Digital onboarding: cos’è e perché non se ne può più fare a meno

I primi giorni di lavoro per una persona possono essere tanto ricchi di emozioni, legati alla novità, alla voglia di fare e di lasciare un segno, quanto terribili e per questo indimenticabili.

Il momento in cui un nuovo dipendente o collaboratore entra in una realtà strutturata infatti è tutt’altro che “facile”: non conosce nessuno o quasi, non è ancora consapevole della cultura aziendale, anche se ha studiato a menadito il sito e i social, e ha già superato tutti i colloqui precedenti. È pertanto una fase estremamente delicata di cui si occupa chi lavora nel mondo HR. Una fase che viene sintetizzata perfettamente da una parola inglese: onboarding.

Ma di cosa parliamo quando parliamo di onboarding? E quali sono le caratteristiche, invece, del digital onboarding? E perché dopo la pandemia non se ne può più fare a meno?
Cerchiamo di scoprirlo partendo dalla definizione.

Onboarding: definizione e tipologie

Prima di tutto cerchiamo di capire cosa sia l’onboarding, provando a dare una definizione. Con onboarding si intende il momento in cui una persona “sale a bordo” ossia l’inizio ufficiale del rapporto tra l’azienda e il dipendente o collaboratore.
Si tratta di un momento delicato perché, come sappiamo, il processo di ricerca e selezione non si conclude certo con la firma del contratto e l’assunzione, ma prosegue con le due entità che cominciano a conoscersi e a capire se hanno fatto la scelta giusta.

Potremmo dunque dire che è il normale inserimento di un lavoratore all’interno dell’azienda, ma l’onboarding a dire il vero è molto di più.

Se idealmente segue le fasi dell’attraction e di valutazione del candidato, è anche vero che è in questo momento che la persona neoassunta dovrebbe acquisire tutte le conoscenze necessarie per diventare parte integrante dell’azienda, sia per quel che riguarda l’organizzazione tout court che i valori che la contraddistinguono, la promessa di valore, il come si lavora e così via.

Ecco perché in una fase simile una persona va guidata e non lasciata sola a se stessa. 

Peraltro, stando ai dati di Peakon, che ha analizzato i feedback di dipendenti provenienti da oltre 1000 aziende in 160 Paesi, emerge che l’onboarding ha la durata di 3 mesi al massimo.

Un lasso di tempo in cui le persone sono molto incerte rispetto all’ambiente che le circonda e che le porta a voler subito stabilire qual è il loro posto all’interno dell’organizzazione, a voler dare un contributo significativo e a cominciare a instaurare delle relazioni con i colleghi.

Una fase dunque fondamentale per creare un rapporto di fiducia con le persone appena assunte e far sì che si sentano coinvolte fin dall’inizio. Anche perché sembra che il 30% delle persone in cerca di lavoro in effetti lo lasci entro 90 giorni da quando l’ha trovato. 

Oltre che per il mondo delle Risorse Umane, è bene sapere che si parla di onboarding anche per quel che riguarda la customer acquisition: anche in questo caso si parla di inizio di un rapporto diretto tra un individuo che è un utente registrato o un quasi cliente che dovrà decidere se diventarlo o meno, acquistando i servizi e i prodotti. 

Cos’è il digital onboarding

Tornando al mondo del lavoro, complice una pandemia che ci ha costretto tutti a casa, un ruolo sempre più importante l’ha assunto il digital onboarding. E quell’aggettivo, digitale, è diventato la chiave di tutto.

Sta infatti a significare che il processo di onboarding è disponibile online e questo permette all’HR di comunicare con la persona appena assunta in modo immediato e senza perdere troppo tempo fin dal primo giorno.

Se ci pensi bene, al di là della necessità dettata dal distanziamento sociale, il digital onboarding può essere la soluzione per gestire questo periodo che come abbiamo detto può durare fino a 3 mesi. Permette, cioè, di farlo in modalità più distribuita, evitando il sovraccarico del team HR e fornendo ai nuovi dipendenti un processo di formazione non solo più lungo, ma anche più personalizzato. Pensa, poi, a tutti coloro che lavoreranno in modalità smart working: con l’onboarding digitale si va ancora più incontro alle loro esigenze evitando di lasciarli da soli. 

Anche perché l’onboarding digitale, tramite appunto le piattaforme online, dà la disponibilità di accesso ai nuovi assunti 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, di accedere alle informazioni che desiderano: politiche aziendali, strumenti di lavoro, organigramma, documenti, corsi ecc…

Questo è vantaggioso sia per chi magari si dovesse trovare a lavorare di notte o al mattino presto che, in generale, per far sì che i nuovi assunti reperiscano in modo rapido ed efficace le informazioni che mancano loro e si eviti, invece, che sentano quelle che di fatto hanno già acquisito.

Durante i primi giorni, i nuovi assunti vengono bombardati di informazioni, con l’onboarding digitale, possono essere loro a gestire meglio il processo di acquisizione di nozioni e l’entrata in azienda.

Come accogliere i nuovi dipendenti in azienda ai tempi del covid-19

Fin qui tutto chiaro, ma come di fatto accogliere i nuovi dipendenti ai tempi del Covid-19 e usare l’onboarding digitale al meglio? I modi sono diversi e dipende ovviamente dagli obiettivi che ti proponi.

Analizza il processo di onboarding e capisci come migliorarlo

Il primo consiglio che ti possiamo dare è di analizzare il processo di onboarding attuale e capire così come migliorarlo. Come fare in pratica? Potresti chiedere dei feedback sia a chi di fatto ha già concluso la fase di onboarding che a chi la sta vivendo. Cerca di individuare, magari con dei test rapidi, quali sono i problemi e i punti deboli.

Per essere sicuri che le persone si sentano libere di rispondere, potresti effettuare dei sondaggi anonimi. Altrimenti sii chiaro sul motivo per cui stai chiedendo queste informazioni. Se infatti spiegherai che in questo modo i nuovi assunti possono già dare un loro contributo alla vita dell’azienda, siamo certi che non avranno problemi a contribuire, anche con il loro nome e cognome.

Automatizza e semplifica l’onboarding con un ATS

In periodi come quelli che stiamo vivendo, questa fase deve essere il più snella ma anche il meno stressante possibile. Ecco perché se automatizzi questo processo, adattandolo anche alle diverse caratteristiche dei nuovi assunti, l’onboarding li aiuterà davvero a capire ciò di cui hanno bisogno per “sentirsi a bordo”.

Anche perché i nuovi dipendenti non sono tutti uguali: chi per esempio entra in stage è probabilmente appena uscito dall’università e non ha esperienza in azienda, chi invece è senior avrà diversi anni alle spalle quindi potrebbe avere bisogno solo di un certo tipo di informazioni e non di altre. Inoltre, organizzando degli incontri virtuali, cosa che per esempio puoi fare anche con un software ATS come In-recruiting, puoi capire al meglio le varie esigenze e rispondere in maniera puntuale. 

L’ingrazione tra un ATS e il software HR per l’onboarding peraltro permette di seguire tutta la fase di recruiting, dal momento in cui si presenta la necessità di trovare nuovi candidati fino a che non vengono selezionati, assunti e cominciano a entrare in contatto con l’azienda.

Software HR specifici permettono per esempio di impostare dei piani formativi per rafforzare le competenze di chi è stato assunto, acquisirne di nuove e farlo in modalità interattiva e collaborativa. Spesso i neoassunti si trovano da soli nella fase di onboarding, mentre grazie a social network aziendali, forum e chat hanno la possibilità di confrontarsi con altri che stanno facendo il loro stesso percorso, ma anche con chi l’ha già fatto.

Senza dimenticare, poi, che l’integrazione tra i diversi sistemi ha un enorme vantaggio. Ossia quello di consentire il passaggio automatico dei dati dei candidati dalla piattaforma di recruiting a quella di onboarding e all’interno del software per la Gestione delle Risorse Umane scelto dall’azienda (HRMS).

Il tutto, è bene dirlo, si traduce in un notevole risparmio di tempo e in una maggiore efficienza: si segue così un “approccio olistico” che viene incontro al candidato che da subito si sente “inserito” nel contesto aziendale.

Mostra ai nuovi assunti fin dove possono arrivare

Che questo processo sia necessario, è qualcosa che tutti i dipendenti sanno, ma mostra in modo pratico e concreto quali risultati possono raggiungere. Come? Con grafici e statistiche che indichino ai nuovi assunti come il loro lavoro possa avere un impatto sulla crescita dell’organizzazione, le competenze che possono acquisire e così via.

Connesso a questo, è importante che le persone capiscano qual è il percorso di carriera che potranno fare, ma anche quanto tempo è necessario per completare le loro attività e così via. È importante, poi, fare diversi check per vedere se tutto sta andando come da programma e come si trovino i nuovi assunti di fronte alle attività da svolgere.  

Assegna un mentore

Si parla sempre più spesso di mentorship e questo vale ancora di più nella fase di onboarding. Se un nuovo assunto viene seguito da una persona che ha voglia di farlo, questo è sicuramente un vantaggio. Il mentore si occuperà non solo di condividere le informazioni in suo possesso, far conoscere l’azienda e i colleghi, ma anche di capire come il nuovo arrivato si sente rispetto a tutto questo e alle mansioni assegnategli. 

I principali vantaggi del digital onboarding

Detto questo, quali sono i principali vantaggi dell’onboarding digitale?

Sono diversi, eccoli in elenco:

• eviti lunghe riunioni e di distribuire materiale cartaceo, sia l’ambiente che il nuovo assunto ringrazieranno;
• aggiorni rapidamente le nuove leve sulla storia dell’organizzazione, sulla visione dell’azienda e sui suoi valori e lo fai senza limiti di tempo e orario venendo incontro alle loro esigenze;
• hai meno impiego di personale, il che vuol dire che riduci i costi legati ai corsi di formazione individuali o in aula. E, come dicevamo prima, in questo modo la fase di onboarding è personalizzata e coinvolge ancora di più i dipendenti;
• puoi giocare d’anticipo iniziando dal giorno 0 ma anche prima che il nuovo assunto metta piede in azienda;
• rendi facile l’onboarding anche a chi lavorerà costantemente in smart working e anche ai collaboratori non assunti;
• riesci a tenere traccia di come sta andando il processo, di quali strumenti e documenti si stanno avvalendo i nuovi assunti in modo da aggiustare il tiro costantemente. E questo sicuramente è possibile grazie a un software ATS che non solo ti permette di utilizzare i dati a tua disposizione, ma di prendere appunti che potrai utilizzare successivamente. Il tutto all’interno di un’unica piattaforma dove peraltro hai già gestito le altre fasi di recruiting;
• garantisci che nulla venga perso perché tutto viene “conservato” digitalmente;
• puoi fornire materiali di riferimento che i dipendenti potranno utilizzare in futuro.

Digital onboarding e intelligenza artificiale

Nel digital onboarding può avere poi un ruolo importante l’Intelligenza Artificiale che permette, come accennavamo, di progettare e personalizzare i vari moduli digitali in base al comportamento degli utenti.

Se una persona in quel momento sta “studiando” alcuni documenti, grazie all’AI può avere dei suggerimenti che le permettano di completare quel percorso, per esempio. Così come, se nel CV del nuovo assunto sono emerse alcune competenze e informazioni di cui la persona è già in suo possesso, con il digital onboarding e l’Intelligenza Artificiale si evita di tornare su determinati argomenti e si rende tutto il processo meno monotono. Oltre che più efficace.

In epoca Covid, poi, possono essere particolarmente utili i colloqui basati sull’Intelligenza Artificiale che permettano ai recruiter di raggiungere un numero più alto di candidati e trovare quelli più adatti per le proprie posizioni.

L’automazione può essere positiva anche quando il nuovo assunto ha dei dubbi e in quel caso grazie a un chatbot può avere le risposte più urgenti a tutte le ore. Ciò aiuterà la persona a sentirsi “presa in carico” e considerata. Se poi avrà bisogno di altre informazioni, potrà sempre rivolgersi al recruiter o al mentore. 

Questi ovviamente sono solo alcuni esempi di come digital onboarding e AI possono contribuire a migliorare una fase del recruitiment che è non solo cruciale per il dipendente, ma per tutta l’azienda.

Una persona che se ne va pochi mesi dopo l’assunzione, vuol dire iniziare tutto daccapo, sprecare ancora più risorse e soprattutto può contribuire a peggiorare la reputation dell’azienda. Ecco perché anche l’onboarding, sebbene non sembri, è strettamente legato al recruiting marketing. 

Cristina Maccarrone

Giornalista, content strategist e formatrice

Siciliana trapiantata a Milano, città che ama molto come la sua terra. Giornalista, SEO copywriter, formatrice e amante del live tweeting, scrive per varie testate e blog aziendali di lavoro, risorse umane e tanto altro.
Ha scritto nel 2020 il suo primo libro “Scrivere per informare” insieme a Riccardo Esposito, edito da Flacowski e nel 2021 altri due: “L’impresa come media” e “Content marketing per eventi“.

Ama il mare, la bici, la pizza, i libri, le chiacchiere all’aperto.