Come usare al meglio i questionari per il recruiting

Pubblicare un job posting è, come sappiamo, uno dei primi step per avviare il processo di recruitment. Altrettanto importante è acquisire informazioni sui candidati che vadano oltre il curriculum. In questi casi, un recruiter, quasi alla pari di un investigatore privato, deve avere ben chiaro il profilo della persona da reclutare prima di fissare un colloquio, ma soprattutto dopo che il primo incontro è già avvenuto e si sta pensando di portare avanti il processo di selezione.

Organizzare una seconda interview, infatti, con il responsabile dell’area o del team, è sicuramente un atto di responsabilità e non bisogna farsi cogliere impreparati. Anche perché, al giorno d’oggi, sono gli stessi candidati a prepararsi bene prima del colloquio, studiano, pensano a cosa potrà essere chiesto loro e a come dare la risposta migliore. Per distinguere tutto questo dalla realtà, un grosso aiuto può arrivare dai questionari per il recruiting, dei test psicologici per far emergere la personalità del candidato. Sono un ottimo strumento quando si hanno sensazioni positive sui candidati che in qualche modo risultano bloccati, ad esempio, dalla timidezza o dal fatto di aver perso dimestichezza con i colloqui.
Vediamo in questo articolo come usare i recruiting test, in quali fasi sono consigliati, quali sono i principali vantaggi e limiti e come un software ATS possa aiutare nella gestione del recruiting.

Cosa sono i questionari nel recruiting

Come abbiamo detto, sono dei test sulla personalità che servono per valutare le soft skill del candidato, come la sua apertura mentale, la capacità organizzativa, di saper lavorare in team e tutte quelle competenze trasversali che, come dice la parola stessa, vanno al di là dei ruoli che un candidato può aver ricoperto fino a quel momento. Possono servire inoltre, essendo dei test psicologici, a far emergere la personalità, al di là delle esperienze che il candidato può aver vissuto e raccontato nel curriculum.

Facciamo un esempio: se da un CV o profilo LinkedIn emerge che un candidato ha cambiato lavoro ogni 2 anni, si potrebbe pensare che sia una persona poco stabile e costante sul lavoro. Con un’analisi più attenta e grazie all’utilizzo dei test, però, si potrebbero conoscere le reali motivazioni che si celano dietro un’iniziale impressione negativa (si potrebbe scoprire che il candidato ha lavorato in ambienti in cui non riusciva a esprimere la propria personalità o ha ricoperto ruoli in cui non si riconosceva).

I risultati dei test potrebbero indurre a non scartare il candidato a priori e di conseguenza evitare che i pregiudizi compromettano la selezione. I questionari per il recruiting sono diversi da quelli incentrati sullo sviluppo personale o sulla carriera.

Sono progettati specificamente per capire qual è l’approccio che il candidato ha verso il lavoro misurando specifici indicatori di comportamento e rivelando le caratteristiche chiavi desiderabili e quelle su cui magari si può “passare oltre”.

Secondo uno studio di Criteriagroup, il 93% dei professionisti delle risorse umane li considera utili per la valutazione dei candidati. Come ulteriore conferma della loro validità, uno studio del National Bureau of Economic Research (NBER), condotto sui lavoratori nel settore dei servizi a bassa specializzazione, ha evidenziato come i lavoratori a cui era stato somministrato un test in fase di pre-selezione sia rimasto sul lavoro più a lungo, ossia il 15% in più rispetto ai lavoratori che non avevano ricevuto il questionario.

Quali tipologie di test utilizzare?

Quali sono i test psicologici che dovresti usare nel recruitment? La scelta dipende da molti aspetti – qui ci si riferisce a una panoramica – come il profilo che stai cercando, il budget e il tempo a tua disposizione, l’azienda per cui lavori, l’impellenza nel ricoprire la posizione vacante, il numero di candidati da selezionare e tanto altro ancora.
In genere questo tipo di test copre diversi aspetti: la personalità, l’intelligenza emotiva, la motivazione e i valori professionali.

Test sulla personalità: Big Five e 15FQ+ Fifteen Factor Questionnaire

Per quanto riguarda la personalità esistono diversi test, chiamati psicometrici, che servono a individuare le caratteristiche di una persona e i suoi comportamenti.

Tra questi c’è, per esempio, il test che si basa sulla teoria dei Big Five, ossia l’esistenza di 5 fattori principali: energia, amicalità, coscienziosità, stabilità emotiva, apertura mentale. Il profilo finale è composto da un valore numerico per ognuno di questi fattori e si tratta di un test che può essere molto utile quando bisogna formare un team, per evitare che comprenda persone troppo simili che rischierebbero di non andare d’accordo.

Un altro test molto utilizzato è il 15FQ+ Fifteen Factor Questionnaire. Viene chiamato, non a caso, anche “killer application”: si tratta di 200 domande che permettono di raccogliere tantissime informazioni sul candidato come la capacità di leadership, il modo di rapportarsi con i superiori, le capacità di persuasione e tanto altro.

L’intelligenza emotiva

Altrettanto efficaci possono i test per “misurare” l’intelligenza emotiva che, come Daniel Goleman ci insegna, è quell’intelligenza non legata ai ragionamenti o alle conoscenze, ma alla capacità di riconoscere, comprendere e gestire le proprie emozioni, ma anche quelle degli altri. Ciò è fondamentale quando si lavora in team.

Test su motivazione e valori professionali: OPPro Occupational Personality Profile

Alcune tipologie di test valutano la motivazione e i valori professionali al fine di capire i comportamenti sul posto di lavoro, un esempio è l’OPPro Occupational Personality Profile. Si tratta di un test che rivela il comportamento del candidato in diverse situazioni in ambito lavorativo, esaminando: come si relaziona con gli altri, come manifesta il suo pensiero, i sentimenti e le emozioni. Inoltre, questo tipo di test può aiutare il recruiter a individuare lo stile di management e di relazione che è possibile instaurare con i propri superiori.
Tutti questi esempi di test devono essere somministrati avendo ben chiaro l’obiettivo per cui vengono utilizzati, al fine di sfruttare tutte le loro potenzialità.

Perché sottoporre un questionario: gli obiettivi

I test vengono utilizzati per conoscere meglio il candidato per cui, prima di scegliere il questionario giusto, è bene identificare gli aspetti su cui focalizzarsi e perché.

Il questionario è infatti uno strumento che ti deve servire a uno scopo ben preciso: capire come quella persona può essere utile all’azienda. Pertanto, deve essere chiaro il contesto in cui andrà inserito e anche cosa è successo prima che si aprisse questa posizione.

Ad esempio, se la selezione è stata avviata per sostituire una risorsa che è stata licenziata o che è andata via, bisogna capire innanzitutto cosa non ha funzionato e solo in un secondo momento pensare al test. In questo senso, il test deve essere inteso come uno strumento accessorio da somministrare solo dopo aver chiarito in che modo trattare le informazioni e i dati che ne derivano.

Diventa necessario, se non addirittura cruciale, fare prima una selezione dei test che si intende somministrare al candidato. Bisogna chiedersi quale test può essere più idoneo per il proprio scopo e, prima di scegliere, cercare di capire a quanto ammonta il budget a disposizione. Prima di orientarsi su un test economico, è bene considerare la loro validità scientifica.

Un altro aspetto da considerare ha a che fare con l’esperienza vissuta dal candidate persona: che si sottoponga il test prima o dopo il colloquio, è importante far sentire a proprio agio il candidato.

Pertanto, la scelta deve ricadere su un test che sia intuitivo, che non causi fastidio e frustrazione al candidato, ma che allo stesso tempo abbia dei risultati facili da interpretare. L’ideale sarebbe scegliere un questionario che sia inserito all’interno di un software ATS in modo da poter monitorare la somministrazione e valutazione.

In generale, per far sì che un test risponda ai propri obiettivi – in primis trovare il miglior candidato – bisogna puntare su:

• Validità (misurare quello che serve davvero)
• Attendibilità
• Quantificazione dei risultati
• Dare la possibilità di capire davvero la persona che si ha davanti, ossia non limitarsi solo a meri numeri o percentuali.

Se un test è costruito in modo rigoroso e preciso, è molto probabile che si riescano a estrarre dei dati che siano il più veritieri possibili.

Quando utilizzare i recruiting test

Si può ricorrere ai test della personalità in diverse fasi del processo di selezione.

I questionari possono essere particolarmente utili nella fase di preselezione per “scremare le candidature” nel caso in cui, per un determinato ruolo, si siano candidate molte più persone del previsto. Una volta fatta una prima selezione, in base al CV, si può fissare un colloquio telefonico con il candidato, dire di più sul profilo che si sta cercando e somministrare un questionario. È consigliabile spiegare sempre il motivo per cui si propone un test, coinvolgendo la risorsa nell’iter di selezione, ed evitare di inviarlo con delle e-mail spersonalizzate che non fanno altro che aumentare la distanza con il candidato

I test psicologi sono molto utili durante, o dopo, il colloquio conoscitivo. Tutto ciò in modo da costruire un quadro più dettagliato e anche più globale della situazione che tenga conto non solo delle risposte che il candidato darà – che possono essere anche condizionate dall’ambiente in cui si trova, dall’emozione o dalla voglia di dare una buona impressione – ma anche della sua esperienza, da ciò che ha detto, da come si è raccontato ecc…

I test, come abbiamo detto, consentono al recruiter di avere delle informazioni in più, ma non devono essere l’unico supporto attraverso il quale effettuare la scelta. Questo perchè non analizzano ogni aspetto (tecnico e non) del profilo del candidato infatti riguardo alle hard skill, per esempio, i test della personalità non dicono praticamente nulla.
Vediamo ancora più in dettaglio vantaggi e svantaggi dello strumento.

I vantaggi dei recruiting test

Iniziamo con i vantaggi dei questionari. Ecco alcuni benefici che derivano dall’utilizzo di un test psicologico nel recruiting:

• Forniscono un quadro più olistico di un candidato, oltre a una migliore comprensione di come la persona potrebbe adattarsi in un determinato contesto.
• Restringono il pool di candidati rivelando quelli che sono qualificati, ma che non si adatterebbero alla cultura aziendale, senza introdurre pregiudizi personali.
• Consentono, qualora vengano somministrati in fase di pre-selezione ma anche dopo il primo colloquio, di strutturare un processo di intervista basato su informazioni concrete. Magari si possono approfondire degli aspetti che sono venuti fuori dal questionario e che, senza, non sarebbero emersi.
• Condividendo i risultati del questionario, i candidati possono saperne di più su se stessi e su quali sono i loro punti di forza e di debolezza. Questo migliorerà la Candidate Experience e li aiuterà per future candidature o sviluppi di carriera.
• Basandosi sui dati, i questionari eliminano i pregiudizi che un recruiter può avere per un certo tipo di persona o in base a delle esperienza passate. I risultati, infatti, si basano sulle risposte fornite dagli stessi candidati: sarà possibile valutare il ruolo e l’adattamento organizzativo, come potrebbero comportarsi in un ambiente di lavoro e cosa ci si potrebbe aspettare dalle loro prestazioni lavorative future.
• Consentono di rafforzare il team assicurandoti di selezionare i candidati che si adattano alla cultura della tua azienda.
• Se combinati con altri test pre-assunzione, come i test di abilità cognitiva, i questionari sulla personalità possono fornire una previsione delle prestazioni lavorative future.

I limiti dei recruiting test

Non è ovviamente tutto rose e fiori. Vediamo quali sono i limiti dei questionari per il recruiting:

• Un candidato può non comprendere a pieno la loro rilevanza per il processo di selezione e sentirsi “sotto processo”. Ecco perché, come dicevamo, è importante spiegargli lo scopo del questionario e perchè viene somministrato.
• Possono essere lunghi e richiedere alle persone tempo prezioso. Il che può portare i talenti, consapevoli di esserlo, o chi ha già un lavoro ma prevede di lasciarlo, ad abbandonare il processo di candidatura in favore di un’azienda che abbia un iter di selezione molto meno impegnativo.
• I candidati non vedono sempre i vantaggi del questionario sulla personalità per loro stessi, anzi li considerano come un ulteriore step da compiere. E’ utile spiegare che il loro utilizzo è importante per conoscere meglio i candidati come persone e non come semplici “numeri”.
• C’è sempre il rischio che il candidato menta o dia un’immagine che non corrisponde alla realtà, ma che sia coerente con quello che le aziende cercano. Questo è il motivo per cui i questionari sulla personalità dovrebbero essere usati insieme ad altri test pre-assunzione e, successivamente, trovare conferma delle risposte attraverso un colloquio frontale.

Come un software ATS ti aiuta a gestire i test al meglio

Ti interessano i questionari, ma hai poche risorse/poco budget/poco tempo? Ecco che la tecnologia ti può venire in aiuto e in tanti modi. Come? Con un software ATS come In-recruiting che ti permette di usare i questionari in modo più proficuo.

Il fatto che i questionari siano tra le funzionalità del software fa risparmiare tempo prezioso restando certi della loro validità. E’ possibile scegliere se effettuare le domande in fase di pre-screening o successivamente, e condividere con calma i risultati ottenuti con gli altri colleghi, semplicemente mediante l’accesso alla piattaforma. Il software consente inoltre di poter offrire al candidato un test meno impegnativo e dargli così la sensazione di poter rispondere in maniera facile a tutte le domande.

Si può gestire l’invio delle domande e la ricezione delle risposte in modo semplice e organizzato a seconda delle esigenze per cui si somministra il test: effettuare un primo screening, valutare una rosa di candidati finali, ma anche individuare all’interno delle aziende competenze specifiche prima di avviare un nuovo iter di selezione.

Prova gratis In-recruiting per vedere tutte le funzionalità.

Cristina Maccarrone

Giornalista, content strategist e formatrice

Siciliana trapiantata a Milano, città che ama molto come la sua terra. Giornalista, SEO copywriter, formatrice e amante del live tweeting, scrive per varie testate e blog aziendali di lavoro, risorse umane e tanto altro.
Ha scritto nel 2020 il suo primo libro “Scrivere per informare” insieme a Riccardo Esposito, edito da Flacowski e nel 2021 altri due: “L’impresa come media” e “Content marketing per eventi“.

Ama il mare, la bici, la pizza, i libri, le chiacchiere all’aperto.