando è solida.

Processo di selezione più efficace e rapido

Recruiter e hiring manager lavorano in sinergia per ottimizzare il time to hire senza compromettere la qualità delle assunzioni. Una collaborazione fluida garantisce tempi più rapidi e una selezione più mirata.

Qualità dei candidati più elevata

Un recruiter che comprende a fondo le esigenze dell’hiring manager saprà individuare i talenti giusti, riducendo il mismatch tra ruolo e candidato. Ciò porta a selezioni più precise e a un team più performante.

Migliore candidate experience

Un processo di selezione organizzato, con comunicazioni chiare e tempi ridotti, migliora la candidate experience. Questo riduce il rischio che i migliori talenti scelgano la concorrenza a causa di ritardi o incertezze nel processo.

Riduzione del turnover dei nuovi assunti

Quando recruiter e hiring manager sono allineati sulla scelta del candidato ideale, l’inserimento in azienda è più efficace e aumenta la retention. Un matching accurato riduce il turnover e migliora la stabilità organizzativa.

Risoluzione più rapida delle criticità

Una relazione di fiducia tra recruiter e hiring manager permette di affrontare eventuali ostacoli (come un basso numero di candidature qualificate o aspettative mal allineate) in modo più agile e strategico, evitando ritardi o decisioni affrettate.

Per gli HR, investire nel rafforzare la collaborazione tra recruiter e hiring manager non è solo una buona pratica, ma una strategia vincente per attrarre, selezionare e trattenere i migliori talenti.