Le pré-onboarding : la base d’une expérience collaborateur réussie
Introduction
Le recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat, entre l’acceptation de l’offre et le premier jour en entreprise, plusieurs semaines peuvent s’écouler. Durant cette période, le candidat peut se démotiver, douter ou encore accepter une autre opportunité.
C’est pourquoi le pré-onboarding est devenu une étape essentielle du recrutement. Négliger cette période peut avoir un impact direct sur l’engagement du futur collaborateur et sur la réussite de l’intégration. Dans cet article, découvrez ce qu’est le pré-onboarding et comment cette étape peut être optimisée afin de faciliter l’expérience candidat et collaborateur.
Qu’est-ce que le pré-onboarding ?
Le pré-onboarding fait référence à la période entre la promesse d’embauche et le premier jour du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Cette étape permet de préparer son arrivée, de maintenir le lien avec l’entreprise et de favoriser une intégration réussie dès le premier jour.
Afin de réussir cette étape il est possible de passer par différentes actions : l’envoi d’un message de bienvenue, le partage d’informations pratiques (horaires, accès, etc.), la transmission des documents administratifs, la présentation de l’entreprise et de l’équipe, ou encore le partage de vidéos ou de contenus. Ces actions permettent au futur employé de mieux découvrir son environnement de travail et de l’entraîner dans une dynamique d’entreprise avant même son arrivée afin de lui faire sentir qu’il est attendu.
L’objectif est de créer un lien entre l’entreprise et lui avant même son arrivée, de le rassurer et donc de lui permettre d’effectuer son premier jour et ceux qui suivent dans de bonnes conditions.
Les limites d’un pré-onboarding manuel
Dans de nombreuses entreprises, le pré-onboarding repose encore sur des mails, des relances et des documents envoyés manuellement et il est encore peu structuré. Cette approche peut être efficace pour un petit nombre de recrutements mais si ceux-ci se multiplient elle montre rapidement ses limites.
Les équipes RH doivent envoyer beaucoup de mails, vérifier la réception des documents, ou encore effectuer des relances. Les informations sont souvent dispersées entre les boîtes mail et les différents outils, ce qui cause un manque de visibilité sur le suivi, l’oubli de certaines tâches et augmente le risque d’erreurs et le temps consacré à cette étape. De plus, ces oublis ou erreurs liés à une gestion manuelle dégradent l’expérience du futur collaborateur en créant de l’incertitude avant même le premier jour.
Pour répondre à ces limites, de plus en plus d’entreprises s’appuient aujourd’hui sur des solutions permettant d’automatiser une grande partie des tâches répétitives comme l’envoi des documents, les rappels automatiques, la centralisation des informations ou encore le suivi de l’avancement de ce processus.
C’est le cas de Welcomin, une solution qui aide les équipes RH tout au long de ce processus.L’automatisation ne signifie pas pour autant déshumaniser cette étape. En automatisant les tâches répétitives, les équipes RH disposent de plus de temps pour répondre aux questions des nouveaux collaborateurs et créer une relation de confiance.
Les avantages
Pour les équipes RH
Grâce à l’automatisation du pré-onboarding les différents contenus peuvent être envoyés au bon moment sans avoir besoin d’intervenir manuellement. Ces derniers peuvent être personnalisés afin de renforcer le sentiment d’appartenance avant même le premier jour : vidéos de bienvenue, présentation des équipes, etc.
La communication est également simplifiée. Comme toutes les données sont regroupées dans un même espace, la consultation de celles-ci est facilitée et le nombre de mails échangés est limité. Ainsi, les équipes RH gagnent du temps et les futurs collaborateurs ont les réponses à leurs questions plus facilement.
Sur le plan administratif, la gestion des documents, formulaires, signatures électroniques et pièces manquantes est centralisée afin de limiter les oublis et simplifier le suivi.
Au-delà du gain de temps et de la simplification du processus, le pré-onboarding permet aux RH d’avoir davantage de temps à consacrer aux échanges avec les futurs collaborateurs et de construire une relation plus humaine à travers leurs contacts avec eux.
Pour les futurs collaborateurs
Le pré-onboarding permet au futur collaborateur de se sentir considéré et attendu avant même son arrivée au sein de l’entreprise. En découvrant progressivement son nouvel environnement grâce à cette étape du recrutement, il peut mieux se préparer.
En effet, il commence à prendre ses premiers repères, notamment en apprenant à connaître sa future équipe, à comprendre la culture de l’entreprise ou encore à se familiariser avec son fonctionnement.
Cette préparation réduit les incertitudes et permet au collaborateur d’aborder son premier jour dans l’entreprise avec davantage de sérénité et de confiance que s’il était resté sans nouvelles de son futur employeur.
Pour l’entreprise
Le pré-onboarding constitue également un levier stratégique pour les entreprises. En créant un lien avec le futur collaborateur avant son arrivée, il contribue à le fidéliser, à renforcer son engagement ainsi que la marque employeur. Le collaborateur arrive mieux préparé, est intégré et devient opérationnel plus rapidement.
Cette étape permet aussi de limiter les désistements avant la prise de poste en maintenant l’engagement du candidat jusqu’à son arrivée, évitant ainsi les coûts liés à un recrutement qui n’aboutit pas. Un pré-onboarding réussi permet d’éviter ce turnover et représente donc une sécurité de plus afin d’optimiser les recrutements d’une entreprise.
Conclusion
En facilitant l’intégration du nouveau collaborateur dès les premiers échanges, le pré-onboarding crée une continuité entre le recrutement et l’arrivée au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, cette étape devient de plus en plus importante et fait pleinement partie du processus de recrutement.
Investir dans cette phase permet aux entreprises de mettre toutes les chances de leur côté afin de créer toutes les conditions nécessaires à une collaboration durable avant même le premier jour.
Et si quelques semaines de préparation faisaient toute la différence dans la réussite d’un recrutement ?
Communication specialist