Automatisation des recrutements : 7 façons de gagner du temps avec un ATS

Rechercher le meilleur candidat à embaucher peut facilement devenir une course contre la montre. Non seulement en raison de la rapidité à devoir pourvoir un poste ouvert, mais aussi à cause d’autres obstacles qui peuvent être rencontrés tout au long du processus. Les tâches chronophages et répétitives, les stratégies inefficaces, les outils inadéquats, voire le manque de ressources et la mauvaise collaboration au sein de l’équipe RH sont autant de facteurs qui peuvent bloquer le flux de sélection.

Les logiciels de recrutement automatisent certaines tâches pour vous aider à briser la routine, à accélérer le processus de recrutement et à le mener à bien.

Découvrez comment dans cet article.

L’automatisation des recrutements : c’est quoi ?

De la même manière qu’en marketing (automatisation du marketing), l’automatisation du recrutement nous montre que les activités de recrutement qui sont effectués manuellement chaque jour peuvent également être automatisée.

L’un des avantages de cette automatisation est le gain de temps. En intervenant sur les tâches routinières, chronophages et fastidieuses, un système automatisé (ATS) laisse le recruteur libre d’effectuer d’autres activités plus engageantes, stratégiques et relationnelles.

7 façons de gagner du temps avec Inrecruiting

Comme nous l’avons dit, il existe des obstacles qui peuvent entraver la réussite d’un processus de recrutement.
Un logiciel de recrutement (ATS) tel qu’Inrecruiting vous aide à lutter contre la routine des tâches manuelles et fastidieuses, à débloquer le processus dans les moments les plus difficiles et à achever la sélection sans compromettre la qualité du recrutement.

Mais comment ? Quelles sont les activités qui peuvent être exécutées automatiquement ?
Voici ce que vous pouvez automatiser grâce à un ATS.

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Pourquoi digitaliser ses recrutements avec un ATS ?

1) Multidiffusion des offres en 1 clic

Si nous demandions à un recruteur de nous parler de l’une des tâches les plus frustrantes qu’il effectue dans le cadre de son travail, il nous parlerait très probablement de la publication des annonces.

Rédiger et publier une offre, sur chacun des jobboards choisis, en suivant des indications différentes à chaque fois, est en effet très chronophage. Sans parler du risque de ne pas pouvoir intercepter les bons candidats, actifs ou passifs, pour votre offre d’emploi…

L’ATS permet de publier la même offre d’emploi simultanément sur plusieurs jobboards en un seul clic.
Outre la multidiffusion, qui automatise l’une des tâches manuelles les plus longues et fastidieuses pour le recruteur, la possibilité de partager vos annonces sur les réseaux sociaux améliore également la diffusion de vos offres et vous permet d’entrer en contact avec davantage de candidats.

2) Constitution de modèles d’annonces pour les futurs recrutements

En parlant d’offres d’emploi et de tâches frustrantes, combien de fois vous est-il arrivé de republier une annonce ou d’en recréer une pour un nouveau post à pourvoir ?
Prenons l’exemple des entreprises du secteur de la restauration et du tourisme/hôtellerie qui ont périodiquement besoin d’embaucher du personnel et des travailleurs saisonniers, ou au secteur de la grande distribution qui doit pourvoir le même poste dans plusieurs filiales dispersées sur le territoire.

Il est donc indispensable, pour gagner du temps, d’avoir la possibilité de créer des modèles d’annonce qui peuvent être réutilisés en cas de recrutements futurs.
Il est également possible d’effectuer des recherches avec des filtres spécifiques dans la base de données ou d’utiliser un moteur sémantique qui affine automatiquement la recherche de candidats, en trouvant les profils qui correspondent le mieux à l’annonce publiée.

3) Récolter et tracer les candidatures à un seul endroit

Une autre activité qui peut être automatisée est la sélection des candidatures.

En général, cette tâche prend beaucoup de temps au recruteur car elle implique d’analyser tous les documents (CV, lettres de motivation, portfolios, CV vidéo, etc.) de tous les candidats, pour toutes les annonces auxquelles ils se sont inscrits et pour chaque plateforme et canal utilisés pour publier l’offre.
La situation se complique encore si :

• Le nombre de candidatures est élevé
• Les candidatures reçues ne sont pas conformes aux exigences de l’annonce
• La même candidature est envoyée sur tous les canaux utilisés pour publier l’annonce

L’ATS centralise non seulement la collecte des candidatures reçues, mais permet également une sélection automatique et propose au recruteur une liste de candidats potentiels adéquats à faire progresser dans le processus d’embauche.

Mais ce n’est pas tout. L’efficacité de la présélection peut être améliorée avec un ATS comme Inrecruiting qui prend en charge le classement automatique et le matching intelligent des postes. Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle, il est possible de trouver immédiatement le candidat qui correspond le mieux aux exigences de l’offre d’emploi, en donnant une valeur objective aux compétences.

4) Planifier les entretiens

En moyenne, un entretien d’embauche dure entre 20 et 45 minutes, mais sa durée peut varier en fonction du type d’entretien (téléphonique, en ligne/en personne, individuel/groupe) et de l’heure de l’entretien.
Cependant, il faut souvent attendre une à deux semaines avant d’être contacté pour fixer une date.
Les facteurs qui influencent le temps nécessaire à la planification d’un entretien sont organisationnels et concernent la coordination des ressources (recruteurs, gestionnaires RH et candidats), la gestion de l’agenda et la programmation.

Pour éviter de ralentir le processus de recrutement, il est utile de disposer d’un système de gestion automatique des entretiens. Le partage des calendriers sur Inrecruiting, par exemple, permet de rendre visibles les agendas des collègues et de croiser les disponibilités des recruteurs et des responsables RH impliqués dans la sélection, réduisant ainsi les temps d’attente nécessaires pour obtenir une confirmation de rendez-vous qui bloquent le pipeline.

Une autre solution possible est le planificateur automatique avec les candidats. Avec ce système, c’est le candidat lui-même qui décide de la date de l’entretien (à partir des disponibilités prédéfinies par le recruteur) et de la manière dont il doit se dérouler (en ligne/au bureau).
Ainsi, en plus de l’impliquer personnellement et d’être attentif à ses besoins, il est possible de réduire les reports de rendez-vous.

5) Travaillez en synergie avec votre équipe

Pour dynamiser et optimiser l’activité recrutement, le partage et la centralisation des infos sont essentiels au sein des équipes de recruteurs et d’opérationnels.

Travailler avec un ATS vous permet de garder une trace du travail effectué, pouvoir partager des informations avec des collègues (CV, notes d’entretien, feedback, rendez-vous) ou des clients (dans le cas d’un cabinet de recrutement), coordonner les rôles des utilisateurs de l’entreprise et gérer l’accès à la plateforme de manière simple et sécurisée.

6) Planifiez vos campagnes de communication

Tout bon recruteur sait à quel point il est crucial de communiquer avec les candidats, et pas seulement pendant le processus de recrutement.

Parmi les activités quotidiennes qui, comme nous l’avons déjà évoqué, requièrent l’attention et l’énergie du recruteur, il n’est pas évident de trouver le temps de créer des messages personnalisés pour montrer aux candidats que vous vous intéressez à eux.

Le risque est d’oublier d’envoyer un feedback et que les candidats se sentent donc exclus.

Un système de communication automatisé est exactement ce dont les recruteurs ont besoin pour améliorer l’expérience des candidats. Ils peuvent envoyer un feedback automatique, créer des SMS, des mails et des newsletters personnalisés à tout moment et programmer l’envoi de la campagne aux candidats (via Sendin).
Il est ainsi plus facile d’envoyer des rappels ou d’informer de l’état d’avancement du processus d’embauche, le tout directement à partir de l’ATS.

7) Construisez une stratégie basée sur les données

Le suivi en temps réel des indicateurs clés de performance du recrutement est un atout à ne pas sous-estimer, car les données sont un parfait détecteur de problèmes, d’inefficacités et d’obstacles.

Accorder de l’importance à l’analyse des données est plus que jamais essentiel !

Les effets d’une stratégie axée sur les données sont évidents sur la productivité :

• Des ressources : en gagnant du temps, les personnes peuvent se concentrer sur des tâches spécifiques et se focaliser sur leurs objectifs ;
• Du processus de recrutement : en optimisant la gestion des activités, les obstacles sont limités et les délais et coûts de recrutement sont réduits, ce qui rend l’ensemble du processus plus efficace ;
• De l’entreprise : en rendant les processus plus efficaces, l’entreprise fait preuve d’une vision stratégique claire, ce qui la rend plus compétitive.

Que faire du temps restant ?

Nous l’avons vu, la gestion automatisée des activités de recrutement, a un impact considérable sur le temps dont dispose le recruteur ou l’équipe RH.

Alors, comment utiliser ce temps à disposition ?

Les recruteurs peuvent consacrer leur temps à des activités plus stratégiques, leur permettent d’améliorer leurs processus de recrutement, à des activités plus créatives qui visent à rendre la marque plus attrayante aux yeux des candidats et à renforcer l’identité de la marque, et à des activités interpersonnelles qui visent à créer des liens avec les candidats, à connecter les équipes et à intégrer les employés.

Chiara Laurent-Gonnet

Marketing Specialist – Inrecruiting & Zucchetti France