Onboarding: come tenersi stretti i talenti e rispondere ai bisogni e necessità del personale neo-assunto con un software per l’onboarding

Onboarding: come tenersi stretti i talenti e rispondere ai bisogni e necessità del personale neo-assunto con un software per l’onboarding

Cosa accade a valle del processo di recruiting? Siamo certi che la fase critica venga superata con la selezione e l’assunzione del talento migliore? Un software per l’onboarding può aiutarti a rispondere alle necessità legate alla gestione del personale neo-assunto, guidarlo, accoglierlo, formarlo perché sia pienamente operativo nel minor tempo possibile.

Oggi siamo ospiti di In-recruiting, nostro partner tecnologico in ambito HR. Insieme condividiamo la passione per lo sviluppo di soluzioni applicative a supporto delle risorse umane nelle diverse fasi di selezione, gestione, training e formazione.

A monte del processo di recruiting c’è… In-recruiting. E a valle, cosa c’è?

Ci sono i neo-assunti, che si trovano immersi in un contesto nuovo, circondati da persone che non conoscono e con cui si relazioneranno quotidianamente per raggiungere determinati obiettivi. Dovranno dimostrare ai propri superiori di essere stati la scelta migliore possibile, dovranno produrre risultati quanto prima, assimilare valori aziendali, comprendere le esigenze del lavoro e le specifiche richieste legate al proprio ruolo.
L’abilità di circondarsi di dipendenti e collaboratori attivi a distanza di poco tempo dall’assunzione può davvero fare la differenza nella buona riuscita di un processo di recruiting. A partire dal primo giorno lavorativo, l’azienda deve dimostrare capacità di coordinamento nelle attività ordinarie (set up tecnologico, formazione su policy e procedure) e in quelle extra-ordinarie (training). Il senso di urgenza deve fare i conti con il dovere di equipaggiare il dipendente in modo adeguato.

– Identificare un team con ruoli specifici e responsabilità
– Stabilire le tempistiche di orientamento
– Programmare la formazione in aula e virtuale
– Identificare gap nell’efficienza organizzativa e formativa
– Dimostrare capacità di leadership
– Definire aspettative di performance…

… sono solo alcune delle necessità che occorre colmare per rispondere a sentimenti d’ansia e senso di spaesamento del dipendente neo-assunto.

L’onboarding viene spesso dato per scontato. Stabilire Best Practices operative scongiura il rischio di una perdita di produttività per l’azienda e di confusione per il nuovo arrivato.
Il processo di onboarding va sempre garantito in concomitanza con:

– Apertura di nuove posizioni
– Acquisizioni e fusioni aziendali
– Cambiamento nei ruoli o nella localizzazione geografica dell’organizzazione

Queste fasi richiedono uno sforzo: superare la gestione prettamente amministrativa e logistica assegnata all’HR (disbrigo di pratiche burocratiche, messa a disposizione delle attrezzature e delle postazioni operative) e focalizzarsi sulle più ampie necessità delle risorse umane.

Training onboarding

The Employees Moment of Thruth

È il momento della verità che coinvolge il neo-assunto: “Avrò fatto bene a scegliere questo impiego? È stata la scelta giusta? Mi sento accolto all’interno del nuovo contesto organizzativo? Sono stato supportato adeguatamente?”

A questi interrogativi conviene rispondere in modo positivo perché l’esperienza assuntiva risulti un beneficio tanto per l’individuo quanto per l’organizzazione.
I dati parlano chiaro: per i primi 6 mesi i dipendenti sono ancora in fase di “acquisto”. In questo lasso di tempo ciascun individuo si trova a riflettere sulla bontà della scelta operata. Sottovalutare questa verità porta molte aziende a concludere investimenti fallimentari assumendo personale che presto abbandonerà il luogo di lavoro.
Alcuni numeri:

– Dopo 2 anni, 1/3 dei neo-assunti ha cambiato lavoro
– Dopo 6 mesi, 1/3 dei neo-assunti sono alla cerca di un nuovo lavoro
– Dopo pochi mesi, meno di 1/3 dei neo-assunti si sentono soddisfatti della fase di onboarding

Pochi giorni di formazione non bastano: estendere l’onboarding oltre l’anno può aiutare a trattenere i talenti migliori all’interno dell’azienda. Bersin parla di “Continual, reinforced learning environment”, una formula che permette la crescita e l’apprendimento costante, ingaggiando il personale, coinvolgendolo, rendendolo pienamente soddisfatto e permettendogli di capire le interrelazioni tra il proprio ruolo e l’organizzazione del suo complesso. Il coaching immediato e di breve termine, di solito incentrato esclusivamente sulle tematiche della sicurezza sul lavoro e sulle policy aziendali, da solo non basta: tassi di retention più alti si registrano all’interno di quelle organizzazioni che decidono di configurarsi come veri e propri istituti di erogazione della formazione.

Quale ruolo occupano i software a supporto dell’onboarding?

Together Jazz è il software per la formazione del personale delle Aziende di fascia Enterprise e delle Corporate University. In modalità Extended, copre end-to end ogni esigenza di training:

– domanda di formazione
– budget (in modalità top-down e bottom-up)
– offerta formativa
– talent management
– training plan definition
– planning & delivery
– accounting

In qualità di Extended Learning Management System è in grado di strutturare piani d’azione e consolidare le competenze formative dei neo-assunti, permettendo di costruire quel “Continual, reinforced learning environment” necessario per rispondere alle esigenze di crescita del personale dipendente.
Con Together Jazz è possibile:

– assegnare compiti specifici a docenti e discenti
– mappare ogni fase formativa
– tracciare connessioni e accessi al programma (d’aula, virtuale, blended)
– offrire risorse on-demand (video, webinar, business game, live case, library, TED Talks, esperienze multimediali immersive, documenti, articoli)
– valutare percorsi e progressi di ciascun dipendente
– misurarne l’impatto a livello macro (programma) e micro (persona)

I discenti saranno in grado di guidare i partecipanti all’interno della loro esperienza formativa, connettendo i neo-assunti con le risorse adeguate attraverso matrici basate sulle specifiche necessità aziendali e personali. Attraverso chat, forum e social networking, Together Jazz abilita il processo di “learning through others”: mettere in condivisione contenuti e collaborare alla creazione di un sapere che umanizza le tecnologie, non più sostituti del fattore umano quanto piuttosto amplificatori di opportunità di interrelazione. I software intervengono in modo ottimale laddove i numeri si fanno importanti: permettono la scalabilità dell’esperienza di formazione e la standardizzazione della stessa perché tutti possano muoversi nella medesima direzione, in linea con i valori intangibili insiti nell’organizzazione. Attraverso metriche definite è possibile operare combinazioni docente/discente – discente/discente sulla base delle funzioni aziendali, siti, rischi legati al ruolo, expertise. Dove termina il training tradizionale, le tecnologie intervengono, offrendo contenuti formativi fruibili ovunque e in qualunque momento grazie a un supporto cloud-based.
Chi si relaziona con le risorse umane sa di dover gestire quanto di più imprevedibile esista all’interno delle organizzazioni.
In-recruiting, Applicant Tracking System, risponde in modo ottimale alla necessità di selezione dei migliori talenti. Together interviene poco dopo, a conferma e a sostegno della bontà della scelta operata.

Christian Pedergnana, Business Unit Manager at Together

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