Comment mener un entretien d’embauche. Le guide pour les recruteurs

Dans cet article

1. L’entretien d’embauche : pourquoi est-ce important ?
2. L’entretien parfait : quelles sont les étapes de base ?
3. Quels sont les principaux types d’entretiens ?
4. Découvrez comment optimiser le temps passé en entretiens
5. La méthode Google !
6. Comprendre les préjugés !  
7. Comment éliminer les préjugés lors des entretiens ?

Jetons un coup d’œil aux conseils pour les recruteurs sur la façon de mener les meilleurs entretiens possibles pour la sélection des candidats la plus efficace.

Au cours du processus de recrutement, l’entretien est la phase qui détermine le choix du candidat final. Pour connaître les meilleures techniques de sélection des candidats, il est nécessaire que le recruteur comprenne comment mener un entretien réussi. Comprendre les bonnes questions à poser, connaître les techniques de sélection les plus utilisées et comprendre les différents types d’entretiens d’embauche sont des facteurs qui font la différence dans le processus de recrutement. Voyons comment mener les meilleurs entretiens possibles.

L’entretien d’embauche : pourquoi est-ce important ?

La phase d’entretien est très importante car elle conditionne le choix de l’embauche finale. Il est donc fondamental de comprendre comment mener les entretiens de la meilleure façon possible et de comprendre quelles questions poser au candidat ou, tout aussi important, quelles questions ne pas poser pour éviter d’influencer négativement le processus de recrutement.

Vous devez savoir à l’avance quelles questions vous souhaitez poser au candidat, identifier ses meilleures compétences et comprendre ses motivations dans la recherche d’un nouveau poste. Ce sont les principaux éléments pour mener un entretien réussi. Il ne suffit pas d’analyser les compétences techniques du candidat, il est également essentiel de présenter les avantages et les inconvénients de l’entreprise, les objectifs du poste et tous les détails nécessaires relatifs au poste pour lequel le candidat est choisi.

L’entretien de candidature est une phase fondamentale sur laquelle repose tout le processus de recrutement et les recruteurs qui réalisent l’entretien final (ou les entretiens dans le cas de plusieurs candidats) doivent être capables de très bien structurer l’entretien, en évitant notamment les questions. qui pourraient conduire à des informations inutiles ou inutiles. Des entretiens téléphoniques simples aux entretiens en personne, il est important de comprendre et de mettre en œuvre les meilleures stratégies et, pour ce faire, il peut être utile de savoir comment planifier des entretiens et quelles questions chaque recruteur doit poser afin de mener une parfaite entrevue. Nous allons jeter un coup d’œil.

L’entretien parfait : quelles sont les étapes de base ?

Pour gérer les meilleurs entretiens et obtenir les résultats les plus efficaces, dans un premier temps, il est important de définir les compétences et les aptitudes fondamentales pour le poste, ainsi que les questions qui aideront à exclure immédiatement les candidats inadaptés. Il peut être utile de préparer une feuille de sélection et de déterminer un système de notation pour chaque réponse (par exemple, de « excellent » à « insuffisant »). Avec un logiciel tel que In-recruiting, vous pouvez ajouter des notes d’entretien à partager avec toute l’équipe de recrutement de l’entreprise, cette étape peut beaucoup aider à standardiser le processus de recrutement.

De la mission de l’entreprise à la définition du descriptif de poste, des bénéfices de l’entreprise aux stratégies de sélection, il peut être utile d’établir une check-list pour définir les étapes standards (surtout si vous êtes un recruteur junior), à utiliser et à répéter pour chacun type d’entretien, par exemple :

1. Accueil du candidat : veillez à bien accueillir le candidat pour qu’il se sente à l’aise
2. Présentez l’équipe : en présentant l’équipe de recrutement (qui mènera l’entretien et les entretiens futurs éventuels), cela aidera le candidat à comprendre qui suit le processus de recrutement.
3. Motivation du candidat : lors de l’entretien, il est utile de comprendre les raisons pour lesquelles le candidat s’intéresse à ce poste, ainsi que ses motivations personnelles en général et les facteurs qui le stimulent dans son travail. Cela peut inclure des questions sur la façon dont le candidat a géré des situations particulières dans ses postes précédents.
4. Details du poste : il est essentiel que le candidat
5. Mission de l’entreprise et histoire de l’entreprise : pourquoi le candidat devrait-il vouloir travailler pour l’entreprise ? Révéler les valeurs et la philosophie de l’entreprise peut être très pertinent, et souvent déterminant pour la décision finale du candidat.
6. Le lieu de travail : « Où vais-je travailler ? » « Avec qui vais-je travailler ? » Ce sont souvent les premières questions qu’un candidat se pose lorsqu’il envisage un nouveau poste. Un processus de recrutement vraiment efficace comprendrait une « visite » du lieu de travail, présentant l’équipe et les personnes qui composent la « vie quotidienne » du lieu de travail.

Comment sélectionner l’équipe de recrutement ? Dans la phase d’organisation et de mise en place d’un entretien d’embauche, outre le choix d’une salle de réunion grande, propre et lumineuse, il est essentiel de définir un calendrier d’entretiens, de rôles et de tâches : quand auront lieu les réunions avec les candidats sélectionnés ? Quels et combien de membres de l’équipe RH devront être impliqués ? Comment seront-ils impliqués, à quel titre ?

Donner un préavis adéquat et envoyer un email de confirmation aux candidats, puis planifier des rappels pour tous les membres de l’entreprise qui seront impliqués, sont des étapes nécessaires pour mener l’entretien d’embauche idéal. Il faut aussi décider qui sera impliqué, entre les membres de l’équipe RH et les dirigeants de l’entreprise (l’implication d’un dirigeant d’entreprise peut avoir une forte influence sur le candidat). Enfin, il est utile d’établir (et bien sûr de respecter) un calendrier avec l’ensemble du planning du processus d’embauche. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel tel qu’In-recruiting peut aider à optimiser la gestion du temps en planifiant et programmant l’ensemble du processus de sélection : de la multidiffusion des annonces d’emploi sur plusieurs portails d’emploi à la gestion de l’annonce sur la page carrière de l’entreprise, du tri automatique des CV selon des critères préétablis au recrutement, chaque fonction du logiciel de recrutement a été soigneusement développée pour enrichir l’ensemble du processus de recrutement et améliorer le workflow de l’équipe de recrutement.

Quels sont les principaux types d’entretiens ?

En général, les entretiens entrent dans différentes catégories qui peuvent inclure la structure, le format, l’équipe d’entretien et le type de questions. Le tableau suivant détaille les différents types d’entretiens.

1. Entretiens structurés

Ces types d’entretiens sont des réunions structurées où les candidats sont soumis à une série de questions types, que les recruteurs établissent au préalable avec une grille d’évaluation des entretiens d’embauche identique pour tous les candidats. Ce type d’entretien, d’une part, est très efficace car il donne des résultats en peu de temps et permet un nombre plus important d’embauches en un temps relativement court, d’autre part il laisse peu de place à la « créativité » et à l’initiative du recruteur.

 2. Entretiens non structurés

Les entretiens non structurés se produisent lorsque les recruteurs n’ont pas de questions structurées à portée de main, mais basent plutôt l’entretien sur des impressions et une évaluation personnelle. Ils ne tombent pas dans les limites rigides du système d’évaluation, mais ils sont aussi généralement considérés comme moins efficaces et, contrairement aux entretiens structurés, ont moins de pertinence juridique.

3. Entretiens semi-directifs

Semi-structured interviews share aspects from the two previous types of interviews: the recruiters base the selection on both standardised questions and personal evaluation. 

Les entretiens semi-directifs partagent des aspects des deux types d’entretiens précédents : les recruteurs fondent la sélection sur des questions standardisées et sur une évaluation personnelle.

Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, différents formats et équipes sont utilisés pour chaque sélection d’embauche technique et, par conséquent, différentes questions se posent en fonction de la situation.

Les questions, en général, peuvent être des questions comportementales ou situationnelles ou des questions liées à la culture d’entreprise réelle. A partir des réponses, il est possible d’arriver à différentes évaluations : par exemple, les questions comportementales peuvent aider à révéler comment un candidat s’est comporté dans le passé dans différentes situations et peuvent donner une idée de la façon dont il réagirait dans des situations similaires. Celles-ci sont utiles pour tester les compétences en leadership, les compétences en travail d’équipe ou l’esprit d’initiative du candidat.

Les questions situationnelles visent à révéler les réactions du candidat dans différentes situations de travail : par exemple, quelle serait la capacité de décision d’un candidat face à une situation donnée ? Quelles sont leurs compétences en résolution de problèmes ? Quelles sont leurs compétences managériales ? Comment un candidat définirait-il ses objectifs ? Et quelle est l’importance de leurs objectifs ?

Enfin, les questions culturelles sont utilisées pour savoir si les candidats pourraient partager (ou non) les valeurs de l’entreprise et, par conséquent, dans quelle mesure ils s’intégreraient bien dans l’environnement de travail. Un candidat qui partage les valeurs de l’entreprise sera plus à même d’atteindre ses objectifs efficacement et d’obtenir de meilleurs résultats (en plus d’avoir un temps moyen plus long passé dans l’entreprise).

Comme indiqué dans l’étude LinkedIn Talent Solutions ci-dessous sur les tendances mondiales du recrutement 2018, la plupart des processus de sélection sont toujours basés sur des méthodes traditionnelles. Les processus de sélection à l’ancienne tels que les entretiens structurés, les questions comportementales et les entretiens téléphoniques sont encore largement utilisés par les entreprises et donnent toujours des résultats efficaces.

1 – Les tendances globales du recrutement (Source: LinkedIn Talent Solutions)

Il est cependant intéressant de noter que ces dernières années, de nouvelles techniques d’embauche et méthodes de recherche ont été plus largement utilisées pour garantir d’excellents résultats. Dans le graphique décrivant les tendances globales du recrutement, il est possible de voir, par exemple, comment l’évaluation des compétences non techniques est une méthode d’évaluation souvent utilisée par les recruteurs. Suite à la présélection des CV par un logiciel, les recruteurs peuvent passer aux évaluations des soft skills qui sont souvent le facteur décisif pour sélectionner les meilleurs candidats.

La méthode de recrutement par simulation (MRS), consiste à repérer l’ensemble des capacités nécessaires pour réaliser un travail lors d’analyses de postes en entreprise puis à construire des exercices permettant de les évaluer chez les candidats.

Lors des « Rencontres dans un cadre décontracté », les entretiens ont lieu, par exemple, lors d’un repas ou dans des lieux non traditionnels, ce qui peut permettre au candidat d’être plus authentique, spontané et à l’aise.

28 % des entreprises dans le monde utilisent des « évaluations en réalité virtuelle », ce qui signifie qu’elles utilisent un environnement 3D pour tester les compétences du candidat.

18% utilisent des « Entretiens vidéo » qui, tout en ayant l’avantage d’accélérer le processus de sélection et de pouvoir évaluer les candidats à distance, peuvent présenter des problèmes car les candidats doivent gérer l’entretien face à la caméra.

Précisément pour cette fonctionnalité, In-recruiting est le premier ATS en France à intégrer les entretiens Skype dans le logiciel, une valeur ajoutée importante qui vous permet d’automatiser davantage le processus de recrutement. Au sein de la plateforme, les recruteurs peuvent gérer complètement la relation avec le candidat en organisant des entretiens physiques, des entretiens vidéo en direct ou des entretiens vidéo programmés, qui peuvent être partagés avec l’ensemble de l’équipe de recrutement.

Découvrez comment optimiser le temps passé en entretiens

Des problèmes surviennent souvent lors de la phase d’organisation des entretiens en raison des dates de planification, des demandes de l’équipe de recrutement, de la gestion des candidats, etc. Le responsable des ressources humaines ou le recruteur nécessitent souvent l’implication d’autres collaborateurs lors du processus de sélection, et il est nécessaire de gérer les ressources sans perdre de temps.

Un logiciel comme In-recruiting permet de résoudre rapidement les problèmes pouvant survenir lors des différentes phases du processus de sélection. Vous pouvez notamment :

• configurer des modèles personnalisés pour les invitations à des entretiens
• créer un calendrier partagé où les recruteurs et les candidats peuvent choisir leur date et heure préférées pour l’entretien. De plus, le calendrier se synchronise avec les calendriers avec des fichiers ics (par exemple Google Outlook)
• créer des interviews vidéo synchrones et asynchrones
• gérer les tests validés
• envoyer des emailings aux candidats (par exemple pour inviter de nombreux candidats à un centre d’évaluation ou à un entretien de groupe)
• envoyer des commentaires automatiques aux candidats. En changeant simplement le statut du candidat, il recevra automatiquement un e-mail de notification avec des commentaires et toute mise à jour nécessaire.

La méthode Google !

Après des années passées à examiner les candidats et à mener un grand nombre d’entretiens (et à consacrer une énorme quantité de ressources), Google a trouvé comment réduire le temps nécessaire à la sélection de nouveaux candidats. Ils ont déterminé que quatre entretiens sont un nombre suffisant pour comprendre si un candidat serait une recrue appropriée pour l’entreprise (voir le graphique).

3 – Source: Rework.com

Cela démontre qu’il peut être important de centraliser le processus de sélection et d’analyser soigneusement les paramètres de recrutement afin d’apporter des améliorations si nécessaire.

L’automatisation du processus de sélection avec un logiciel tel que In-recruiting peut être une bonne occasion d’optimiser le processus de recherche et de sélection. Disposer d’un calendrier prévisionnel pour voir la disponibilité de l’équipe pour réaliser les entretiens permet de planifier les entretiens très rapidement et de gagner du temps dans le processus de recrutement.

Comprendre les préjugés !  

Lors de l’évaluation d’un candidat, il arrive souvent que des facteurs autres que les simples compétences et capacités d’un candidat puissent influencer le choix final d’embauche. Par exemple, des facteurs sociaux peuvent involontairement influencer la décision car certains recruteurs, vulnérables aux préjugés, prennent des décisions de manière peu objective. C’est ce qu’on appelle le biais d’entretien : préjugés, subjectivité et influence de la part des recruteurs envers les candidats. En particulier, il existe quatre types de biais dont les recruteurs doivent être conscients. Découvrons ce qu’ils sont :

1. Biais de confirmation : une personne perçoit les informations d’une manière qui soutient ses croyances ou ses attentes existantes, par exemple en assumant une caractéristique d’un candidat sur la base d’un point de vue personnel.

2. Heuristique affective : la décision finale concernant le candidat peut être influencée par des évaluations externes et superficielles telles que la race, l’origine culturelle, la religion et d’autres aspects qui ne sont pas pertinents pour l’évaluation précise du candidat dans un rôle donné. Selon une étude (Posthumous 2002), l’obésité était une caractéristique qui représentait 35 % de la décision d’embauche.

3. Ancrage : cela se produit lorsqu’un recruteur place une certaine attente sur un candidat, appelée « ancre d’attente ». Par exemple, les candidats avec une ancre d’attente élevée sont souvent évalués plus favorablement que les candidats avec une ancre d’attente faible.

4. Intuition : l’intuition est un élément fondamental dans le processus de recrutement car elle influence une grande partie de la décision finale. L’incapacité de tester le candidat sur tous les domaines d’expertise signifie que l’intuition affecte grandement le processus d’embauche.

Ces quatre éléments peuvent inconsciemment influencer les phases d’entretien et il est important de minimiser leur impact au profit de décisions plus objectives visant plus précisément les compétences techniques des candidats.

Comment éliminer les préjugés lors des entretiens ?

Voyons quelques actions possibles :

1. Consacrez plus de temps sur les évaluations de candidats : il est crucial de passer plus de temps à prendre des notes, à relire et à analyser les documents. Accorder plus d’attention aux critiques écrites et aux impressions vous permettra d’être plus objectif dans la prise de décisions.

2. Prendre des décisions d’embauche sur des critères structurés. Pour des évaluations plus précises, il est important de mener des entretiens structurés qui se concentrent sur des critères d’embauche liés uniquement au travail.

3. Utilisez des évaluations structurées. Enregistrer soigneusement les observations et exprimer des évaluations structurées lors des entretiens de sélection favorisera des jugements plus objectifs.

4. Justifiez vos décisions. Justifier et documenter les décisions prises selon des critères bien définis améliorera la précision de l’évaluation du candidat (par exemple, les recruteurs qui utilisent In-recruiting conservent l’historique de toutes les évaluations au sein de leur ATS, le partageant également avec leurs collègues).

Afin d’augmenter l’objectivité dans les critères de sélection d’un candidat, il est également important de combiner différentes formes d’évaluation (comme les tests d’aptitude) afin d’atteindre un niveau plus élevé d’objectivité lors du processus de recrutement, et également de recouper les réponses du candidat.

Comme nous l’avons vu dans les paragraphes précédents, pour sélectionner les meilleurs candidats, il est très utile d’expérimenter différents types d’entretiens. Des entretiens structurés permettent de s’assurer que tous les candidats se voient poser les mêmes questions, dans un ordre précis, avec la possibilité d’enregistrer les résultats dans une grille d’évaluation préétablie. Les entretiens non structurés rendent le processus de sélection moins rigide et plus agréable pour les intervieweurs et les candidats. Nous avons vu qu’il n’y a pas de questions parfaites mais nous avons analysé à quel point il est important d’avoir un système de suivi avec un calendrier d’entretiens et l’évaluation de chaque candidat individuel.

Notre dernier conseil ? Expérimentez différents formats, organisez votre processus de sélection d’embauche, automatisez l’organisation des entretiens et optimisez le flux de travail grâce à l’utilisation du logiciel.

Federico Zola

Marketing Manager Inrecruiting