8 indizi per capire se hai bisogno di un Recruiting software (ATS)

L’attività di recruiting è uno degli aspetti con il maggior impatto all’interno di un’azienda. Però, pur essendo uno dei fattori più importanti per la crescita di un’organizzazione, spesso è anche uno dei più complicati da gestire.

Nelle aziende è oramai pratica comune utilizzare software per gestire le vendite, la contabilità, oppure il project management o il marketing. Però, nonostante questo, molti recruiter sono ancora convinti che per gestire le loro attività di ricerca e selezione sia sufficiente un mix tra la posta elettronica e una serie di tabelle Excel.

I recruiting software, anche chiamati ATS (Applicant Tracking System è il nome tecnico per i recruiting software), sono utilizzati già dai primi anni ’90. Sebbene molti credano che gli ATS siano appannaggio esclusivo delle grandi multinazionali in realtà sono utilizzati anche da piccole e medie imprese che vogliono ottimizzare i propri processi di recruiting e risparmiare tempo e denaro.

Quindi utilizzare un Applicant Tracking System (ATS) è sempre una buona scelta? Abbiamo scelto 8 indizi per capire se il recruiter in azienda ha bisogno di un recruiting software.

1. Impieghi troppo tempo per pubblicare un annuncio in diverse Job board 

Quando si apre una ricerca di personale (un annuncio o vacancy) è normale che il recruiter che la gestisce sia interessato a garantirle la massima visibilità.

Esistono numerose Job board (Bacheche di annunci di lavoro) gratuite e un numero ancora più alto di Job board a pagamento. Ognuna ha un sistema di pubblicazione differente, e per questo pubblicare un annuncio può richiedere molto tempo (anche facendo copia-incolla). Bisogna infatti accedere ad ogni singola Job board, autenticarsi, compilare le diverse maschere di creazione dell’annuncio che differiscono una dall’altra. Inoltre bisogna considerare il tempo necessario per gestire i CV ricevuti (alcuni direttamente all’interno della Job board e altri sulla casella e-mail) e confrontarli, dal momento che ogni Job board può richiedere informazioni diverse.

I migliori Applicant Tracking System (ATS) permettono di risparmiare molto tempo grazie a funzionalità innovative che permettono di pubblicare con una sola operazione un annuncio di lavoro in molte Job board (multiposting o job posting). Quando si pubblica un annuncio di lavoro solo su 1-2 Job board il risparmio può essere minimo, ma quando si pubblica su oltre 35 Job board (come In-recruiting) il risparmio di tempo diventa enorme.

2. La tua casella e-mail è intasata di candidature irrilevanti (ogni qualvolta pubblichi un’offerta di lavoro).

Lo sviluppo delle Job board ha portato molta visibilità agli annunci di lavoro, ma quest’ultima ha portato con sé anche moltissime candidature non in linea. Se sei un recruiter sai perfettamente cosa intendiamo: può darsi che la tua e-mail sia letteralmente sommersa di CV non in linea ogni volta che pubblichi un annuncio. E questo significa tempo perso a visionare decine di CV inutili.

Un Applicant Tracking System (ATS) permette di creare form personalizzati con domande di screening focalizzate sui principali requisiti di una ricerca: è possibile per esempio filtrare tutti candidati in possesso di una laurea specifica o con un determinato numero di anni di esperienza nel settore. Basta inserire una domanda di screening per mettere immediatamente in risalto i candidati in linea.

3. Vorresti un Career site migliore, ma non hai le risorse (tecniche ed economiche) per crearlo

Il Career site (la sezione Lavora con noi del sito aziendale) è la principale vetrina per le posizioni aperte in azienda e rappresenta il luogo principale dove raccontare le ragioni per le quali un candidato dovrebbe voler lavorare nella tua azienda. Le statistiche dicono che 2/3 dei candidati interessati ad un’azienda andranno a visitare direttamente la Career page. Per questo la sezione Lavora con noi non dovrebbe essere mai sottovalutata ma curata e aggiornata con attenzione.

Costruire e mantenere una Career page aggiornata però non è possibile per tutte le aziende perchè è necessario trovare risorse economiche e tecniche per costruirla e mantenerla. Usando un buon ATS è facile creare Career page personalizzate, senza la necessità di nessuna competenza IT, perchè il software ha già integrate le funzioni di creazione delle Career page.

Se si vogliono attrarre i migliori candidati è importante andare oltre l’inserimento del logo aziendale in una pagina: è ad esempio molto più efficace raccontare la cultura aziendale e presentare il team in cui il candidato andrà a lavorare (magari anche grazie a foto e video).

4. Stai tracciando le informazioni relative al processo di recruiting in tabelle Excel e stai utilizzando l’e-mail per comunicare con il tuo team e con i candidati. Ma i dati sono sempre più disordinati 

Le tabelle Excel sono un fantastico strumento in alcuni casi, ma non sono uno strumento efficace di recruiting. Se hai mai gestito qualche ricerca utilizzando tab multiple di Excel o hai cercato all’infinito per trovare qualche informazione significativa all’interno di una tabella, allora sai cosa intendiamo.

Un recruiting software mette insieme le funzioni di pubblicazione e condivisione degli annunci di lavoro (multiposting) con la possibilità di tracciare le candidature, costruire delle shortlist, programmare colloqui di selezione e chiudere le ricerche. I migliori ATS dovrebbero permetterti di navigare tra i profili dei candidati, confrontarli e permetterti di collaborare con il tuo recruiting team in una piattaforma che tiene traccia delle tue note, delle comunicazioni, dei feedback, delle programmazioni e delle metriche in un solo luogo. Molto difficilmente chi inizia ad usare un Applicant Tracking System torna ad usare le tabelle Excel.

5. Utilizzi dei recruiter esterni per gestire le ricerche, ma stai spendendo troppo

I recruiter esterni sono di vitale importanza per il recruiting di un’azienda. Ma dovrebbero rappresentare uno strumento di supporto esterno quando i candidati sono davvero complicati da trovare. Chiedere il supporto di un recruiter esterno è una buona scelta, ma sicuramente non è una scelta economica.

Un’azienda non dovrebbe spendere importanti risorse economiche per ricerche di ruoli medio-bassi. Anche perchè gli strumenti per ricercare questo tipo di ruoli oggi sono molto più economici ed efficienti.

L’elemento più importante per gestire questo tipo di ricerche è che il recruiting team crei un processo di recruiting strutturato. Per fortuna uno dei principali benefici di un buon ATS è che permette facilmente l’organizzazione di un processo di recruting standard, pur permettendo di personalizzarlo in real-time a seconda delle esigenze dell’azienda. Grazie agli strumenti di un ATS è possibile costruire una pipeline di recruiting che fornisce una struttura e rappresenta con efficacia il percorso dei candidati lungo il Funnel di recruiting, escludendo quelli non in linea.

Una recruiting pipeline standard di In-recruiting potrebbe essere ad esempio:

Candidato ad un annuncio > In linea > Chiamato > 1° Colloquio > 2° Colloquio > Offerta > Assunto

In questo modo non è necessario costruire una pipeline di recruiting da 0 perchè la struttura è già presente e deve eventualmente solo essere modificata.

Per una piccola frazione del costo di un recruiter esterno è possibile aumentare enormemente la visibilità dell’azienda e organizzare efficacemente il processo di recruiting.

6. Il tuo team di recruiting sta avendo problemi nel coordinarsi e nel dare dei feedback ai candidati.

Quando il recruiting in azienda è gestito da un team è possibile che le comunicazioni si moltiplichino (note condivise, feedback e valutazioni dei candidati, CV inoltrati, calendari multipli) e questo può creare facilmente dei problemi.

Un Applicant Tracking System (ATS) gestisce tutte queste attività in un solo luogo. Ogni nota, feedback e valutazione relativa ad un candidato è conservata nello stesso luogo, insieme al CV, alle sue candidature e allo storico delle azioni che ha intrapreso. Inoltre con un ATS ogni nuovo recruiter inserito in azienda sarà in grado di orientarsi in breve tempo su tutto quello che è avvenuto prima del suo inserimento. Senza un Applicant Tracking System questo non è possibile o comunque molto complicato.

7. Avevi notato il profilo un ottimo candidato, ma non era in linea con la ricerca che avevi aperta. Adesso devi assumere nuovamente e non riesci più a trovare il suo CV o profilo.

Un processo di Talent acquisition efficace non punta solo a coprire una posizione vacante, ma soprattutto ad incontrare candidati validi per le posizioni future.

Fissare un colloquio con un candidato valido, per poi perderlo di vista o non trovarne più le tracce tra le numerose e-mail e CV archiviati è inutile, se non dannoso.

Un Applicant Tracking System (ATS) mantiene traccia dei dati di tutte le persone che il team recruting ha incontrato in passato. ATS avanzati, come In-recruiting, permettono anche di inserire dei tag nei profili dei candidati o di importarli dai social network, così da ritrovarli velocemente quando se ne presenterà l’esigenza tramite un semplice motore di ricerca (che identificherà keywords anche all’interno dei CV allegati).

8. Vorresti migliorare il tuo processo di recruiting ma non sei in possesso di nessun dato significativo

Per molte aziende, soprattutto per le piccole e medie imprese, le assunzioni arrivano ad ondate. Questo è uno dei motivi per cui spesso il processo di recruiting varia completamente da una ricerca all’altra. Standardizzare il processo di recruiting spesso è di vitale importanza per risparmiare tempo, ma questo non è possibile se non si è in possesso dei dati necessari per un’analisi. Con un Applicant Tracking System puoi archiviare e richiamare tutti i dati relativi al tuo processo di recruiting: così diventa possibile standardizzarlo, migliorarlo progressivamente e prendere decisioni solide basate sui dati, e non solo su sensazioni.

Un ATS avanzato tiene traccia dello storico di tutti i candidati, permette di misurare il tempo impiegato per chiudere una ricerca e quali sono i canali che forniscono le migliori candidature. Permette inoltre di esportate i dati in CSV o Excel e di creare facilmente report con le metriche più importanti da presentare ai propri superiori.

Questi sono i principali segni per capire se hai bisogno di un Applicant Tracking System. Se ti sei ritrovato in qualcuno di questi punti o se vuoi migliorare il tuo processo di recruiting ti segnaliamo che è possibile testare gratuitamente il nostro ATS In-recruiting per 14 giorni. Prova ora In-recruiting!

#BuonRecruiting!