Collaborative recruiting: cos’è, come e perché farlo

Collaborative recruiting: cos’è, come e perché farlo

Se si pensa a Steve Jobs, probabilmente quello che la mente suggerisce, di primo acchito, sono i “famosi puntini” che ti permettono nel presente di collegare quanto è successo nel passato e capire che in fondo c’è una ragione per tutto.
Ma l’inventore della Apple e di tanti prodotti famosi ha pronunciato un’altra frase che riguarda il processo di recruiting ossia:

“You need to have a collaborative hiring process”.

E cos’è un collaborative hiring process? Secondo Jobs il modo migliore per assumere i talenti. Il recruitment infatti non è – né tantomeno deve essere – appannaggio solo del responsabile HR e del team che si occupa della ricerca e selezione del personale, ma può essere un processo collaborativo che coinvolge altri dipartimenti dell’azienda e altre persone.

Vediamo in questo articolo di capire cos’è il collaborative recruiting, come farlo e soprattutto perché bisogna essere collaborativi per cercare persone che possano far crescere l’azienda. 

Collaborative recruiting: definizione e significato

collaborative recruiting

Pensa per un solo attimo a tutte le volte che hai avviato un processo di recruting e trovato un nuovo talento: quelle volte sono tutte uguali tra di loro o si differenziano? E ancora: ci sono stati degli imprevisti e, perché no, delle sorprese positive?
Siamo sicuri che dirai che non è stato tutto uniforme né tantomeno che è andato come avevi progettato perché quando si ha a che fare con le persone, le variabili sono sempre dietro l’angolo. Pertanto non c’è un unico modo per assumere dipendenti e in questo il collaborative recruiting può essere davvero molto utile.

Ma cos’è? Se volessimo dare una definizione, il collaborative recruiting è una metodologia di assunzione di squadra. Vale a dire coinvolge più persone che non sono solo quelle che si occupano di HR, ma che lavorano in altri compartimenti.

Anzi, l’obiettivo è che sia quasi una sorta di lavoro di gruppo grazie al quale l’intero processo di ricerca e selezione di nuovo personale è condiviso. Viene anche definito assunzione in team e questo perché, come in una squadra di pallavolo o di calcio – solo per citare due sport che possono rendere l’idea – ognuno ha un suo ruolo ben preciso che contribuisce a fare punto o goal.

Ciò significa che le diverse persone dell’azienda vengono coinvolte a partire dallo screening del curriculum proseguendo con la scelta del candidato, i colloqui e la valutazione finale.

Il che, ovviamente, influisce anche sulla percezione che il candidato stesso ha del processo di selezione: anziché incontrare una o due persone, ne vedrà diverse e in questo modo si farà anche un’idea più veritiera dell’azienda in cui potrebbe andare a lavorare. 
Detto questo. vediamo come di fatto portare avanti il collaborative recruiting in azienda. 

Best practices per il collaborative recruiting in azienda

Employee referral recruitment

Come avviare dunque il collaborative recruiting nel modo giusto? Ci sono diverse modalità o meglio pratiche che si possano attuare.

Employee referral recruitment

Una di queste è il cosiddetto employee referral recruitment. Vale a dire un programma strategico in cui si incoraggiano i dipendenti a consigliare, per una o più posizioni aperte, persone che fanno parte della loro rete e che pertanto potrebbero essere adatte.
Questa pratica, oltre a prevedere un risparmio di tempo e di costo, motiva i dipendenti a diventare parte integrante del processo di assunzione. E questo a fronte magari di riconoscimenti, bonus, premi ecc….

Internal recruitment

Un’altra pratica altrettanto valida e che va in ottica collaborativa è quella dell’internal recruitment o mobilità interna. Che consiste sostanzialmente nel guardarsi all’interno anziché volgere subito la propria ricerca all’esterno perché il miglior candidato/a potrebbe esserci già.
E questo è possibile solo se si costruisce una cultura collaborativa in cui tutti i dipendenti – ma anche i collaboratori, perché no? – sono a conoscenza delle opportunità di carriera e si sentono di poter “osare” candidandosi per una posizione diversa da quella che occupano. Una pratica che non solo permette di risparmiare tempo e denaro, ma gioca molto nella direzione della fidelizzazione: sapere di potersi cimentare in nuove attività e di essere presi in considerazione per questo fa sentire le persone più “parte del tutto”. 

Dal punto di vista delle buone pratiche, ecco ancora dei suggerimenti per far sì che il collaborative recruiting risponda davvero alle esigenze dell’azienda.

Stabilire delle linee guida

La collaborazione va allenata, costruita, progettata, ecco perché non bisogna lasciare niente all’improvvisazione ed è necessario stabilire delle linee guida. Pertanto assicurati che tutte le persone che partecipano a questa attività sappiano cosa stanno facendo e qual è il loro ruolo nel processo collaborativo.

Prevedi dunque un calendario con scadenze e incontri e non trascurare di definire i modi attraverso cui avviene questa collaborazione. Sappiamo bene che non sono gli strumenti a fare le persone, quindi decidere di utiizzare Microsoft Teams o Slack, per fare due esempi, deve essere una scelta condivisa così come quella del software ATS di cui parleremo tra poco.
Nella fase in cui, per esempio, si individua la candidate persona e si comincia a scrivere la job description è importante che ci sia una grande collaborazione tra il team dove la persona andrà a lavorare e l’HR. Se, come responsabile delle Risorse Umane, porrai domande che resteranno senza risposta perché usi un canale che è poco visto o manderai diverse e-mail che “andranno a vuoto”, questo non ti e vi farà partire con il piede giusto. Ecco perché la scelta del canale di comunicazione “giusto” è basilare.

Puntare sulla formazione

Non dare niente per scontato e cerca, invece, di formare le persone del team illustrando loro le migliori pratiche di recruitment. Potresti farlo inscenando una finta selezione del personale e chiedendo a ognuna delle persone del team di collaborative recruiting di mettersi dalla parte del candidato. In questo modo testerai il funzionamento del processo e allo stesso tempo farai capire come svolgere il tutto al meglio. 

Usare gli strumenti giusti

Lo abbiamo accennato e lo diremo tra poco: un software ATS per il recruitment come In-recruiting è fondamentale per la collaborazione grazie alle tante funzionalità che ha e che vanno proprio in ottica di condivisione delle informazioni.
La possibilità di accedere tutti alla stessa area, di distinguere i ruoli, di vedere cosa è stato fatto fino a quel momento aiuta tantissimo i membri di un team, ancor di più se non si occupano strettamente di selezione. Ecco perché, come vedremo, non se ne può fare a meno per il collaborative recruiting. 

I vantaggi del collaborative recruiting

Prima di entrare nel dettaglio dell’ATS, cerchiamo di capire quali sono i vantaggi di lavorare in modalità collaborativa quando si sta cercando nuovo personale. 

Migliora il processo di assunzione e ottimizza i costi

Innanzitutto il collaborative recruiting migliora il processo di assunzione e porta a risultati ottimali con un minor impiego di tempo e denaro. Coinvolgere infatti più persone permette di avere punti di vista differenti e soprattutto di rendere partecipi le persone che di fatto poi lavoreranno con il nuovo o la nuova entrata. E questo è un dettaglio che non si dovrebbe trascurare: nessun HR può conoscere le dinamiche meglio di chi lavora a quel progetto o con quel cliente. 

Migliora la candidate experience

In parte l’abbiamo detto, ma repetita iuvant. Se un/a candidato/a avrà a che fare con più persone, avrà una conoscenza molto più profonda sia dell’azienda che della cultura che la riguarda. E soprattutto vedrà come determinati valori che un’impresa tende a promuovere sul sito o i canali social, vengono declinati nelle cose che porta avanti. 

Favorisce l’engagement dei dipendenti

Con il collaborative recruiting le persone si sentono una parte viva dell’azienda e non “relegate” a svolgere i loro compiti. Hanno la sensazione di partecipare a processi decisivi, si sentono così più apprezzate e necessarie. E questo le porta a essere più motivate e produttive. E a evitare di guardarsi intorno per cercare altri lavori. Sì, il collaborative recruiting rientra tra le strategie di employee retention.

Migliora la cultura aziendale

Introdurre, poi, il collaborative recruiting, aiuta a creare una cultura aziendale più aperta, trasparente e collaborativa. Il che gioca a favore sia nell’attrarre clienti e partner che prestano molta attenzione a questi aspetti che i talenti. Funziona, dunque, in ottica di Talent Attraction.

I vantaggi di un ATS per il collaborative recruiting

E quali sono poi i vantaggi nell’utilizzare un software ATS come In-recruiting in un processo di collaborative recruiting? Davvero tanti, anzi senza uno strumento simile, diciamo che tale processo collaborativo sarebbe privo di un elemento cruciale.

Grazie a un software ATS infatti puoi:

  • condividere documenti e CV dei candidati risparmiando tempo rispetto a una gestione manuale. Dirai dunque addio alle tante e-mail e avrai un “posto” dove tutto si trova facilmente ed è condiviso;
  • gestire facilmente lo screening dei CV, prendere annotazioni che gli altri potranno leggere e capire come scegliere il candidato giusto;
  • definire le date dei colloqui, cercando di capire in modo agevole la disponibilità degli altri oltre del candidato stesso cui comunque darai sempre una risposta, anche nel caso in cui l’intervista non si faccia;
  • dare dei feedback e condividerli con tutti gli altri membri del team in modo che prima di incontrare il candidato abbiano una visione chiara;
  • organizzare il lavoro al meglio e in ogni sua parte, aggiornare in tempo reale le varie attività svolte dal team e sapere a che punto si è della hiring pipeline;
  • gestire i diversi ruoli aziendali definendo le varie funzionalità e i permessi che sono associati a quel ruolo. In questo modo, non solo renderai il processo più snello ma ognuno avrà chiaro il proprio compito.

Vuoi provare a fare collaborative recruiting con un software ATS? Scopri In-recruiting.

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