Come condurre un colloquio di lavoro? Ecco la guida per i recruiter

Come condurre un colloquio di lavoro? Ecco la guida per i recruiter

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Vediamo insieme i migliori consigli per un recruiter su come condurre un colloquio di selezione al meglio.

Il colloquio, durante un processo di recruitment, è la fase che determina la scelta finale del candidato. Per scoprire le migliori tecniche di selezione è necessario sapere quali sono gli elementi che un recruiter dovrebbe conoscere per condurre un colloquio con successo. Comprendere le migliori domande da fare, sapere quali sono le tecniche di selezione del personale più usate, scoprire le diverse modalità colloquio di lavoro sono fattori che fanno la differenza nell’attività di recruiting. Vediamo i consigli su come condurre un colloquio di selezione al meglio.   

Il colloquio di selezione: perché è importante?

La fase del colloquio, in un processo di selezione, è molto importante perché determina la scelta finale del candidato che verrà inserito definitivamente in azienda. È fondamentale sapere, quindi, come gestirlo al meglio e quali domande fare a un candidato o quali o non fare per evitare di incorrere in errori che potrebbero influire negativamente sull’intero processo di recruitment.

Conoscere in anticipo quali domande porre al candidato, individuare quali sono le sue skills migliori, analizzare in profondità le motivazioni che lo spingono a voler ottenere il posto di lavoro sono i principali elementi per condurre un colloquio di selezione con successo. Non solo è necessario analizzare nel dettaglio le competenze del candidato, diventa essenziale saper esporre efficacemente i vantaggi e le opportunità offerte dalla propria azienda, gli obiettivi preposti e tutti i dettagli relativi alla posizione per la quale il candidato verrà potenzialmente scelto.

Il colloquio con il candidato è una delle fasi pilastro su cui si basa l’intero processo di recruitment e i recruiter che si occupano dell’intervista finale (o le interviste nel caso di assunzione di più candidati) devono essere in grado di strutturarla al meglio, evitando domande che potrebbero risultare inutili al raggiungimento dell’obiettivo. Dalla semplice intervista telefonica al colloquio di persona diventa importante apprendere e attuare le strategie più idonee e, per far ciò, potrebbe essere vantaggioso sapere come programmare i colloqui di selezione e quali sono le domande che ogni recruiter dovrebbe porsi per fare un colloquio perfetto. Vediamole insieme.

Il colloquio perfetto: quali sono gli step fondamentali?

Per gestire al meglio i colloqui e ottenere risultati efficaci, come prima fase, è importante definire quali competenze debbano avere i candidati e selezionare, in primo luogo, le migliori domande per la ricerca di personale, in modo da escludere subito i candidati non idonei. È utile, inoltre, stilare una scheda di selezione del personale e determinare dei voti standard per ogni risposta del candidato (da ottimo a insufficiente, per esempio). Con un software ATS come In-recruiting potrai aggiungere delle note di colloquio condivise con tutti i recruiter dell’azienda, uno step che smaltisce notevolmente la standardizzazione dei processi di recruitment.

Dalla mission aziendale alla definizione della mansione lavorativa, dai benefit aziendali alle strategie di selezione potrebbe risultare utile stilare una checklist per definire i passaggi standard (soprattutto se si è un junior recruiter), da utilizzare e ripetere per ogni tipologia di intervista, per esempio:

  1. Benvenuto al candidato: assicurarsi di dare il benvenuto e esprimere cordialità farà sentire il candidato a proprio agio
  2. Presentazione del team: la presentazione del team di recruiting (chi sostiene il colloquio e gli eventuali colleghi che assistono) porterà il candidato a conoscere le persone con le quali sta affrontando il percorso.
  3. Motivazioni del candidato: durante un colloquio è utile conoscere i motivi per i quali il candidato è interessato a quella specifica posizione, comprenderne le motivazioni personali e i fattori stimolanti, o eventuali domande su come ha gestito un particolare momento sul posto di lavoro precedente
  4. Ruolo della risorsa: è fondamentale elencare alla potenziale risorsa le mansioni che andrà a ricoprire, gli obiettivi che dovrà raggiungere e dare risposta a suoi eventuali domande/dubbi
  5. Mission aziendale e storia dell’azienda: perché, chi sta affrontando il colloquio, vorrebbe (o dovrebbe lavorare) per l’azienda? Esporre i valori, la filosofia stessa dell’azienda può essere un fattore rilevante (e spesso determinante) per la decisione finale del candidato.
  6. Il luogo di lavoro: “Dove lavorerò?” “Con chi avrò a che fare?” Spesso sono queste le prime domande che un candidato si pone quando è in procinto di affrontare una nuova sfida lavorativa. Fare un “tour” del luogo di lavoro, presentare i team e le persone che, quotidianamente, vivono l’ambiente lavorativo è necessario per un processo di recruiting efficace.

Come selezionare il personale? Nella fase di organizzazione e impostazione di un colloquio di lavoro, oltre alla scelta di una sala riunioni ampia, pulita e luminosa è basilare definire un calendario dei colloqui, i ruoli e le mansioni: quando verranno sostenuti gli incontri con i candidati selezionati? Quali e quanti membri del team HR dovranno essere coinvolti? In che modo e con quale ruolo?

Come condurre un colloquio di selezione

Dare un adeguato preavviso e inviare una mail di conferma ai candidati, pianificare i promemoria per tutti i componenti dell’azienda che saranno coinvolti sono step necessari per condurre il colloquio di lavoro ideale. Inoltre, a monte, è doveroso decidere chi verrà coinvolto, dai membri del team HR all’eventuale presenza di dirigenti aziendali (coinvolgere un dirigente d’azienda può rivelarsi un’azione decisiva per trovare il candidato migliore, o per escluderlo) per i colloqui finali, è utile stilare (e rispettare) un calendario con l’intera programmazione del processo di selezione del personale. In questa direzione l’uso di un software ATS come In-recruting permette di ottimizzare i tempi attraverso la pianificazione e la programmazione dell’intero processo di selezione: dagli annunci di lavoro multiposting su molteplici portali di offerte di lavoro al career site aziendale, dall’ordinamento automatico di CV secondo criteri prestabiliti direttamente dal recruiter al social recruiting, ogni funzione del recruiting software è stata sviluppata attentamente per potenziare l’intero hiring process e smaltire il lavoro del recruitment team.

Tipologie di colloquio

Quali sono i principali tipi di colloquio?

Generalmente i colloqui sono racchiusi all’interno di categorie che possono comprendere la struttura, il media utilizzato, il formato e il tipo di domande. Nella tabella seguente vengono specificati, nel dettaglio, i diversi tipi di colloquio.

TIPOLOGIA COLLOQUIO MEDIA FORMAT
Colloquio non strutturato Colloquio face-to-face Colloquio 1:1
Colloquio semi-strutturato Intervista telefonica Team di recruiter
Colloquio strutturato Colloquio video Colloquio di gruppo
  1.    Colloqui strutturati

Sono colloqui strutturati quelle tipologie di incontri dove i candidati vengono sottoposti a una serie di domande standard, che, i recruiter stilano precedentemente con una griglia di valutazione del colloquio di lavoro identica per tutti i candidati. Questa tipologia di colloqui, da una parte risulta più efficace perché permette di ottenere risultati in poco tempo e consente un maggior numero di assunzioni in tempi relativamente brevi, dall’altra lascia poco spazio alla “creatività” e all’iniziativa del selezionatore del personale.

  1.    Colloqui non strutturati

I colloqui non strutturati, al contrario, avvengono quando i recruiter non hanno a disposizione domande prestabilite ma basano il colloquio su impressioni e valutazioni personali. Non rientrano nei rigidi canoni del sistema di valutazione precedente ma sono considerati generalmente meno efficaci e, a differenze dei colloqui strutturati hanno minore forza a livello legale.

  1.    Colloqui semi-strutturati

I colloqui semi-strutturati condividono aspetti delle due tipologie precedenti: i recruiter basano la selezione sia su domande standardizzate sia su valutazioni personali.

Come indicato nella tabella soprastante, per ogni tecnica di selezione del personale si utilizzano Media e Format differenti e, di conseguenza, a seconda della situazione si pongono domande diverse.  

Le domande, generalmente, possono essere comportamentali, situazionali o vere e proprie domande legate alla cultura aziendale. Dalle risposte dei candidati, a seconda della domanda, si ha una valutazione differente: le migliori domande dei colloqui comportamentali, per esempio, possono rivelare come i comportamenti passati dei candidati in situazioni diverse e possono rendere l’idea di come reagirebbero, all’interno dell’azienda, in situazioni similari. Sono utili per testare le capacità di leadership, le capacità di lavorare in team o il livello di iniziativa posseduto.

Il colloquio situazionale, invece, ha lo scopo di trovare una risposta alle reazioni dei candidati in diverse situazioni di lavoro: per esempio, quale sarebbe la capacità decisionale di un candidato di fronte a una determinata situazione? Quali sono le sue capacità di problem solving? Quali le sue capacità manageriali? In che modo, un candidato definirebbe i suoi obiettivi? E quale importanza gli darebbe?

Infine le domande per colloqui di tipo “culturale” sono usate per sapere se i candidati potrebbero condividere (o meno) i valori dell’azienda e, di conseguenza, quante possibilità avrebbero di integrarsi nell’ambiente di lavoro. Un candidato che condivide i valori aziendali sarà in grado di raggiungere gli obiettivi in modo efficace e di ottenere risultati migliori (oltre che avere un tempo di permanenza in azienda mediamente superiore).

Come riporta lo studio sottostante di Linkedin Talent Solutions sui Global Recruiting Trends 2018 gran parte dei processi di selezione si basano ancora su metodi tradizionali. Processi di selezione old school come colloqui strutturati, colloqui comportamentali e interviste telefoniche sono ancora processi ampiamente utilizzati dalle aziende, con risultati ancora efficaci.

Grafico Linkedin Talent Solutions
1 – Global Recruiting Trends (Fonte Linkedin Talent Solutions)

 

È interessante, però, sottolineare come, negli ultimi anni, stiano diffondendosi nuove tecniche di selezione del personale e moderni metodi di ricerca in grado di garantire ottimi risultati. Nel grafico raffigurante i Global Recruiting Trends è possibile notare come, per esempio, la valutazione delle competenze trasversali dei candidati sia un metodo di valutazione usato spesso dai recruiter. Dopo aver fatto lo screening CV con un software ATS, spesso si passa alle valutazioni delle soft skills che, molte volte, risultano determinanti per la scelta dei migliori candidati.

Il metodo delle Job Auditions, invece, prevede che i candidati siano pagati per svolgere realmente un lavoro, con l’obiettivo di valutare abilità, competenze e attitudini direttamente sul campo.

Durante i Meeting in casual settings i colloqui avvengono, per esempio, durante un pasto, situazioni anomale rispetto ai luoghi tradizionali, che possono portare il candidato a essere più vero, spontaneo e a suo agio.

Il 28% delle aziende, nel mondo, usa Assessments in realtà virtuale, ovvero sfrutta un ambiente 3D per testare le abilità del candidato.

Il 18% usa invece i video-colloqui che da una parte hanno il vantaggio di accelerare il processo di selezione e di poter valutare candidati in remoto, dall’altra parte, però, potrebbero causare problemi nelle relazioni con i candidati che si trovano a gestire il colloquio di fronte a una macchina.

Grafico Linkedin Talent Solutions

Proprio per questa funzione In-recruiting è il primo ATS in Italia a integrare Skype Interviews all’interno del software, un valore aggiunto notevole che consente di automatizzare maggiormente il processo di recruiting aziendale. All’interno della piattaforma, infatti, i recruiter potranno gestire completamente i rapporti con i candidati con la possibilità di organizzare, a seconda delle esigenze, colloqui fisici, video-colloqui live o video-colloqui in differita, condivisibili con tutto il team di recruiting.

Scopri come ottimizzare i tempi dei colloqui

Spesso durante la fase di organizzazione dei colloqui sorgono problemi a causa della programmazione e della pianificazione di date, delle richieste dei collaboratori, della gestione dei candidati. Molte volte accade che il responsabile delle Risorse Umane o il selezionatore del personale, durante i colloqui di selezione, richieda il coinvolgimento di più collaboratori e sia necessario raggruppare in modo intelligente tutte le risorse disponibili, evitando dispersione di tempo e di persone.

Un software ATS come In-recruiting permette di risolvere rapidamente i problemi che possono presentarsi durante le diverse fasi di un processo di selezione. In particolare puoi:

  • impostare template personalizzati per gli inviti ai colloqui
  • creare un calendario condiviso con i candidati dove recruiter e candidato potranno scegliere la data e l’ora che preferiscono per il colloquio. Inoltre, il calendario si sincronizza anche ai calendari con file ics (ad esempio Google Outlook)
  • realizzare videointerviste sincrone ed asincrone
  • somministrare test validati
  • inviare messaggi broadcast ai candidati (per esempio per invitare numerosi candidati ad un assessment center o ad un colloquio di gruppo)
  • restituire feedback automatici ai candidati semplicemente cambiando lo status del candidato. In questo modo arriverà automaticamente la mail di notifica al candidato stesso.

Il metodo Google

Google, per esempio, dopo anni in cui esaminava i candidati effettuando più colloqui possibili (e impegnando un gran numero di risorse)  ha ridotto i tempi necessari per l’assunzione di nuovi candidati e, oggi, ha stabilito che quattro colloqui sono sufficienti per sapere se un candidato può rappresentare una valida risorsa per l’azienda (vedi grafico).

Grafico Google
3 – Fonte: Rework.com

 

Ciò insegna che può essere importante centralizzare il proprio processo di selezione e analizzare con attenzione le proprie metriche di recruiting, così da correggere il tiro quando necessario.

Automatizzare il processo di selezione e un software ATS come In-recruiting può rappresentare una valida opportunità per ottimizzare il processo di ricerca e selezione del personale. Avere a disposizione un calendario programmato dove guardare la disponibilità delle risorse a disposizione per effettuare i colloqui di selezione permette di pianificare le interviste in tempi molto rapidi e di smaltire i tempi per l’assunzione di nuovi candidati.

Interview bias e come eliminarle

Durante la valutazione di un candidato, spesso, accade che sulla scelta finale dei talenti migliori da inserire in azienda influiscano fattori differenti dalle “sole” abilità e skills di un candidato. I fattori sociali, per esempio, talvolta, influenzano involontariamente la decisione da parte di recruiter che, vulnerabili ai pregiudizi, assumono decisioni con meno obiettività. In particolare parliamo di Interview Bias, ovvero pregiudizi, soggettività e influenze da parte degli intervistatori nei confronti dei candidati che si presentano a colloquio. In particolare ci sono quattro tipologie di pregiudizio delle quali i recruiter dovrebbero essere consapevoli. Scopriamo insieme quali sono:

  1.   Bias di conferma. Il Bias di conferma si ha, sostanzialmente, quando il recruiter (o chi pone le domande al candidato) cerca di confermare un’impressione superficiale sul candidato, formatasi prima del colloquio. Ciò può far venire meno le valutazioni obiettive sulle reali capacità del candidato.
  2.   Euristica affettiva. La decisione finale sul candidato si basa su valutazione esterne e superficiali quali razza, background culturale, religione, aspetti irrilevanti per la valutazione del candidato in un determinato ruolo. Secondo uno studio (Postuma 2002), l’obesità era una caratteristica incideva per il 35% sul processo di assunzione.
  3.    Ancoraggio. Si manifesta quando un recruiter pone una determinata aspettativa su un candidato, chiamata “ancora di aspettativa”. Per esempio i candidati aventi un’alta ancora di aspettativa spesso sono stati valutati in maniera più favorevole rispetto ai candidati con una bassa aspettativa.
  4.   Intuizione. L’intuizione è un elemento fondamentale in un processo di recruiting perché influenza gran parte della decisione finale. L’impossibilità di testare il candidato su tutte le aree di competenza fa sì che l’intuizione influisca notevolmente sul processo di assunzione.

Questi quattro elementi, talvolta, influiscono inconsapevolmente durante le fasi di colloquio ed è importante minimizzarle a favore di decisioni più obiettive e mirate alle sole competenze tecniche dei candidati.

Come eliminare le Interviews Bias?

Vediamo insieme alcune azioni possibili.

  1. Dedicare maggiore tempo alle valutazioni del candidato. È fondamentale dedicare un tempo più lungo a prendere appunti, rileggere e analizzare i materiali. Dedicare maggiore attenzione alla scrittura di critiche e impressioni consentirà di essere maggiormente obiettivi nelle decisioni da prendere.
  2. Prendere decisioni di selezione del personale su criteri strutturati. Per valutazioni più accurate è importante condurre colloqui strutturati focalizzati su criteri di assunzione relativi esclusivamente al lavoro.
  3. Usare valutazioni strutturate. Registrare con attenzione le osservazioni ed esprimere valutazioni strutturate durante i colloqui di selezione favorirà giudizi più obiettivi.
  4. Giustificare le proprie decisioni. Giustificare, documentare le decisioni prese secondo criteri ben definiti permetterà di aumentare l’accuratezza nella valutazione del candidato (ad esempio i selezionatori che usano In-recruiting conservano lo storico tutte le valutazioni all’interno del loro ATS, condividendolo anche con i colleghi).

Per aumentare l’obiettività dei giudizi nei criteri di selezione di un candidato è importante, inoltre, combinare diverse forme di valutazione, (come per esempio i test attitudinali) che consentono di raggiungere un maggiore livello di obiettività durante il processo di assunzione, oltre che esser bravi ad attuare strategie per scoprire se un candidato mente a colloquio.

Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti, per selezionare i migliori candidati è molto utile sperimentare diverse tipologie di colloquio. I colloqui strutturati permettono di porre le stesse domande a tutti i candidati, in un ordine specifico, con la possibilità di segnalarli secondo una griglia di valutazione prestabilita mentre i colloqui non strutturati rendono il processo di selezione meno rigido e più piacevole per chi fa selezione del personale e per gli stessi candidati. Abbiamo visto che non esistono domande perfette ma abbiamo analizzato quanto è importante avere un sistema di tracciatura per avere sempre sotto controllo la programmazione dei colloqui e la valutazione di ogni singolo candidato.

Il nostro consiglio finale? Sperimenta diversi formati, organizza al meglio il processo di selezione del personale della tua azienda, automatizza l’organizzazione dei colloqui e ottimizza i tempi attraverso l’uso di un software ATS.