Come condurre un colloquio di lavoro?
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Come condurre un colloquio di lavoro?

Se il colloquio di lavoro è un momento molto importante per i candidati, lo è anche e soprattutto per i recruiter che in quell’occasione hanno la possibilità di capire se hanno davanti la persona “giusta” da assumere. Ecco tutto quello che un recruiter deve sapere per condurre al meglio un colloquio di lavoro.

SOMMARIO

Anche se il mondo del lavoro è in continuo cambiamento, il colloquio di lavoro resta un punto fermo nel processo di ricerca e selezione del personale. Che si svolga dal vivo o da remoto, è un appuntamento di cui chi si occupa di recruiting non può fare a meno per capire chi ha davanti e se è la persona giusta per la posizione lavorativa.

In questo articolo vedremo in cosa consiste il colloquio di lavoro per un recruiter, come si può condurlo al meglio, come va strutturato e come la tecnologia può essere di supporto. Ma prima di tutto capiamo cosa si intende per colloquio di lavoro.

Cos’è un colloquio di lavoro e il suo ruolo nel processo di selezione

Nel processo di recruitment, il colloquio di lavoro è un momento determinante per la scelta finale della persona che, dopo essersi candidata a un annuncio ed essersi inoltrata nelle fasi successive del processo di selezione, sarà inserita all’interno di un’azienda.

Tale scelta è fondamentale perché, come sappiamo, il colloquio arriva a valle di tutta una serie di investimenti che l’azienda ha sostenuto come per esempio nella scrittura dell’annuncio, nel pubblicarlo su determinate piattaforme, nell’avvalersi di un software per il recruiting, nel valutare i tanti CV ricevuti e così via. Investimenti in termini economici, certo, ma anche di tempo che dovrebbero garantire di raggiungere l’obiettivo finale.

L’assunzione di una persona non adatta – che si può scoprire come tale fin da subito o dopo mesi – ha conseguenze non da poco perché vuol dire ripetere tutto il processo, ma può anche rischiare di compromettere la stabilità del team e avere un impatto non da poco sulla produttività.

Il colloquio di lavoro, pertanto, per un recruiter è un momento prezioso per scoprire dettagli in più rispetto a ciò che un candidato o candidata possono avere inserito sul CV, ma anche per conoscere meglio la persona.

Dalla semplice intervista telefonica al colloquio in presenza, diventa importante apprendere e attuare le strategie più idonee e, per far ciò, potrebbe essere vantaggioso sapere come programmare i colloqui di selezione e quali sono le domande che ogni recruiter dovrebbe porsi per fare un colloquio perfetto. Vediamole insieme.

Come strutturare il colloquio di selezione ideale

Per gestire al meglio i colloqui e ottenere risultati efficaci, come prima fase, è importante definire quali competenze debbano avere i candidati e selezionare, in primo luogo, le migliori domande per la ricerca di personale, in modo da escludere subito i candidati non idonei.

È utile, inoltre, stilare una scheda per la selezione del personale e determinare dei punteggi standard che aiutino a valutare i candidati. Con un software ATS come Inrecruiting è possibile sfruttare le note di colloquio condivise con i colleghi del team HR, uno strumento che rende più snella la gestione di questo momento del processo di recruiting.

Definire i momenti del colloquio

Dalla mission aziendale alla definizione della mansione lavorativa, dai benefit aziendali alle strategie di selezione, potrebbe risultare utile avere una checklist per definire i momenti salienti (soprattutto se si è un junior recruiter), da utilizzare e ripercorrere per ogni tipologia di intervista, per esempio:

  1. benvenuto: assicurarsi di dare il benvenuto e esprimere cordialità farà sentire i candidati a proprio agio;
  2. presentazione del team: la presentazione del team HR (chi sostiene il colloquio e gli eventuali colleghi che assistono) porterà il/la candidato/a a conoscere le persone con le quali sta affrontando il percorso;
  3. motivazioni: durante un colloquio è utile conoscere i motivi per cui la persona è interessata a quella specifica posizione, comprenderne le motivazioni personali, i fattori stimolanti, oltre che porre eventuali domande su come ha gestito un particolare momento sul posto di lavoro precedente;
  4. ruolo della risorsa: è fondamentale elencare alla potenziale risorsa le mansioni che andrà a ricoprire, gli obiettivi che dovrà raggiungere e dare risposta a suoi eventuali dubbi/domande;
  5. mission aziendale e storia dell’azienda: è importante approfondire perché la persona vorrebbe (o dovrebbe) lavorare nell’azienda. Esporre i valori, la filosofia aziendale può essere un fattore rilevante (e spesso determinante) per la decisione finale anche da parte dei candidati stessi;
  6. introduzione del luogo di lavoro/team: “Dove lavorerò?”, “Con chi avrò a che fare?”. Spesso sono queste le prime domande che i candidati si pongono quando si è in procinto di affrontare una nuova sfida lavorativa. Fare un “tour” del luogo di lavoro, presentare il team e le persone che quotidianamente vivono l’ambiente lavorativo contribuisce a rendere il processo di recruiting più efficace. Stessa cosa se il lavoro dovesse svolgersi da remoto: è importante definire da subito quali saranno le tecnologie da utilizzare, come gestirle ecc.

Scegliere il luogo del colloquio

La gestione del colloquio di lavoro non può prescindere, lo sappiamo, dalla scelta del luogo in cui si svolge. Se in presenza, una sala riunioni ampia, pulita, luminosa, ma che sia anche riservata e isolata acusticamente, aiuta a far sentire a suo agio il candidato.
Quest’ultimo punto vale anche per un colloquio da remoto. Non basta avere cuffie e microfono perché qualunque cosa può distrarre: è importante prestare attenzione alla persona che c’è dall’altro lato dello schermo e far percepire che, in quel momento, l’attenzione è dedicata solo a lei.

Organizzare il calendario dei colloqui

Quando verranno sostenuti gli incontri con i candidati selezionati? Quali e quanti membri del team HR dovranno essere coinvolti? In che modo e con quale ruolo?
Nella fase di organizzazione e impostazione di un colloquio di lavoro, oltre alla scelta della sala, è essenziale definire il calendario dei colloqui, i ruoli e le mansioni.

Pianificare le agende, dare un adeguato preavviso e mandare una mail di conferma ai candidati, inviare promemoria ai componenti dell’azienda che saranno coinvolti sono tutti step necessari per condurre il colloquio di lavoro nel modo migliore.

A monte, quindi, è necessario decidere chi verrà coinvolto. Questo vale sia per le persone del team HR che per l’eventuale presenza di manager o dirigenti aziendali (a seconda anche della tipologia di colloquio che si sta pianificando).

In questa direzione, l’uso di un software come Inrecruiting semplifica l’attività di programmazione. Tra le tante funzioni del modulo Calendario, è possibile condividere la propria agenda con quella dei colleghi in modo tale da verificare subito le varie disponibilità delle persone da coinvolgere ed evitare di perdere tempo nella ripianificazione dei colloqui. Un aspetto estremamente vantaggioso per recruiter e candidati.

Preparare le domande giuste

Per condurre un colloquio di selezione con successo è importante definire in anticipo quali domande porre ai candidati, individuare quali sono le loro skill migliori, analizzare in profondità le motivazioni che spingono a voler ottenere il posto di lavoro.

Non solo è necessario analizzare nel dettaglio le competenze dei candidati, diventa essenziale saper esporre efficacemente i vantaggi e le opportunità offerte dalla propria azienda, gli obiettivi preposti e tutti i dettagli relativi alla posizione per la quale la persona verrà potenzialmente scelta.

Per questo è importante avere un’idea delle domande da fare in modo tale che non riguardino solo le hard skill – che saranno testate in modo più efficace durante il colloquio tecnico – ma che approfondiscano anche altri aspetti (comportamentali, motivazionali, ecc.).

In questa direzione si è mossa anche l’applicazione dell’intelligenza artificiale che, come vedremo in seguito nel caso di Inda, suggerisce ai recruiter le domande da porre durante il colloquio di lavoro.

In generale, comunque, possiamo individuare 3 tipi di domande che si possono fare durante un colloquio:

  • domande di tipo personale/esplorative
  • domande sul ruolo
  • domande comportamentali

Domande di tipo personale/esplorative

Le domande di tipo personale/esplorative possono essere per esempio:
“Qual è stata la sfida più impegnativa che ha affrontato nella sua carriera?” oppure la classica “Quali sono i suoi punti di forza o di debolezza?”. E ancora: “Qual è il successo di cui è maggiormente soddisfatto nella sua carriera?”.

Domande sul ruolo

Le domande sul ruolo possono andare dal “Cosa conosce della nostra azienda?” al “Perché ha scelto di candidarsi proprio per questo ruolo?”, proprio per capire l’affinità che la persona candidata ha con il lavoro che dovrà andare a fare e la sua crucialità rispetto all’azienda.

Domande comportamentali

Quanto alle domande comportamentali, per capire se la persona è adatta al possibile nuovo ambiente di lavoro, si potrebbe per esempio chiedere se ha mai avuto difficoltà nel rapporto con un responsabile oppure con chi preferirebbe lavorare. O ancora come si comporterebbe con un collega che non rispetta la consegna di un lavoro.

Si potrebbe anche chiedere in cosa non è particolarmente competente. Questo tipo di domanda da un lato evidenzia la prontezza della persona che si ha di fronte nel rispondere, dall’altro mette in luce la sua capacità di auto-valutarsi, senza condizionare però l’esito della selezione. Se, per esempio, una persona dicesse “Non sono in grado di usare Excel a livello pro” e magari nel suo ruolo è richiesto saperlo usare (anche se non in modo avanzato), si potrà valutare di fare un corso ad hoc. In questo modo, si può anche capire se la persona è disposta a imparare o continuare a formarsi.

Si tratta di esempi, ma è bene preparare le domande sia in base all’esperienza dei candidati, sia al tipo di persona che piacerebbe avere in azienda e che è richiesta nel team.

Questo discorso apre la strada a un altro aspetto del colloquio di selezione: la differenza tra colloqui strutturati e non.

Tipologie di colloquio

I colloqui di lavoro possono essere suddivisi in tre categorie principali: strutturati, non strutturati e semi-strutturati. Ogni tipologia ha caratteristiche specifiche che influenzano il processo di selezione e l’efficacia della valutazione dei candidati. Vediamo quali sono.

Colloqui strutturati

I colloqui strutturati prevedono una serie di domande standard, uguali per tutti i candidati, stabilite in anticipo dai recruiter attraverso una griglia di valutazione.
Tale metodo assicura coerenza e permette di ottenere risultati comparabili in tempi brevi, facilitando le assunzioni su larga scala. Allo stesso tempo, limita la creatività e l’iniziativa di chi fa selezione e, ammettiamolo, spesso non consente di andare a fondo nello scoprire la personalità del candidato/a.

Colloqui non strutturati

Nei colloqui non strutturati, i recruiter non seguono una scaletta predefinita, ma basano la valutazione su impressioni personali e interazioni spontanee. Sebbene possano favorire un maggiore approfondimento individuale, questi colloqui sono considerati meno efficaci rispetto ai colloqui strutturati e hanno una minore forza a livello legale.

Colloqui semi-strutturati

I colloqui semi-strutturati combinano elementi delle due tipologie precedenti. I recruiter pongono sia domande standardizzate sia domande basate su valutazioni personali, bilanciando così rigore metodologico e flessibilità.

L’uso della tecnologia a supporto dei colloqui

L’innovazione tecnologica ha trasformato profondamente il mondo del recruiting, rendendo i processi di selezione più rapidi, efficienti e precisi. L’uso di software avanzati e dell’Intelligenza Artificiale ha permesso ai recruiter di automatizzare molte attività ripetitive, come lo screening dei CV, la gestione delle candidature e la pianificazione dei colloqui.

Inoltre, le piattaforme digitali offrono strumenti per condurre videointerviste, analizzare le competenze dei candidati e migliorare l’esperienza complessiva di selezione. Grazie a queste tecnologie, è possibile ridurre il tempo necessario per assumere un nuovo talento, aumentare l’accuratezza nella valutazione e garantire una selezione più equa e obiettiva.

Ottimizzazione dei colloqui con Inrecruiting

Inrecruiting è un Applicant Tracking System (ATS), ossia un software progettato per ottimizzare l’intero processo di selezione del personale e, quindi, per fornire ai recruiter strumenti efficaci che migliorano anche anche l’efficienza e la qualità della gestione dei colloqui di lavoro.

Ecco alcune delle funzionalità a disposizione dei recruiter:

  • la possibilità di creare template personalizzati per gli inviti ai colloqui;
  • organizzare i colloqui e condividere l’agenda con i colleghi coinvolti negli appuntamenti, facilitando la programmazione degli incontri sia per i selezionatori che per i candidati;
  • sincronizzare in tempo reale il calendario lavorativo con quello personale, per verificare immediatamente le disponibilità;
  • demandare ai candidati la scelta della data in cui svolgere il colloquio di lavoro attraverso un sistema di scheduler automatico oppure proporre una serie di slot liberi tra i quali i candidati possono scegliere;
  • possibilità di gestire le note di colloquio, consentendo ai recruiter di confrontarsi tra di loro in merito alle impressioni sui candidati, condividere feedback con il team di selezione e prendere decisioni più informate;
  • integrazione di test validati all’interno della piattaforma per una valutazione più approfondita delle competenze dei candidati;
  • restituire feedback automatici ai candidati semplicemente cambiando lo status del candidato.

Grazie a queste tecnologie, è possibile, quindi, ridurre il tempo necessario per assumere una nuova persona, aumentare l’accuratezza nella valutazione e provare a garantire una selezione più equa e obiettiva.

L’Intelligenza Artificiale al servizio del recruiting

Un elemento distintivo di Inrecruiting è l’integrazione di Inda, una tecnologia proprietaria di Intelligenza Artificiale (AI) sviluppata specificamente per il settore HR.
Inda automatizza attività ripetitive e time-consuming, come lo screening dei CV e la ricerca dei candidati, permettendo ai recruiter di focalizzarsi su aspetti più strategici del processo di selezione.

Grazie all’AI Generativa, come anticipato, Inda è in grado di suggerire domande per il colloquio specifiche per un ruolo, aiutando i recruiter a condurre interviste più mirate ed efficaci.
Tale integrazione non solo accelera il processo di recruiting, ma assicura anche che i candidati più idonei vengano individuati e valutati in modo equo ed efficiente.

Se, quindi, la scelta tra colloqui strutturati, non strutturati e semi-strutturati dipende dagli obiettivi dell’azienda e dal tipo di ruolo da ricoprire, è evidente che la tecnologia può fare tantissimo per migliorare l’efficacia della selezione e garantire l’inserimento di candidati più adatti all’organizzazione.

Se vuoi conoscere meglio le funzionalità di Inrecruiting per una gestione ottimizzata dei colloqui di lavoro, richiedi una consulenza specializzata.

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