Time management: come gestire il tempo nel processo di recruiting

Time management: come gestire il tempo nel processo di recruiting

Video-call lunghissime, riunioni infinite e poi mail cui rispondere, senza dimenticare tutto ciò che c’è fuori dall’ufficio. Gestire il proprio tempo a lavoro, così come in altre occasioni, è qualcosa che bisogna imparare a fare per essere davvero efficienti.

In questo articolo proviamo a dare dei consigli utili per gestire al meglio il tempo di ricerca e selezione e degli strumenti pratici per farlo.

Prima, però, cerchiamo di capire cosa si intende per time management, vale a dire gestione del tempo, e perché questo argomento merita di essere trattato a parte. 

Cos’è il time management

time management per recruiter

Il time management è un processo di pianificazione del proprio tempo. Questo aiuta a migliorare le attività dell’azienda, a gestire al meglio l’orario di lavoro delle persone con l’obiettivo di aumentarne l’efficienza e la produttività, ma anche di farle sentire meglio e non continuamente sotto pressione. 

Ecco perché questo processo non può prendere il via senza un’analisi attenta di come il tempo venga impiegato. È fondamentale, prima di tutto, capire come vengono svolte le diverse attività: solo così si può sapere cosa non va nel proprio modello organizzativo.

Per fare un esempio, ci si rende conto che le riunioni, nonostante siano fissate per avere la durata di un’ora, si dilungano sempre? In questo caso, bisogna capire perché succede e cosa porta le persone a non usare al meglio il tempo prestabilito per parlare di un certo tema.

Hanno sbagliato a valutare il tempo necessario? All’inizio tendono a perdersi in giri di parole affrontando le questioni più importanti solo dopo? O ancora: chi deve partecipare arriva in ritardo facendo così posticipare il tutto?

Se questo accade solo una tantum, si può anche accettare, se è invece la prassi, va da sé che non c’è un buon time management. Anche perché tutto questo, a cascata, può ripercuotersi non solo su chi partecipa alla riunione, ma anche sui team di cui queste persone fanno parte e sul loro lavoro.

Questo ovviamente è solo un esempio generico, ma è sicuramente un buon punto di partenza per analizzare la questione. Andiamo a vedere nel dettaglio cosa succede al recruiter e soprattutto al processo di recruiting che mette in atto. 

Come ottimizzare e risparmiare tempo nel processo di recruiting

Di tecniche e strategie per ottimizzare il tempo ce ne sono diverse che valgono ovviamente per i recruiter, come per chiunque si trovi a lavorare sotto pressione.

Alcune persone per gestire al meglio il tempo usano la matrice di Eisenhower che consiste nell’analizzare le proprie attività e suddividerle in base alle loro caratteristiche in 4 quadranti:

  • Quadrante 1: Importanti e urgenti: qui dovrai mettere quelle attività che devi fare assolutamente e che non puoi delegare. Per esempio: colloqui per una vacancy, telefonate ai candidati selezionati ecc…
  • Quadrante 2: Importanti ma non urgenti: qui inserirai tutte le attività che sono sì importanti ma non urgenti come le altre. Per esempio: definire nuove strategie di recruitment, partecipare a un corso di social media management (le puoi fare anche in un altro momento).
  • Quadrante 3: Urgenti ma non importanti: possono essere riunioni in cui sei stato inserito ma alle quali potresti anche non partecipare o delegare qualcuno perchè prenda il tuo posto. O ancora rispondere alla mail di un tuo collega che, particolarmente ansioso, si aspetta una risposta, ma che se rinviata di qualche ora o giorno, non risulta particolarmente “bloccante”. 
  • Quadrante 4: Non urgenti e non importanti: qui ci sono tutte le attività superflue di cui si può fare a meno e che distraggono. Come per esempio guardare la pagina LinkedIn in continuazione, anche se non sei tu a gestirla.

Oltre alla matrice, ecco qualche altro consiglio utile.

Non misurare il tuo tempo in base ai risultati raggiunti ma alle attività svolte

Questo è un errore che si fa spesso, ci si sente appagati solo se si è riusciti in quello che ci si era prefissato. Agire in questo modo non è “salutare”, mentre è fondamentale misurare la produttività in modo più intelligente.

Anziché stabilire che entro la giornata devi effettuare 50 telefonate, meglio farne 20 che siano proficue, senza fissarsi sulla quantità.

Non farti imprigionare dalla lista delle cose da fare

Spesso facciamo una lista delle cose da fare che, quando portiamo a compimento, spuntiamo con grande soddisfazione. Quelle cose che non abbiamo fatto, invece, ce le trasciniamo per giorni come un macigno.

Però, se ci pensi, non tutte le giornate sono uguali e anziché imporsi di fare quelle determinate cose e in quell’ordine, possiamo sia invertire l’elenco che fare una cosa differente perché magari in quel momento è quella che ci fa stare meglio.

Per esempio: hai una giornata no e non vuoi parlare con nessuno? Inizia con il fare un’attività come scrivere un job posting anziché fare subito una riunione di team: man mano la voglia verrà.

Affronta i compiti complessi al mattino

Se non sei una persona con un bioritmo da gufo, ossia che preferisce la notte al mattino, il consiglio è di affrontare i compiti complessi quando sei più fresco. Se hai iniziato bene la mattinata, con una bella colazione o un’attività sportiva, puoi ottenere molte cose prima di accusare l’eventuale stanchezza. Inoltre, al mattino non sono ancora scoppiate le crisi, le telefonate sono di meno, la gente è più tranquilla. Approfittane.

Dai un punteggio ai tuoi candidati

Per evitare di perdere tempo, è importante fare una sorta di “classifica” dei candidati, il che non vuol dire che non consideri il loro CV e le loro qualità, ma che in base a come reagiscono definisci se sono interessati o meno, così come se hanno le caratteristiche necessarie per quella posizione.

Chiediti se sono immediatamente disponibili, per esempio, o aperti a nuovi mercati, se quando parli dell’opportunità lavorativa sono entusiasti, se ascoltano e così via.

Con un software ATS come In-recruiting, puoi tenere traccia di questi tuoi pareri e ritrovare le informazioni ogni volta che fai una ricerca di un determinato tipo e che “interroghi” il database. 

La gestione del tempo per il recruiter: skill o ostacolo?

Detto questo, la gestione del tempo per il recruiter è una skill o un ostacolo? Sicuramente la prima, è infatti una competenza che, peraltro, si può acquisire. Saper pianificare al meglio le proprie giornate, infatti, porta numerosi vantaggi.

Eccone alcuni:

  • ottieni ciò che desideri più velocemente
  • perdi meno tempo e così eviti attriti e problemi
  • ti senti più energico e hai più tempo libero 
  • ti senti più realizzato/a e svolgi più compiti in meno tempo
  • ti senti meno stressato/a

E tutto ciò, per quel che concerne l’azienda, porta non solo a una maggiore produttività ed efficienza, ma anche a un clima aziendale più favorevole visto l’importante ruolo che rivestono gli HR. Ma non solo: se sai organizzarti al meglio, hai più tempo per guardare dei video ispiranti (ad esempio quelli dei TED) per capire nuove tendenze del mondo HR, leggere post su LinkedIn, articoli e così via. 

Consigli utili per gestire al meglio il tempo di hiring

E ora alcuni consigli pratici per gestire al meglio il tempo di hiring.

Adotta sistemi digitalizzati e centralizzati come gli ATS

screening cv

Come dicevamo prima, adottare un Applicant Tracking System per il recruitment ti permette di automatizzare tanti di quei processi che di solito richiedono un enorme impiego di tempo. Quali? Per esempio la raccolta dei CV, lo screening, ma anche il fissare gli appuntamenti e ricordarsi quando sono. Per non parlare poi della creazione della pagina Lavora con Noi che, con un software come In-recruiting, realizzi in poco tempo, personalizzandola come meglio ritieni.

Pensa anche a tutte le volte in cui, scritto un annuncio, devi pubblicarlo manualmente ovunque: grazie al multiposting, ti basta giusto qualche click per diffondere gli annunci di lavoro. Queste sono ovviamente solo alcune delle funzionalità di In-recruiting; l’elenco potrebbe continuare con i feedback automatici, i video-colloqui ecc…

Automatizza le attività con l’Intelligenza Artificiale

C’è chi la teme, eppure l’Intelligenza Artificiale non si sostituisce affatto al recruiter, ma anzi lo aiuta.

Processi di application più veloci, completamento automatico dei form di candidatura, attività di screening rapide (anche nel caso di un numero elevato di candidature), parsing dei CV (ossia l’estrazione e conversione di dati non strutturati presenti su un curriculum in informazioni di tipo strutturato), motori di ricerca semantica, sistemi di matching: sono solo alcuni dei vantaggi offerti dall’Intelligenza Artificiale grazie a INDA.

Il che ti permette di fare una selezione in maniera più oggettiva, effettuare ricerche mirate e tanto altro ancora. 

Adotta un approccio più agile alla gestione del processo di recruiting 

Hai mai sentito parlare di agile recruiting? Mutuato dal mondo dell’informatica, l’agile nel recruitment consente una maggiore attenzione all’organizzazione e ottimizzazione dell’attività, di pianificare i flussi, valorizzare e coinvolgere le persone (sia tem che clienti), identificare le priorità e tanto altro.

Un notevole aiuto viene poi dalla Kanban board di In-recruiting per la quale si adatta il metodo Kanban al recruitment.

Sostanzialmente si tratta di una bacheca (lavagna) divisa in colonne, ognuna delle quali è dedicata a uno specifico progetto o fase del processo di recruitment. In questo modo, si ha una vista panoramica di quello che si sta facendo e si è sempre aggiornati sul lavoro. A ogni task viene dedicata una scheda – card – che può essere spostata in un’altra colonna a seconda dell’avanzamento del lavoro.

La Kanban Board permette ai recruiter di strutturare l’intera pipeline delle candidature e visualizzare le schede dei candidati sotto la loro specifica categoria. Ogni scheda poi può essere trascinata all’interno della Hiring Pipeline e spostata facilmente tra le varie categorie. Vale a dire se si è già contattato un candidato e si è fatto il primo colloquio si può spostarlo nella colonna ad hoc, idem se è in valutazione e così via.

Monitora l’avanzamento dei processi sulla hiring pipeline 

Un software ATS permette poi di gestire al meglio i ruoli e le responsabilità dei team all’interno di un processo di recruitment. Inoltre, consente di visualizzare a che punto si è, cos’è stato fatto e cosa si debba ancora fare.

Pianifica colloqui e video-colloqui

Come anticipato, grazie al software ATS, si ha la possibilità di pianificare con molta più efficacia i video colloqui, grazie a Meetin oltre che i colloqui dal vivo e fare il cosiddetto “matching” tra gli impegni delle persone del team e i candidati.

Comunica velocemente con i candidati 

Per migliorare la comunicazione con i candidati attivi e passivi e restare in contatto con loro sia la prima volta che li si incontra che successivamente, cosa c’è di meglio di una newsletter o un SMS?

Grazie a Sendin, nuovo strumento integrato all’interno dell’ATS In-recruiting, potrai inviare comunicazione massive ai candidati e gestirli in modo automatizzato. Potrai così pianificare al meglio le campagne ed evitare i classici “colli di bottiglia” che derivano dalla lentezza nell’invio delle comunicazioni.

Tutti modi, come vedi, di gestire al meglio il tempo e rendere la pianificazione meno stressante, ma anzi un vero e proprio supporto.

Vuoi saperne di più su In-recruiting?