Onboarding : Les clés pour garantir la bonne intégration de vos collaborateurs
L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une entreprise est une étape clé pour la réussite du recrutement, aussi bien pour lui que pour les équipes qui l’accueillent. Cette étape, appelée onboarding, est déterminante. C’est à ce moment précis que se décide l’intégration durable du talent dans l’entreprise.
Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour mettre en place un onboarding efficace, ainsi que les bonnes pratiques pour accompagner les collaborateurs.
Pré-onboarding et Onboarding
Avant d’aller plus loin, il est important de distinguer deux étapes souvent confondues : le pré-onboarding et l’onboarding. Bien qu’ils soient complémentaires, ils interviennent à des moments différents du parcours du collaborateur.
L’onboarding (ou intégration) correspond à l’ensemble des actions mises en place par l’entreprise pour accompagner un nouveau collaborateur dès son arrivée. L’objectif est de faciliter son intégration dans l’équipe, sa prise de poste et sa compréhension de l’organisation.
Le pré-onboarding désigne la période située entre la signature du contrat et le premier jour de travail. Cette étape permet de préparer l’arrivée du nouveau collaborateur grâce à la transmission d’informations clés, à la présentation de l’entreprise et au maintien du lien avant sa prise de poste.
Pourquoi mettre en place une stratégie d’onboarding ?
Un onboarding bien structuré ne se limite pas à accueillir un nouveau collaborateur le jour de son arrivée. Cette étape joue un rôle déterminant dans son engagement, son intégration et sa fidélisation. À l’inverse, une intégration mal réalisée ou insuffisamment préparée peut entraîner un manque d’engagement, des difficultés d’adaptation, voire un départ du candidat. Si le candidat part, alors l’entreprise devra lancer un nouveau processus de recrutement et donc consacrer plus de temps et de ressources que prévu pour la recherche d’un futur collaborateur.
L’onboarding est donc plus qu’une simple étape administrative et constitue un important levier de performance pour l’entreprise. Une prise de poste réussie s’accompagne souvent d’une montée en compétences plus rapide et d’un sentiment d’appartenance présent dès les premiers jours. Il contribue donc à renforcer la productivité des équipes, à limiter le turnover et valoriser durablement la marque employeur. Il apporte des bénéfices à la fois à l’entreprise et aux collaborateurs.
Avant l’arrivée dans l’entreprise
L’intégration démarre dès la signature du contrat
Une fois la perle rare trouvée et le contrat de travail signé, le candidat rejoint l’entreprise quelques semaines après, selon ce qui est convenu lors de l’entretien. Ces quelques semaines peuvent paraître longues pour le candidat, particulièrement lorsqu’il n’a pas de nouvelles pendant un long moment
.En amont de la prise de poste, il est essentiel de prendre des nouvelles du futur collaborateur, notamment via l’envoi de mails ou même d’un simple message. Les sujets administratifs comme la demande d’un RIB ou la transmission de documents sont également l’occasion de prendre des nouvelles et sont donc importants.
Il peut également être judicieux d’adapter la fréquence de ces messages selon le candidat. Pour certains profils comme le candidat dont c’est le premier emploi ou quelqu’un en reconversion professionnelle, des messages plus réguliers seront les bienvenus afin de les rassurer.
Désigner un mentor
Nommer un mentor ou tuteur d’intégration est un bon moyen de faciliter l’immersion du futur collaborateur dans son équipe. Plutôt qu’un manager, il peut être d’autant plus intéressant de nommer un collègue à poste équivalent comme tuteur d’intégration car il réalise les mêmes missions que le futur collaborateur et comprend donc mieux les enjeux et les difficultés du poste.
L’objectif est double, d’une part le nouvel employé est immédiatement plongé dans le quotidien de son équipe. De l’autre, il se sentira probablement plus à l’aise pour poser des questions sur l’entreprise, son fonctionnement et ses traditions à quelqu’un qui connaît mieux le poste pour lequel il est embauché et donc avec qui il peut plus facilement échanger.
Préparer les outils de travail
Afin de permettre au nouveau collaborateur de prendre son poste dans de bonnes conditions, il est essentiel que l’ensemble des outils nécessaires à ses missions soit prêt dès son arrivée. Que ce soit le badge d’accès, l’ordinateur, le téléphone ou encore l’accès aux différents espaces de travail, chaque élément doit être mis à disposition et opérationnel dès le premier jour.
Cette préparation évite les retards et les difficultés techniques qui peuvent compliquer les premiers jours. Elle permet au collaborateur de se concentrer uniquement sur sa prise de poste et son intégration au sein de sa nouvelle équipe.
Organiser le planning
Les premiers jours dans une nouvelle entreprise peuvent être assez déroutants, notamment avec la quantité de nouvelles informations à assimiler dans un temps limité. L’idéal est donc de planifier les premiers jours du nouveau collaborateur, pour lui permettre de rencontrer les personnes clés pour mieux appréhender ses missions à venir. Cette organisation permet de lui faire découvrir ses collègues et ce sur quoi il va travailler par étapes afin de lui offrir une intégration plus sereine.
À l’arrivée dans l’entreprise
Préparer une réunion d’informations
Une fois le nouvel employé enfin sur place, l’élément le plus important à sa bonne intégration est la disponibilité du manager. L’idéal est même de réserver une journée entière à l’arrivée du collaborateur.
Dès les premières heures de l’onboarding, l’entreprise doit prévoir une réunion d’information visant à présenter de manière plus approfondie ses activités, son histoire, ses valeurs, sa vision, ses équipes, ainsi que d’autres éléments plus spécifiques comme la charte informatique, la mutuelle, etc.
Outre la présentation du nouvel espace de travail, cette réunion vise aussi à immerger le collaborateur dans les problématiques actuelles de l’entreprise (projets en cours, objectifs, le déroulement des activités, le fonctionnement de l’équipe, etc.). Il doit pouvoir ressortir de cet entretien en ayant une idée précise du contexte de l’entreprise et de ce qui lui sera demandé dans les semaines à venir.
Formation au poste
Dans la continuité du point précédent, la personne désignée comme mentor peut prendre le relais et présenter de manière concrète les missions du nouvel employé et notamment la présentation des outils avec lesquels il travaille au quotidien.
L’objectif est de se familiariser le plus tôt possible avec ce nouvel environnement de travail pour améliorer le bien-être du collaborateur !
Rencontre avec les équipes
Que ce soit à l’occasion d’un meeting, un déjeuner ou d’un after-work, il est essentiel que le collaborateur rencontre rapidement l’ensemble des équipes, ou du moins ceux qu’il est amené à croiser régulièrement. C’est un moyen essentiel pour tisser du lien entre collègues. Le sentiment de ne pas être réellement intégré dans une équipe reste une cause importante de départ en entreprise.
Vérifier l’accès aux informations
Cela peut sembler assez anecdotique de prime abord, mais l’arrivée dans une nouvelle entreprise demande beaucoup d’énergie pour s’adapter à la nouvelle organisation, aux méthodes de communication, aux outils, etc.
Ce n’est donc pas en un jour ou deux que le nouveau collaborateur peut assimiler l’ensemble de ces informations. Les rendre facilement accessibles à tout moment, par exemple grâce à un outil de collaboration interne, rassure le collaborateur et lui permet de revoir à son rythme et quand il le souhaite les informations mises à disposition, et en toute autonomie.
Maintenir un suivi régulier tout au long du parcours
Selon le profil du candidat et le type de contrat, un onboarding complet peut s’étendre de façon très variable dans le temps et cela dure parfois plusieurs mois. Il est donc primordial de débriefer à intervalle régulier avec le nouveau collaborateur pour faire le point sur ses impressions, ressentis, interrogations, etc.
Dans un premier temps, privilégiez des points hebdomadaires, puis au fil du temps et selon le profil, ces bilans deviendront mensuels, trimestriels puis annuels. Le temps accordé aux collaborateurs renforce la marque employeur et leur volonté de s’investir dans le bon développement de l’entreprise.
Conclusion
La mise en place d’une stratégie d’onboarding efficace ne se résume pas à organiser les premiers jours d’un nouveau collaborateur. Il s’agit de construire un parcours d’intégration cohérent, adapté et progressif afin de lui permettre de trouver rapidement sa place au sein de l’entreprise et d’être opérationnel.Il existe certes des bonnes pratiques, mais l’onboarding ne doit pas être considéré comme un processus figé. Recueillir régulièrement les retours permet d’ajuster le parcours d’intégration et de l’améliorer au fil des recrutements. Cette évolution permet d’offrir une expérience collaborateur toujours plus qualitative, tout en renforçant durablement la performance de l’entreprise et la marque employeur.
Marketing Specialist – Inrecruiting & Zucchetti France