Cos’è l’RPO e i vantaggi di esternalizzare un processo di selezione

Cos’è l’RPO e i vantaggi di esternalizzare un processo di selezione

Cercare le risorse, attrarre e gestire talenti e farlo in modo veloce se non tempestivo, possibilmente economico, ma soprattutto efficace, è uno degli aspetti più importanti per la funzione HR di un’azienda, qualunque sia la sua dimensione. Per venire incontro a questa esigenza è nato quello che viene definito, con un acronimo, RPO, che sta per Recruitment Process Outsourcing.

Tre parole inglesi con cui si intende quel processo attraverso cui le attività di ricerca e selezione di dipendenti diretti all’interno di un’azienda vengono esternalizzate, affidate cioè ad agenzie per il lavoro o altri provider che, in sinergia con l’impresa, portano avanti l’intero processo di recruitment. Processo che prende il via non appena, all’interno dell’azienda, vengono identificate le nuove posizioni lavorative da ricoprire. Un processo che, senza un RPO, sarebbe stato o dovrebbe essere gestito dall’azienda in tutte le sue fasi.

Le attività di un RPO

Affidarsi a un RPO, pertanto, può voler dire esternalizzare l’intero processo o solo alcune fasi del processo di recruitment.
L’attività di RPO infatti può riguardare:

  • la definizione della job description per individuare le hard e soft skills che deve avere un candidato (requisition)
  • l’analisi di settore e l’individuazione dei canali di reclutamento per raggiungere i potenziali candidati e attrarli verso l’azienda e la posizione ricercata (talent attraction e sourcing)
  • individuazione dei candidati più in linea con il profilo ricercato, analisi delle loro competenze, della motivazione, ma anche delle aspettative e delle potenzialità (screening). In questa fase è altrettanto importante la gestione dei rapporti con i candidati: tra gli errori più comuni nel processo di ricerca e selezione del personale c’è il mancato feedback da parte dell’azienda.
  • individuazione di quella rosa di candidati che sarà poi selezionata in sinergia con l’azienda o dall’azienda stessa (selection)
  • offerta di lavoro e inserimento del candidato all’interno del contesto aziendale. Ultima fase del processo ma non per questo meno importante. Gestire l’onboarding vuol dire impostare attività formative e di inserimento all’interno del team che devono essere portate avanti con un neoassunto affinché possa essere pienamente operativo.

Si tratta, in ogni caso, di un modus operandi che per l’impresa significa una cosa tra tutte: potere puntare sempre di più sul proprio core business e allo stesso tempo implementare attività strategiche che la possano proiettare sempre più in avanti.

I vantaggi di esternalizzare il processo di recruiting

Ma i vantaggi di esternalizzare un processo di recruiting sono molti altri.
Per esempio grazie a un RPO si riesce:

  • a ridurre il time to hire, il tempo cioè che si impiega nel coprire le posizioni, velocizzando tutto il processo. E considerando che, come dice Glassdoor, l’Italia ha una media di 36 giorni per portare a termine tutto l’iter, contro per esempio i 27,5 del Regno Unito, è un aspetto tutt’altro che trascurabile;
  • di conseguenza ad aumentare il cosiddetto fill rate ossia il tasso di copertura delle posizioni;
  • a ridurre il costo per ogni posizione coperta (cost to hire);
  • a migliorare la qualità e l’efficienza del processo attraverso l’identificazione, in modo più chiaro e oggettivo dei KPI misurabili (dove KPI sta per Key Performance Indicator)
  • identificare un network più ampio di potenziali candidati;
  • a far sì che ci sia un maggiore allineamento tra la talent strategy e la business strategy
    ad aumentare l’employer branding ma anche la corporate reputation;
  • a liberare le energie e le risorse che vengono investite in attività operative e, come dicevamo sopra, a puntare su attività più strategiche.

RPO i vantaggi per il recruiting

Perché un ATS può essere al servizio di un RPO e migliorare tutto il processo

In tutto questo il valore aggiunto può essere affidarsi a un ATS (Applicant Tracking System) che faccia sì che l’intero processo di RPO diventi più performante in termini di risultati sia verso il cliente che per il raggiungimento dei KPI.

Un ATS, come In-recruiting, infatti permette una collaborazione più fluida tra azienda e cliente durante l’esternalizzazione di tutte o alcune delle fasi dell’iter di ricerca e selezione del personale.
Inoltre, un software ATS, libero e adattabile a seconda delle esigenze dell’azienda ma soprattutto del tipo di ricerca che si sta portando avanti, permette di ottimizzare tutto il processo e di evitare che “si faccia come si è fatto sempre”, magari raggiungendo non tutti i risultati sperati.
Anche perché, lo sappiamo, trovare le migliori risorse da inserire in un contesto lavorativo già strutturato è tutt’altro che facile.

Vediamo ancora più nel dettaglio come un ATS può migliorare l’outsourcing.

Agevolare la collaborazione tra agenzia e azienda

Un software ATS in un processo di RPO permette una gestione collaborativa in ogni sua fase e questo grazie al fatto che si tratta di uno strumento pronto all’uso e intuitivo, integrabile con software di terze parti e, cosa tutt’altro che trascurabile, dal 25 maggio del 2018, GDPR compliant.

Una garanzia per la gestione e il trattamento dei dati sia per l’azienda che per i candidati. Un software ATS è inoltre scalabile: vale a dire che si adatta di volta in volta in base alle esigenze dei clienti in termini di volumi di ricerche e non solo. È pertanto altamente personalizzabile.

Ricerca dei candidati migliori nel minor tempo possibile

Qual è il problema di un recruiter? Se lo sei, sicuramente dirai “Il tempo”. Spesso le aziende hanno le idee chiare sulla posizione da ricoprire, ma non su quanto l’iter di selezione richieda tempo e attenzione.
Grazie a un ATS pensato proprio per l’RPO potrai per esempio creare una career page che sia integrata con il sito del cliente. E questo è un aspetto tutt’altro che trascurabile: capita, infatti, spesso che un annuncio sia presente su LinkedIn e non sul sito dell’azienda il che, agli occhi del candidato, può generare magari delle perplessità sul fatto che la posizione sia effettivamente ricercata.
A livello comunicativo, inoltre, avere un annuncio su determinati canali e anche sulla pagina “lavora con noi” dà l’idea di maggiore coerenza da parte dell’azienda pertanto un tassello in più per costruire o migliorare la corporate reputation.

Alcune altre funzionalità importanti di un ATS per l’RPO sono lo screening dei CV automatico, il multiposting degli annunci di lavoro su differenti canali, le schede di valutazione condivise. Tutte attività che permettono non solo di ridurre il time-consuming ma anche all’azienda di avere maggiore consapevolezza e partecipazione all’iter di selezione.

Automatizzare il flusso di lavoro

Un software ATS permette, inoltre, di automatizzare il flusso di lavoro. Come accennavamo, uno dei suoi aspetti è proprio la flessibilità il che fa sì che si possano portare avanti i vari step di selezione in base al flusso di lavoro desiderato.

Per fare un esempio: grazie a un ATS si possono gestire al meglio i rifiuti da parte dei candidati, aspetto che molto spesso è trascurato o addirittura bypassato e invece è un pezzo fondamentale di tutto l’iter di selezione. Con un ATS si riesce pertanto ad abbinare il motivo del rifiuto all’aggiornamento della scheda sul candidato. Questo permette di migliorare il database e successivamente di analizzare perché il candidato ha rifiutato l’offerta, andando a ottimizzare ancora una volta tutto il processo di selezione.

Oltre ai rifiuti, grazie all’ATS e a una library dedicata proprio alla comunicazione con il candidato, si riesce ad aggiornarlo in maniera costante in base sul processo di selezione. Si può per esempio dare un riscontro sulla candidatura, un aggiornamento sull’iter di selezione e così via. Tutte azioni che permettono una maggiore fidelizzazione nei confronti dell’azienda e in ottica di corporate branding.

Nel processo di automatizzazione è possibile per esempio includere domande di pre-screening che aiutano tantissimo quando ci sono alti volumi di richieste di selezione del personale. Una domanda fatta prima dello screening del CV permette di filtrare i candidati che non soddisfano i minimi requisiti richiesti per il ruolo che si sta cercando.

Monitorare costantemente il processo di selezione

Infine, aspetto tutt’altro che secondario visto che in un progetto di RPO il controllo è fondamentale, affidarsi a un ATS permette di monitorare costantemente le metriche più importanti del processo (time to hire, cost to hire ecc…), di analizzarle in ogni fase e di creare dei report che permettono sia al provider dell’RPO che all’azienda di capire come sta performando la selezione e se si sta andando nella direzione desiderata.

Alla luce di questo, è facile intuire come sia per un’azienda che per un provider di RPO, affidarsi a un software ATS permetta di raggiungere più facilmente e proficuamente il risultato.

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